7 dicas para ajudar a gerir a sua equipe distribuída

Com uma economia cada vez mais globalizada, surge a necessidade de equipes globais para atender aos clientes onde quer que estejam. Esse tipo de equipe — com membros em diferentes locais e fusos horários — é conhecido como equipe distribuída. Embora as equipes distribuídas tenham uma série de benefícios, elas também apresentam desafios próprios.

O que é a gestão de equipes distribuídas?

A gestão de equipes distribuídas é o ato de gerir membros da equipe espalhados por diversos locais, sem um escritório central. Por exemplo, organizações que têm alguns membros da equipe em um escritório em uma cidade, alguns remotos e outros em um escritório diferente são um exemplo de equipe distribuída. 

A gestão de equipes distribuídas é o ato de gerir esses tipos de equipes dispersas em diferentes locais. Devido à estrutura singular das equipes distribuídas, gerenciá-las pode ser mais desafiador do que uma equipe presencial mais tradicional em um único local.

Qual é a diferença entre equipes distribuídas, equipes remotas e equipes híbridas?

Embora algumas pessoas possam usar os termos equipes distribuídas e equipes remotas de forma intercambiável, há uma pequena diferença entre eles. Equipes distribuídas são equipes localizadas em diferentes locais, algumas das quais podem estar em espaços de escritório. Equipes remotas são aquelas que não têm um escritório específico e todos os membros da equipe estão em locais diferentes. As equipes híbridas são equipes que fazem um pouco dos dois: elas têm horários dedicados para se reunir em escritórios centralizados e dias flexíveis para que os funcionários possam optar por trabalhar em casa ou no escritório.

Por que fazer a gestão de equipes distribuídas?

As equipes distribuídas são essenciais para empresas que têm um público internacional. Uma equipe distribuída oferece muitos benefícios às empresas. A seguir, apresentamos algumas razões:

• Melhor acesso ao seu mercado-alvo. Se você deseja alcançar um mercado que está fora do seu fuso horário habitual, ter uma presença física nesse mercado-alvo é a maneira mais fácil de alcançar esse público. Por exemplo, se a sua empresa está sediada na Califórnia, mas o seu mercado-alvo é Nova York, você só tem algumas horas de trabalho em comum com os seus clientes em potencial. No entanto, se você tiver membros da sua equipe em Nova York, 100 % do horário de trabalho deles estará alinhado com esse mercado-alvo. 

• Amplie a sua busca por talentos. Uma das vantagens de ter uma equipe remota ou distribuída é que você pode expandir a sua busca por talentos para além de uma cidade. Isso lhe dá a oportunidade de conversar com muito mais pessoas talentosas do que se você estivesse limitado a encontrar um candidato em uma cidade específica ou a realocá-lo para uma cidade base. Além disso, os valores dos funcionários estão mudando drasticamente: muitas pessoas agora procuram especificamente empregos que ofereçam opções remotas para que possam passar mais tempo com a família. Expandir os benefícios para acomodar essas pessoas abre a sua equipe para um número ainda maior de ótimos candidatos. 

• Pode ser mais acessível (tanto para o empregador quanto para o funcionário). Para os empregadores, gerir uma equipe distribuída pode ser mais acessível do que gerenciá-la no escritório, porque a empresa não precisa pagar o custo das despesas gerais básicas, como o espaço do escritório. As empresas que gerenciam equipes distribuídas podem economizar dinheiro pagando aos membros da equipe com base no custo de vida de um funcionário específico, o que economiza o dinheiro da empresa dependendo de onde eles estão localizados. Os funcionários podem economizar dinheiro porque estão pagando menos por combustível para deslocamento ou transporte público, além de economizar dinheiro por não comprar café e almoços fora.

7 dicas para gerir uma equipe distribuída

Gerir uma equipe distribuída é muito diferente de gerir uma equipe tradicional e presencial. Aqui estão algumas dicas que você pode usar para gerir a sua equipe distribuída.

1. Organize reuniões consistentes

Organizar reuniões no mesmo horário todas as semanas proporciona aos membros da equipe uma agenda regular. Isso lhes dá a oportunidade de organizar as coisas em torno dessas reuniões, quando necessário, para que possam estruturar os seus dias de trabalho da maneira que melhor lhes convém. Também é importante manter o conteúdo das reuniões consistente, para que os membros da equipe saibam como e quando contribuir para essas reuniões regulares, quando necessário. Se um dos membros da equipe não puder participar de uma reunião regular, ofereça a ele a opção de obter informações de forma assíncrona. Gravar as reuniões ou compartilhar as notas da reunião após o evento é uma ótima maneira de manter todos informados.  

Pontos a considerar

O que fazer se nenhum dos membros da equipe tiver tempo disponível que se sobreponha? Em vez de fazer reuniões semanais, trabalhe em um ciclo de duas semanas. Josh Zerkel, diretor da comunidade global da Asana, alterna entre dois horários de reunião, já que parte da sua equipe está na Europa e outra parte na Ásia, enquanto ele está em São Francisco. Em uma semana, ele se reúne pela manhã (horário do Pacífico), e na semana seguinte, à tarde (horário do Pacífico). Ele grava todas as reuniões, portanto, independentemente de quem possa participar, os membros da equipe ainda podem acessar as gravações de forma assíncrona. 

2. Defina as expectativas durante o processo de integração

Embora seja uma boa prática para qualquer empresa, é importante definir o padrão de comunicação da sua equipe distribuída durante o processo de integração. Forneça informações sobre as formas de comunicação aceitáveis durante o horário de trabalho, onde as informações são compartilhadas e como se comunicar com membros específicos da equipe. É importante abordar todos esses aspectos no início do processo de integração. Definir as expectativas com antecedência permite que os indivíduos estabeleçam também os seus próprios limites, além dos padrões estabelecidos pela empresa. 

Pontos a considerar

Embora seja importante treinar os novos membros da equipe sobre as boas práticas da empresa, também é importante que você, como gestor, esteja a par delas e de como os membros da equipe se comunicam. Os estilos de comunicação variam de acordo com a cultura, portanto, uma comunicação eficaz com alguém no Japão pode ser diferente de alguém em Nova York.

Reconheça que cada cultura é diferente: algumas são mais diretas, outras têm mais dificuldade em dar feedback ou pedir ajuda. Esforce-se por entender as normas culturais de cada membro da sua equipe para melhor fazer a sua gestão.”

3. Respeite os limites

É importante respeitar os limites estabelecidos pela empresa, pela equipe e pelos membros individuais da equipe ao trabalhar em uma equipe distribuída. Você não quer se deparar com uma situação em que um membro da equipe em São Francisco envie um e-mail para outro membro da equipe em Berlim às 16h (horário do Pacífico), esperando uma resposta imediata. Isso não apenas desrespeita o tempo do colega de Berlim, como também impede que o colega da costa oeste dos EUA receba as informações necessárias de uma maneira que se adapte ao seu fluxo de trabalho. Conhecer os limites uns dos outros e definir processos para se alinhar a esses limites ajuda a evitar esse tipo de situação.

Pontos a considerar

Às vezes, você terá de aceitar o fato de que o seu horário de trabalho se estenderá além do normal, das 9h às 17h, portanto, é preciso ser flexível. Isso não significa necessariamente que você deva trabalhar 18 horas por dia, mas sim que haverá dias em que você entrará mais cedo ou ficará on-line até tarde para acomodar aqueles que trabalham em fusos horários diferentes.

4. Tenha mais de uma plataforma para comunicação

Trabalhar em uma equipe distribuída significa que os horários podem ser um pouco mais flexíveis do que um trabalho tradicional das 9h às 17h. Para alguns membros da equipe, isso pode significar atender chamadas ou responder a e-mails em qualquer lugar. Oferecer várias formas de comunicação, como software de mensagens (Slack), videoconferência (Zoom) ou gestão do trabalho (Asana), dá aos membros da equipe opções de como comunicar as informações certas no lugar certo. Disponibilizar uma forma de comunicação por meio de dispositivos móveis também permite que os membros da equipe trabalhem da maneira que melhor se adapte a eles e à sua agenda. 

Aspectos a considerar

Embora ter diferentes formas de comunicação seja ótimo, as mensagens podem se perder rapidamente. Certifique-se de que haja um sistema central de registro onde todas as decisões finais estejam disponíveis. Isso é especialmente útil se você tiver membros da equipe cuja língua materna seja diferente da sua: usar vídeos em vez de linguagem escrita pode ajudar a transmitir tom e contexto com mais facilidade do que as comunicações baseadas em texto.

5. Estabeleça metas claras e mensuráveis e defina como a equipe as alcançará

Estabelecer metas claras e mensuráveis permite que a equipe desenvolva um plano de ação para alcançá-las. Isso, por sua vez, define expectativas claras sobre o trabalho que os membros da equipe precisam concluir para atingir essas metas. Ter essas duas coisas em prática proporciona aos membros da sua equipe distribuída a autonomia para fazer o trabalho necessário no momento que melhor lhes convém. Desde que concluam o trabalho dentro dos prazos, eles podem trabalhar da maneira que for melhor para eles.

Pontos a considerar

Atingir as metas é ótimo, mas celebrar as conquistas da equipe é especialmente importante para as equipes descentralizadas. Como pode ser difícil para todos encontrarem tempo para se reunir pessoalmente, é importante celebrar as conquistas juntos. Certifique-se de planejar encontros, virtuais ou presenciais, para passar um tempo e celebrar juntos.

6. Defina horários regulares para interação

Uma das principais desvantagens de gerir uma equipe distribuída é que os membros da equipe não têm muitas oportunidades de interações sociais, o que ajuda a construir a camaradagem da equipe. Reserve algum tempo para conversar regularmente com os membros da equipe descentralizada sobre assuntos não relacionados ao trabalho ou para realizar sessões de trabalho regulares em que os membros da equipe se reúnem e trabalham juntos remotamente. 

Pontos a considerar

Se você trabalha com membros da equipe que estão no mesmo escritório, esteja ciente das conversas de “beber água”. Essas conversas são importantes para desenvolver um relacionamento com os membros da equipe, mas você não quer criar um silo de localização inadvertido com os membros da equipe que não estão no mesmo escritório que você.

7. Ofereça autonomia (mas faça verificações regulares) 

Ao trabalhar em uma equipe distribuída, conectar-se com os membros da equipe pode ser um pouco mais desafiador, porque você não tem a liberdade de se comunicar com eles como faria no escritório. Por isso, é importante que os gerentes façam contatos regulares com os membros da equipe para ver como está o progresso. Essas consultas regulares fornecem aos membros da equipe o apoio de que precisam para realizar o trabalho. Se surgirem obstáculos, haverá um tempo dedicado para que eles discutam com você como resolvê-los.

Pontos a considerar

Reuniões individuais consistentes e regulares com os membros da equipe são uma maneira fácil de garantir que os seus subordinados diretos tenham um período de tempo dedicado para discutir quaisquer problemas de trabalho. Isso também oferece uma maneira de a equipe lhe dar feedback, seja de forma aberta ou anônima. Isso lhes dá a opção de fazer críticas, para que você possa oferecer o apoio de que precisam para ter sucesso.

Veja a sua equipe distribuída alcançar grandes feitos

Gerir uma equipe distribuída traz alguns desafios logísticos, mas poder ver uma equipe diversificada crescer é gratificante para você e para o Business. Com o crescimento internacional das empresas, será cada vez mais comum ver membros de equipes de todo o mundo colaborando e alcançando grandes feitos juntos.