Exemplos de pautas de reunião: como planejar, redigir e implementar

É bem provável que você já tenha tido aquela sensação desconfortável de não saber por que está em uma reunião e o que esperar dela. As reuniões sem pauta costumam causar esse desconforto, e é por isso que, para nós, as pautas devem fazer parte de qualquer cultura de reuniões.

Uma pauta eficaz comunica o propósito da reunião, dá aos membros da equipe a oportunidade de preparar os itens que querem colocar na pauta e mantém todos bem informados.

Quer seja para se preparar para a próxima reunião de quadro, de equipe ou de Business, veremos agora como redigir uma pauta que maximizará o potencial da sua reunião.

O que é uma pauta de reunião?

A pauta de uma reunião serve como um roteiro estruturado para a reunião, detalhando os tópicos e atividades planejados. Sua principal função é fornecer aos participantes da reunião uma estrutura clara, descrevendo a sequência de eventos, o líder de cada item da pauta e o tempo alocado para cada tarefa. Ter essa pauta como guia antes e durante a reunião ajuda a facilitar um fluxo de discussão eficiente e produtivo.

Como elaborar uma pauta de reunião

Elaborar uma pauta de reunião é um passo fundamental para garantir uma reunião focada e produtiva. Veja como fazer isso de forma eficaz.

1. Esclareça os objetivos da reunião

O primeiro passo para escrever uma pauta de reunião é definir claramente as metas. Ao esclarecer a meta, seja o mais específico possível. Essa especificidade ajuda a orientar a discussão e a garantir que a reunião permaneça focada. Também ajuda as partes interessadas a se preparar para a reunião.

Por exemplo, se a meta for finalizar o orçamento para o próximo trimestre ou discutir novos negócios, os participantes virão preparados com dados e insights relevantes.

Uma meta bem definida também ajuda a definir o tom da reunião e a alinhar as expectativas de todos. Essa clareza leva a uma discussão mais estruturada e a uma reunião mais produtiva em geral.

2. Solicite a contribuição dos participantes

Convidar os participantes a contribuir antes de finalizar a pauta é um passo crítico na criação de um plano de reunião abrangente e inclusivo. Isso envolve entrar em contato com os participantes em potencial e perguntar se há algo específico que eles gostariam de discutir ou adicionar à pauta da reunião.

Por exemplo, se você estiver planejando uma reunião para uma equipe de projeto, pode enviar um e-mail pedindo a cada membro que sugira tópicos que considere importantes abordar. Isso pode revelar problemas ou ideias que você não havia considerado, garantindo uma pauta mais completa.

Incorporar a contribuição dos participantes não só torna a pauta mais abrangente, como também aumenta o engajamento. Quando os membros da equipe veem suas sugestões incluídas, eles se sentem valorizados e são mais propensos a participar ativamente da reunião. Isso também garante que a reunião aborde as preocupações de todos os participantes.

A coleta de informações pode ser feita por meio de vários canais, como e-mail, documentos compartilhados ou ferramentas de colaboração da equipe. O importante é facilitar a contribuição dos participantes da reunião e garantir que as suas sugestões sejam consideradas e, quando apropriado, incluídas na pauta final.

3. Descreva as principais questões para discussão

Fazer uma lista de coisas importantes para discutir é essencial para manter a reunião no rumo certo e com foco. Comece identificando os principais tópicos da reunião que precisam ser abordados e formule-os como perguntas.

Por exemplo, se a reunião for para discutir o progresso de um projeto em andamento, as principais perguntas podem incluir:

• Quais são os obstáculos atuais no projeto?

• Como estamos nos saindo em relação ao cronograma do projeto?

• Quais recursos são necessários para manter o ritmo de trabalho?

Essas perguntas servem como pontos de discussão e um guia para a discussão, garantindo que todos os tópicos relevantes sejam abordados. Elas também ajudam a estruturar a conversa, facilitando a preparação e o envolvimento eficaz dos participantes.

4. Defina o propósito de cada tarefa

Cada tarefa ou tópico da pauta deve ter um propósito claramente definido. Essa transparência ajuda os participantes a entender a importância de cada ponto de discussão e como ele se relaciona com a Meta geral da reunião.

Por exemplo, se um dos itens da pauta for analisar o feedback recente do cliente e as métricas de desempenho, o objetivo pode ser identificar áreas de melhoria no atendimento ao cliente. Ao declarar esse propósito, os participantes podem concentrar seus pensamentos nesse objetivo específico, levando a uma discussão mais direcionada e frutífera.

Definir o propósito de cada tarefa também ajuda a evitar que a reunião saia do foco. Quando os participantes entendem por que um tópico está sendo discutido, é menos provável que se desviem do assunto, tornando a reunião mais eficiente.

5. Reserve tempo para os itens da pauta

A gestão eficaz de reuniões requer a alocação de tempo para cada item da pauta. Isso inclui determinar a quantidade de tempo necessária para cada tópico ou tarefa da reunião e agendar a reunião adequadamente.

Por exemplo, se você tiver cinco itens na pauta, poderá alocar 10 minutos para uma breve atualização, 20 minutos para brainstorming e 15 minutos para discutir ações a realizar. Essa alocação de tempo deve se basear na complexidade e importância de cada tópico.

A gestão eficaz do tempo requer realismo nas estimativas de tempo e a consideração de tempo extra para conversas ou consultas imprevistas. Essa abordagem ajuda a manter a reunião dentro do prazo programado, respeitando o tempo de todos e mantendo o foco.

6. Atribua facilitadores de tópicos

Atribuir responsáveis para cada tópico da pauta pode aumentar muito a eficácia da reunião. O papel do facilitador é orientar a discussão, garantir que a conversa permaneça no caminho certo e que todas as vozes sejam ouvidas.

Por exemplo, se um dos itens da pauta for discutir estratégias de vendas, você pode atribuir esse tópico a um vendedor sênior. A experiência e a familiaridade dessa pessoa com o assunto podem ajudar a conduzir a conversa de forma produtiva.

Os facilitadores devem ser escolhidos com base no conhecimento do tema e na capacidade de gerir discussões em grupo. Eles também devem ser briefados sobre a sua função e as expectativas para a discussão.

7. Redigir a pauta da reunião

Por fim, reúna todos os elementos em uma pauta estruturada e abrangente. A pauta deve incluir a meta da reunião, uma lista de tópicos a serem discutidos com seus propósitos, alocações de tempo e facilitadores designados. Essa estrutura fornece um roteiro claro para a reunião, garantindo que todos os pontos importantes sejam abordados.

Compartilhe a pauta com todos os participantes com bastante antecedência. Isso lhes permite se preparar e garante que todos estejam em sintonia. Uma pauta bem escrita é uma ferramenta essencial para conduzir uma reunião eficaz e produtiva.

Dicas para criar uma pauta de reunião eficaz

Vamos começar com algumas das nossas dicas preferidas para a criação de ótimas pautas de reunião para você tirar o máximo proveito da sua próxima reunião:

• Crie e compartilhe a pauta da reunião o mais cedo possível. O mais tardar, você deve compartilhar a pauta da reunião uma hora antes do horário da reunião. Isso permite que todos se preparem para o que vai acontecer. Sua equipe também pode encaminhar perguntas ou itens adicionais da pauta para você para um possível ajuste antes da reunião. Além disso, quando os membros da equipe têm a oportunidade de se preparar adequadamente, eles terão muito mais facilidade em se concentrar durante a reunião.

• Vincule com antecedência os materiais de leitura prévia relevantes. Pode ser uma apresentação de slides, documentos de contexto adicional ou uma decisão anterior. Todos os que chegarem à reunião estarão em sintonia e prontos para avançar na discussão, em vez de fazer perguntas que desperdiçam o tempo precioso.

• Atribua responsáveis para cada item da pauta. Você se lembra daquela vergonha de ser questionado durante uma aula e não saber a resposta? É uma sensação bem desagradável que você certamente não vai querer causar nos seus colegas de equipe. Ao atribuir um responsável para cada item da pauta antes da reunião, essas pessoas poderão se preparar para elaborar um breve resumo sobre o tópico, suas questões e comentários relevantes.

• Defina e priorize os itens da pauta. Separe-os em três categorias: informativos, tópicos de discussão e ações a realizar. Esclarecer o propósito de cada item da pauta ajuda os membros da equipe a entenderem o que é mais importante e o que deve receber mais atenção. Também é importante distinguir o que é mais importante e deve ser discutido durante a reunião daquilo que pode ser resolvido de outra maneira, caso o tempo acabe.

• Use a pauta durante a reunião para fazer o acompanhamento de observações e ações a realizar. Dessa forma, todas as informações da reunião ficarão em um só lugar. Se alguém tiver dúvidas sobre as decisões ou ações a realizar, poderá encontrá-las facilmente depois. Dica: faça isso na Asana para ter a opção de atribuir coisas a fazer e próximos passos e se assegurar de que nada fique para trás. A Asana também se integra ao Zoom e insere a gravação ou a transcrição da reunião diretamente na tarefa com a pauta da reunião.

• Propicie um bom fluxo ao categorizar os itens da pauta. Para maximizar a produtividade, é importante criar uma pauta de reunião bem organizada. Agrupe itens semelhantes e certifique-se de que uns possam servir como base para os outros. Por exemplo: liste qualquer item informativo antes dos itens de discussão, para que a equipe disponha de todas as informações antes de começar a discutir.

• Reserve tempo suficiente para cada item da pauta. Ninguém reclamará de uma reunião que dure pouco tempo, mas manter as pessoas durante mais tempo do que o esperado não é divertido nem respeitoso. Planeje tempo suficiente para cada item de pauta calculando uma estimativa e adicionando alguns minutos de reserva. Isso ajudará a manter a equipe concentrada e a passar de um tópico para outro quando o tempo acabar.

Ao seguir essas boas práticas, é possível transformar a pauta de reunião em uma ferramenta confiável que cumpre o seu papel antes, durante e depois da reunião.

Por que as pautas de reunião são importantes?

Seja trabalhando em casa e fazendo chamadas virtuais ou trabalhando no escritório e se reunindo presencialmente, as reuniões podem ser incrivelmente desgastantes. Começar com uma conversa descontraída pode ser uma boa forma de fazer as pessoas se conhecerem melhor ou de saber o que cada um fez no final de semana, mas essa certamente não é uma prática produtiva ou centrada nos objetivos. As pautas de reunião têm o potencial de ajudar a equipe a maximizar o potencial de cada uma de suas reuniões.

A nossa pesquisa revelou que as reuniões desnecessárias são responsáveis por 157 horas de “trabalho” em 2020, em comparação com as 103 horas de 2019. Considerando uma semana de trabalho de 40 horas, isso corresponde a quase quatro semanas de tempo gasto. É aí que as pautas de reunião entram em cena. Se você estiver fazendo tudo certo, redigir a pauta de uma reunião é o primeiro e o melhor indicador da real necessidade da reunião. Se perceber que todos os pontos da sua pauta podem ser discutidos de outra maneira, pode cancelar a reunião e enviar a mensagem por e-mail, economizando o tempo de todos.

Com isso, não queremos dizer que todas as reuniões devem ser substituídas por e-mails. Se tiver certeza de que uma reunião é válida e necessária para fazer a equipe progredir, vá em frente. Entretanto, é bom sempre criar uma pauta antes de se reunir, para que os membros da equipe saibam o que será discutido e a importância de cada ponto.

Estas são outras ótimas razões para fazer pautas de reunião:

• A sua pauta permite que todos se preparem para a reunião. O ideal é que cada item da sua pauta tenha um responsável pelo tópico. Quando todas as pessoas vão para a reunião sabendo das suas responsabilidades, elas têm tempo para se preparar e conseguem ser mais eficientes durante a reunião.

• Ela demonstra que você se importa com o tempo da sua equipe. Quando a sua equipe recebe uma pauta de reunião bem planejada, imediatamente percebe que a reunião é, de fato, necessária. Além disso, a pauta também é um roteiro que ajuda a não se perder durante a reunião e evitar o desperdício de tempo.

• Uma pauta estabelece expectativas claras do que será e do que não será discutido. Pense na pauta da reunião como uma forma de estabelecer limites e garantir que só os tópicos da pauta sejam discutidos. Se algo surgir durante a reunião e precisar ser discutido, escreva na ata e volte a esse ponto mais tarde, Seja no final da reunião (se terminar antes do esperado), de outra maneira ou na próxima reunião.

• Ela mantém a equipe no caminho certo. A pauta de reunião evitará que a equipe perca o foco, quer seja discutindo tópicos fora de pauta (como o churrasco na casa da Kat na noite anterior) ou extrapolando muito o tempo atribuído a um item.

• A pauta proporcionará propósito, estrutura e oportunidades de colaboração. Com um plano claro para todos seguirem, a equipe entenderá o propósito e a Meta da reunião. A pauta de reunião também permite que a equipe direcione a atenção a oportunidades de colaboração, seja durante um debate rápido de ideias, um encontro da equipe ou as suas reuniões diárias.

• Monitore os próximos passos e as ações a realizar, para que nada fique para trás. Mantenha a sua pauta visível durante a reunião para anotar os próximos passos ou as ações a realizar. Adicioná-los diretamente à pauta é uma forma de se assegurar que esses itens não sejam esquecidos ao final da reunião.

As reuniões são ótimas oportunidades para que a equipe crie vínculos, mas o tempo para conversas casuais pode ser restringido aos primeiros minutos da pauta, em vez de surgirem vez ou outra durante a reunião, o que acaba atrapalhando o fluxo e a produtividade da discussão da sua equipe.

Exemplos de pautas de reunião

Já falamos sobre o que faz com que uma pauta de reunião seja boa e o que deve ser evitado, mas, como sempre, é mais fácil aprender a partir de um exemplo da vida real. Vamos dar uma olhada em uma pauta de reunião para lançamento de projeto criada na Asana:

Como se pode ver, cada item tem uma duração predefinida e um colega de equipe responsável, para que cada pessoa saiba quando chegar a sua vez e quanto tempo terá para guiar a discussão ou fazer a apresentação. A pauta também tem arquivos relevantes anexos e foi compartilhada com todos os membros da equipe para dar visibilidade e melhorar a colaboração.

As reuniões são um elemento básico no mundo profissional, cada uma com seu próprio foco e dinâmica. Entender como adaptar a pauta ao tipo de reunião que você está conduzindo é fundamental para garantir uma comunicação e um trabalho em equipe eficazes. Apresentamos aqui alguns tipos comuns de reuniões, juntamente com exemplos de como estruturar as suas pautas.

Pauta de reunião da equipe

As reuniões de equipe servem como uma plataforma para a formação de equipes, tomada de decisões e brainstorming. Elas podem variar em frequência e duração, mas são essenciais para garantir o alinhamento e o impulso para o futuro. As pautas eficazes das reuniões de equipe devem incluir itens recorrentes para reuniões regulares e espaço para novos tópicos ad hoc. Também é essencial monitorar as próximas etapas e responsabilidades atribuídas durante a reunião. Um exemplo de pauta de reunião de equipe de 45 minutos pode incluir métricas, um plano de mesa redonda, identificação de bloqueadores e reconhecimento das contribuições dos membros da equipe.

Pauta para reuniões diárias do Scrum

As reuniões diárias do Scrum, ou stand-ups, são reuniões breves e focadas que visam manter a equipe alinhada durante um sprint. Essas reuniões geralmente abordam os obstáculos, uma recapitulação do trabalho do dia anterior, as metas para o dia atual e o progresso em direção às metas do sprint. A agilidade dessas reuniões ajuda a manter o ritmo e a resolver os problemas prontamente.

Pauta de reunião inicial de projeto

As reuniões de início de projeto reúnem equipes interdisciplinares para iniciar um novo projeto. Essas reuniões definem o tom do projeto e alinham todos os participantes quanto aos objetivos e expectativas. A pauta deve abranger o brief do projeto, as funções e responsabilidades, a frequência das reuniões, as próximas etapas práticas e uma sessão de perguntas e respostas para esclarecer dúvidas e garantir que todos estejam em sintonia.

Pauta para reuniões de retrospectiva

Uma reunião de retrospectiva é um tipo de reunião recorrente focada em refletir sobre um período de trabalho passado, geralmente no final de um ciclo de projeto ou sprint. O principal objetivo é compartilhar informações entre os membros da equipe sobre o que funcionou bem e o que não funcionou. Durante a reunião, toda a equipe discute vários tópicos, incluindo sucessos, desafios e bloqueios que afetaram o trabalho. Esse processo ajuda a identificar áreas de melhoria e a desenvolver estratégias para resolver quaisquer problemas. As reuniões retrospectivas são cruciais para o desenvolvimento contínuo da equipe e para alcançar melhores resultados em ciclos de trabalho futuros.

Pauta para reuniões a dois

As reuniões individuais, sejam elas entre um gerente e um subordinado direto, entre colegas ou entre níveis hierárquicos, são cruciais para discutir projetos de trabalho, obstáculos e desenvolvimento de carreira. Elas são fundamentais para construir confiança.

Uma boa pauta para essas reuniões deve encontrar um equilíbrio entre tópicos como motivação, comunicação, crescimento e discussões relacionadas ao trabalho. Evite atualizações de status, pois elas são mais adequadas para reuniões em pé. Exemplos de perguntas para uma reunião individual semanal podem incluir a avaliação dos pontos altos e baixos da semana, a discussão de quaisquer obstáculos e perguntas sobre o equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal.

Pauta de reunião remota a dois

As reuniões individuais remotas exigem uma abordagem ligeiramente diferente, com foco na construção de relacionamentos e na manutenção de uma comunicação clara. Como não há presença física, essas reuniões se beneficiam de uma pauta on-line compartilhada e acessível a todos os participantes. Os pontos-chave podem incluir verificar o bem-estar geral, discutir as atribuições de trabalho atuais e abordar quaisquer preocupações imediatas ou assistência necessária.

Pauta de reunião entre líderes e colaboradores de níveis hierárquicos diferentes

As reuniões entre gerentes e funcionários de níveis hierárquicos diferentes oferecem a oportunidade de se conectar entre os níveis organizacionais. Essas reuniões são ideais para discutir o desenvolvimento de carreira mais amplo e fornecer feedback à liderança sênior. Os itens da pauta podem incluir clareza sobre as estratégias e metas da empresa, objetivos profissionais pessoais e sugestões de melhorias organizacionais.

Pauta de reunião da equipe de liderança

As reuniões da equipe de liderança são vitais para a tomada de decisões estratégicas e a resolução de problemas nos níveis mais altos de uma organização. Uma pauta eficaz para essas reuniões pode incluir atualizações pessoais, revisão das principais métricas, compartilhamento de vitórias e insights, discussão de mensagens importantes, abordagem de questões urgentes e alocação de tempo para uma discussão aberta ou sessão de “hot seat”, onde tópicos específicos são abordados em profundidade.

Cada tipo de reunião, seja uma reunião geral, uma discussão individual, uma avaliação de desempenho ou uma sessão de brainstorming em equipe, requer uma pauta cuidadosamente elaborada para evitar reuniões improdutivas e manter as discussões no caminho certo.

Ao usar estes exemplos de pauta de reunião, você pode garantir que cada reunião, independentemente do seu formato, contribua significativamente para as metas da organização e aprimore o trabalho em equipe e a colaboração.

Como conduzir uma reunião eficaz

Uma coisa é ter uma pauta maravilhosamente organizada e detalhada que a sua equipe possa consultar antes da reunião; outra coisa totalmente diferente é usá-la como uma ferramenta durante a reunião. Estas dicas ajudarão a fazer com que a sua pauta de reunião seja tão útil na reunião quanto o é como ferramenta de preparação:

• Siga a sua pauta. A melhor das pautas se torna inútil se não for seguida durante a reunião. Tente evitar ficar pulando entre os itens da reunião, e concentre-se em seguir as prioridades estabelecidas anteriormente. Para reuniões com muitas partes móveis, como reuniões gerais ou workshops, você também pode usar um modelo de execução para manter o cronograma, os palestrantes e as tarefas alinhados em um só lugar.

• Siga a duração predefinida. Ter um tempinho para conversas casuais ou confraternizações rápidas antes do início da reunião ajuda muito a aliviar a tensão e quebrar o gelo. É por isso que você deve reservar de três a cinco minutos para tais atividades e deve seguir a duração predefinida. As fotos da fantasia de Halloween do filho do Caleb podem ser compartilhadas em outro lugar, para que possa haver tempo suficiente para alcançar as Metas da reunião no momento pretendido.

• Deixe alguém responsável pelas anotações. No início da reunião, atribua a tarefa de tomada de notas a alguém, que ficará responsável por anotar perguntas, comentários, tarefas e ideias que surgirem durante a reunião. É possível alternar essa responsabilidade para que toda a equipe possa contribuir em algum momento. O ideal é que essas anotações sejam feitas no mesmo local da pauta de reunião, o que permite que os membros da equipe tenham muito mais facilidade em acompanhar as anotações e relacioná-las aos itens da pauta. As notas também podem ser inseridas diretamente na Asana para atualização e acompanhamento em tempo real.

• Dê seguimento após a reunião. Normalmente, o responsável pela tomada de notas também será responsável por dar seguimento após a reunião. As anotações devem conter quaisquer decisões tomadas durante a reunião, tarefas que precisam ser concluídas e perguntas que ficaram sem resposta. Se possível, atribua colegas de equipe e adicione datas de conclusão para as ações a realizar, de maneira a manter a responsabilização bem definida. Para garantir que essas ações sejam monitoradas e concluídas, elas devem ser prontamente adicionadas à nossa ferramenta de gestão de projetos Asana.

Aproveite ao máximo cada reunião

Com a Asana, é possível manter a pauta, a ata e as ações a realizar da reunião em um só lugar. Compartilhe facilmente a pauta com a sua equipe e atribua os afazeres à medida que surgirem, para que nada fique para trás.

Simplificar as suas reuniões com uma ferramenta central diminuirá a quantidade de organização para o trabalho com que a sua equipe tem de lidar, conectará todos ao propósito da reunião e resultará em reuniões produtivas em que todos fiquem satisfeitos.