Dobre wyczucie czasu to podstawa. Szczególnie jeżeli chodzi o treści marketingowe, takie jak wiadomości e-mail. To, kiedy wysyłasz e-maile, może być równie ważne, jak ich właściwa treść. Jeżeli wyślesz e-mail za wcześnie, możesz wystraszyć potencjalnego klienta albo upublicznić firmowe ogłoszenie, zanim będzie gotowe. Jeżeli wyślesz e-mail za późno, możesz stracić dogodną okazję.

To właśnie dlatego Twoja strategia e-mail marketingu powinna zawierać uporządkowany harmonogram. Dzięki kalendarzowi e-mail marketingu możesz planować e-maile z wyprzedzeniem. W przypadku dużych organizacji, w których e-maile są wysyłane przez wiele zespołów, potrzebujesz narzędzia, które pozwoli Ci upewnić się, że wszystkie e-maile w całej firmie są planowane w ten sam sposób. Tutaj z pomocą przychodzi szablon kalendarza e-mail marketingu.

Czym jest szablon kalendarza e-mail marketingu?

Szablon kalendarza e-mail marketingu to kalendarz wielokrotnego użytku, w którym porządkuje się i planuje nadchodzące e-maile marketingowe. W wielu firmach funkcjonują specjalne zespoły ds. e-mail marketingu, które korzystają z kalendarza. Jednak nie tylko te zespoły wysyłają wiadomości e-mail. Zespoły zajmujące się mediami społecznościowymi, marketingiem treści i produktami również tworzą własne kampanie e-mail marketingu. Trzeba mieć pewność, że niezależnie od tego kto wysyła e-maile, robi to zgodnie z kalendarzem, w którym ujęte jest, co i kiedy ma być wysłane. Kalendarz pomoże Ci dostrzec potencjalne konflikty i skoordynować wysyłki na poziomie całej firmy, aby e-maile nie były wysyłane zbyt wcześnie lub w za dużych odstępach czasu.

Szablon zapewnia, że kalendarz e-mail marketingu jest zawsze zaplanowany w ten sam sposób, niezależnie od zespołu, który z niego korzysta. Oprócz tego, używając szablonu, który można łatwo współdzielić z innymi działami, wszyscy mogą z łatwością wyświetlić nadchodzące kampanie e-mailowe. Pomaga to skoordynować ich tematykę i moment wysyłki oraz uniknąć jednoczesnej masowej korespondencji od różnych zespołów i potencjalnego spamowania klientów. 

Powiedzmy na przykład, że jesteś firmą z branży e-commerce i planujesz promocyjne e-maile na temat wyprzedaży z okazji Black Friday. Możesz skorzystać z szablonu kalendarza e-mail marketingu, aby skoordynować wszystkie e-maile na temat Black Friday od wszystkich zespołów i upewnić się, że każdy e-mail zostanie wysłany o odpowiedniej porze, a Twoja komunikacja będzie spójna.

Czy potrzebujesz szablonu kalendarza e-mail marketingu?

Czy wysyłasz e-maile? Jeżeli tak, to potrzebujesz szablonu kalendarza e-mail marketingu. Obecnie niemal każda cyfrowa kampania marketingowa obejmuje e-mail marketing. Dlatego szczególnie ważne jest, aby mieć spójny plan tego, kiedy e-maile będą wysyłane. Co do zasady szablon powinien stanowić wzór kalendarza e-mail marketingu dla każdego w firmie. 

Ustandaryzowane kalendarze są bardzo pomocne, kiedy e-maile wysyłane są jednocześnie przez wiele różnych osób oraz zespołów i mogą być skierowane do tych samych odbiorców. Nawet jeżeli zmienisz rodzaj treści, które wysyłasz do odbiorców z różnych list wysyłkowych, jeżeli robisz to bez kalendarza lub innej formy rejestru, narażasz się na ryzyko powielenia tych samych e-maili i spamowania klientów. Nikt nie chciałby otrzymać trzech e-maili od tej samej firmy na ten sam temat. Szablon kalendarza e-mail marketingu stanowi zachętę dla zespołów, które wysyłają e-maile, aby założyć własny kalendarz, w którym szybko i łatwo można sprawdzić kto wysyła co i kiedy.

Twój szablon może przydać się do:

• Standaryzacji i usprawnienia przepływu pracy polegającego na planowaniu harmonogramu wysyłania e-maili: Twój szablon może służyć jako przewodnik krok po kroku, dzięki któremu członkowie zespołu będą wiedzieli dokładnie, w jaki sposób powinni tworzyć swoje kalendarze e-mail marketingu.

• Współdzielenia z innymi członkami zespołu: udostępnij szablon wszystkim osobom odpowiedzialnym za wysyłanie e-maili, aby upewnić się, że tematy wiadomości się nie pokrywają, co mogłoby zostać odebrane jako spamowanie.

• Określenia wymagań dla poszczególnych kampanii e-mailowych: wskaż, w jaki sposób należy planować kampanie różnych rodzajów, tworząc szablon kalendarza e-mail marketingu dla wprowadzania na rynek nowych produktów. 

Korzyści z cyfrowego szablonu kalendarza e-mail marketingu

W zależności od oprogramowania, z jakiego korzystasz do stworzenia swojego szablonu, może on się stać elastycznym narzędziem z możliwością dostosowywania. Na przykład: 

W przypadku korzystania z dynamicznego narzędzia, takiego jak oprogramowanie do zarządzania projektami, Twój szablon kalendarza e-mail marketingu może...

• Posłużyć do organizacji harmonogramu zarządzania treściami wiadomości e-mail, dzięki czemu nie umknie Ci żadna kampania.

• Pozwolić interesariuszom uzyskać ogólny przegląd kalendarza e-mail marketingu.

• Zawierać kluczowe dane do mierzenia skuteczności wiadomości e-mail, takie jak wskaźnik wyświetleń wiadomości oraz wskaźnik wskazujący stosunek liczby unikalnych kliknięć do liczby wysłanych e-maili (CTR).

W przypadku korzystania ze statycznego narzędzia, takiego jak arkusze Excel lub Google, Twój szablon kalendarza e-mail marketingu nie może...

• Wykorzystywać automatyzacji i w łatwy sposób łączyć się z innymi zespołami. 

• W czasie rzeczywistym przekazywać interesariuszom ważnych danych dotyczących np. wskaźnika konwersji lub anulowania subskrypcji.

Co powinien zawierać szablon kalendarza e-mail marketingu

Obok innych szablonów marketingowych, takich jak szablon kalendarza treści lub szablon marketingu w mediach społecznościowych, szablon kalendarza e-mail marketingu to kolejne narzędzie marketingowe w Twojej dyspozycji. Funkcjonalny kalendarz e-mail marketingu nie musi być skomplikowany, ale musi być odpowiedni dla Twojego zespołu. Oto kilka podstawowych elementów, które powinien zawierać: 

• Kampania: jest to szczególnie ważne, gdy chcesz przypisać określone kampanie do prowadzonej szerszej akcji promocyjnej.

• Osoba odpowiedzialna: wskazanie w kalendarzu kto jest odpowiedzialny za każdy e-mail, kampanię lub zadanie.

• Ważne daty: mogą one obejmować daty wykonania zadań (np. do kiedy należy przygotować treść e-maili) oraz dni, w których poszczególne e-maile zostaną wysłane. 

• Lista adresów e-mail: jeżeli masz posegregowane listy adresów e-mail, zaznacz, do której jest skierowana wysyłka.

• Treść: możesz zawrzeć całe e-maile, w tym tytuły i treść, albo, jeżeli nie chcesz zaśmiecać kalendarza, możesz umieścić tylko linki do dokumentów z treścią.

• Testy A/B: porównuj skuteczność e-mali, śledząc testy A/B bezpośrednio w kalendarzu.

• Wskaźniki: zapisuj wskaźniki dostarczonych wiadomości, wyświetleń, kliknięć oraz inne dane analityczne istotne z punktu widzenia sprawozdawczości. 

• Cele: wypisz określony cel marketingowy, inicjatywę biznesową lub strategię marketingu treści, do której realizacji przyczyniają się poszczególne e-maile. 

Integracje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonach

Wykorzystaj w pełni możliwości Asany, dzięki innowacyjnym funkcjonalnościom i integracjom z innymi aplikacjami.

Zintegrowane funkcje

• Widok kalendarza. Widok kalendarza to widok projektu, w którym można zobaczyć wszystkie nadchodzące i ukończone zadania w formacie kalendarza. W łatwy sposób sprawdzaj, jakie zadania są wykonywane, oraz nachodzące terminy. Zaoferuj interesariuszom wgląd w daty wykonania poszczególnych zadań oraz szersze spojrzenie na zaplanowaną pracę w projekcie. Klikając zadanie, wyświetl szczegółowe informacje, takie jak powiązane pola niestandardowe, zależności, podzadania itp.

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na poziomym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Cele. Cele w Asanie bezpośrednio łączą się z pracą, którą wykonujesz, aby je osiągnąć. Dzięki temu członkowie zespołów mogą w łatwy sposób zobaczyć, do osiągnięcia jakiego celu przyczynia się ich praca. Najczęściej nasze cele są oddzielone od pracy, którą wykonujemy, aby je osiągnąć. Łącząc cele Twojego zespołu oraz firmy z pracą, członkowie zespołu mają jasność i wgląd w czasie rzeczywistym w to, jak ich praca bezpośrednio przyczynia się do osiągnięcia sukcesu przez Twój zespół lub firmę. W rezultacie członkowie zespołu mogą podejmować lepsze decyzje. W razie konieczności mogą oni zidentyfikować te projekty, które realizują strategię firmy i nadać priorytet pracy, która przynosi wymierne rezultaty.

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami. 

Często zadawane pytania