O que é o ciclo Planejar, Realizar, Verificar e Agir (PDCA, em inglês)?

O ciclo PDCA (Planejar, Realizar, Verificar e Agir) é uma estratégia interativa de resolução de problemas para aprimorar os processos e implementar mudanças. O ciclo PDCA é um método de melhoria contínua. Em vez de representar um processo único, o ciclo Plan-Do-Check-Act é um ciclo de feedback contínuo para iterações e melhorias de processos. Ao seguir o ciclo PDCA, as equipes desenvolvem hipóteses, testam essas ideias e as aprimoram em um ciclo de melhoria contínua. 

O ciclo PDCA é uma técnica útil para abordar, analisar e resolver problemas de Business. Como o ciclo PDCA é baseado no processo de melhoria contínua, ele oferece um nível de flexibilidade e melhoria iterativa. 

Histórico do ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi introduzido por Walter Shewhart, o pai do controle estatístico de qualidade. No seu livro, Economic control of quality manufactured product (Controle econômico de produtos manufaturados de qualidade), Shewhart aplicou o método científico ao controle econômico da qualidade. 

A tese de Shewhart foi posteriormente desenvolvida por W. Edwards Deming, que foi um promotor do trabalho de Shewhart. Deming expandiu a ideia de Shewhart e usou o método científico não apenas para o controle de qualidade, mas também para a melhoria de processos.

Deming passou a ensinar o método — que chamou de ciclo de Shewhart — a engenheiros japoneses. Lá, o ciclo Shewhart se misturou com o kaizen (o princípio japonês de melhoria contínua, que foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa), o sistema de produção da Toyota e a manufatura enxuta para se tornar o que hoje chamamos de ciclo Planejar, Realizar, Verificar e Agir (PDCA, em inglês). 

Hoje em dia, o ciclo PDCA é comumente usado como parte da gestão de projetos lean.

Esta metodologia tem muitos nomes, incluindo:

• Ciclo Planejar, Realizar, Verificar e Agir, ou ciclo PDCA

• Ciclo de Deming ou roda de Deming

• Ciclo de Shewhart

• Ciclo de controle

• Ciclo Planejar-Fazer-Estudar-Agir ou ciclo PDSA 

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma estrutura para abordar e resolver problemas de gestão de projetos e melhoria de processos. Como resultado, ele pode ser implementado em uma ampla variedade de projetos. As equipes que usam o ciclo PDCA adotam efetivamente o elemento de melhoria contínua. Em vez de usar o ciclo para um processo de ponta a ponta, o ciclo PDCA é uma maneira de garantir a melhoria contínua e implementar o processo iterativo. 

O ciclo PDCA é particularmente útil quando você deseja:

• Agilizar e aprimorar um processo de trabalho repetitivo.

• Desenvolver um novo processo de negócios.

• Começar a usar a melhoria contínua.

• Iterar rapidamente a mudança e ver resultados imediatos

• Reduzir os erros e maximizar os resultados

• Testar várias soluções rapidamente

Quatro etapas para usar o ciclo PDCA

As quatro etapas do processo PDCA estão no nome: planejar, fazer, verificar e agir. É importante notar que este processo é um ciclo, portanto, assim que você chegar ao fim, poderá começar de novo. 

1. Planejar

O primeiro passo para qualquer melhoria de processo ou planejamento de projeto é descobrir o que você precisa fazer. Como qualquer plano de projeto, isso inclui uma variedade de informações, como:

• Os objetivos do projeto

• Métricas de sucesso

• Os entregáveis ou o resultado final do projeto

• Partes interessadas no projeto

• O cronograma do projeto

• Quaisquer riscos ou restrições relevantes do projeto

Você pode usar o ciclo PDCA para uma grande variedade de projetos. Seja para criar um novo projeto do zero ou usar o PDCA como um projeto de melhoria da qualidade, investir em uma fase de planejamento robusta é uma ótima maneira de colocar o projeto no caminho certo. 

Lembre-se de que o PDCA é um ciclo. Não tem problema se você não tiver todas as respostas na primeira vez, já que provavelmente executará esse ciclo várias vezes. Sempre que executar o ciclo PDCA novamente, avalie o seu plano de projeto para garantir que ele esteja atualizado e seja preciso em relação às metas do projeto. 

2. Fazer

Depois de ajustar o plano do projeto, o próximo passo é testá-lo. Como a maioria dos tipos de gestão de projetos lean, o PDCA adota mudanças pequenas e incrementais. Durante a fase de Fazer do ciclo PDCA, implemente o plano do projeto em pequena escala para garantir que ele funcione. 

3. Verificar

Revise o teste que você executou durante a fase Fazer do ciclo PDCA para garantir que tudo tenha corrido conforme o planejado. É muito provável que você identifique coisas a melhorar durante a fase de Fazer. Afinal, não se chama melhoria contínua à toa! A fase de verificação é fundamental para encontrar essas pequenas coisas antes que elas se tornem muito grandes e problemáticas. 

Se necessário, revise o plano do projeto para garantir que ele ainda esteja atingindo os objetivos. Se você percebeu que precisa fazer uma alteração no plano do projeto, também pode fazê-la agora. 

4. Agir

Após a verificação, passe para a fase de ação, que inclui a implementação da melhoria completa do projeto ou processo. Não se esqueça de que o ciclo PDCA é um ciclo. Se necessário, retorne à fase de planejamento para melhorar continuamente o seu projeto ou processos. 

Vantagens e desvantagens do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta poderosa para melhorar continuamente, mas também há algumas desvantagens em usar este sistema. Dê uma olhada nas vantagens e desvantagens do ciclo PDCA: 

Vantagens: 

• Útil para equipes que desejam começar a fazer melhorias contínuas

• Metodologia flexível para praticamente qualquer projeto

• Implementa rapidamente a mudança e mostra os resultados

• Use o PDCA como procedimento operacional padrão para aumentar a padronização em toda a organização sem o uso de um escritório de gestão de projetos (PMO)

• Metodologia comprovada de melhoria contínua

Desvantagens:

• É necessário o apoio da alta administração para que o ciclo PDCA seja particularmente eficaz

• O valor vem da execução do ciclo repetidas vezes. Não é uma metodologia eficaz se você planeja executá-la apenas uma vez. 

• Requer tempo para implementar e aprender

• Não é uma ótima solução para projetos urgentes, pois normalmente se espera executar o ciclo várias vezes

Planejado-Concluído-Verificado-Acionado

O ciclo PDCA é uma maneira eficaz de implementar a melhoria contínua e a resolução de problemas. Para aproveitar ao máximo o ciclo PDCA, prepare os seus projetos para o sucesso com ferramentas de planejamento de projetos. Planeje, administre e monitore os projetos da sua equipe para atingir os entregáveis dentro do prazo.