Zespół wirtualny: 10 sposobów na stworzenie kultury współpracy

W 2020 roku przekonaliśmy się, że praca zdalna jest możliwa. Oficjalnie obaliliśmy mity, że zespoły wirtualne są mniej produktywne, że niemożliwe jest łączenie się za pomocą ekranu lub że praca zdalna ogranicza rozwój kariery. 

Według raportu o stanie pracy zdalnej w 2020 roku prawie 70% pracowników pełnoetatowych w USA pracowało z domu podczas pandemii COVID-19. Ponieważ coraz więcej zespołów pracuje z domu, a wiele organizacji oferuje pełnoetatową pracę zdalną, ważne jest, aby menedżerowie i liderzy zrozumieli, co sprawia, że zespoły wirtualne odnoszą sukcesy.

Jako menedżer zespołu wirtualnego prawdopodobnie zadajesz sobie pytanie, jak kultywować silną kulturę zespołu w świecie pracy zdalnej, tworzyć skuteczne i wydajne przepływy pracy oraz walczyć z poczuciem samotności i brakiem motywacji. Przedstawiamy kilka rozwiązań.

Jak zarządzać zespołami wirtualnymi

Kluczowe elementy zarządzania odnoszącym sukcesy zespołem wirtualnym i kierowania nim nie różnią się zbytnio od tych wymaganych w przypadku tradycyjnych zespołów. Jednak wdrożenie tych elementów w zespole wirtualnym ma szczególne znaczenie dla stworzenia środowiska, w którym wszyscy będą zaangażowani, produktywni i wydajni:

• Zaufanie: podejście oparte na zaufaniu wzmacnia pozycję członków zespołu, sprawia, że wszyscy są bardziej elastyczni i pozwala stworzyć bardziej satysfakcjonujące środowisko pracy od samego początku. Zachęć zespół do podejmowania uzasadnionego ryzyka i samodzielnego rozwiązywania problemów, gdy zajdzie taka potrzeba.

• Motywacja: gdy nie możesz „przybić piątki” z członkami zespołu po osiągnięciu sukcesu ani przeprowadzić motywacyjnej rozmowy podczas lunchu, musisz znaleźć bardziej kreatywne sposoby, aby wszyscy byli zaangażowani w pracę i czuli się zmotywowani.

• Autonomia: nie możesz monitorować tego, co robi Twój zespół, gdy pracuje w domu, i nie należy tego robić. Daj członkom zespołu autonomię w tworzeniu własnego harmonogramu i miej zaufanie, że wykonają pracę na czas. Nie ma nic złego w tym, że robią pranie w środku dnia pracy, o ile dotrzymują terminów.

• Komunikacja: jasna i skuteczna komunikacja jest jednym z najtrudniejszych, ale kluczowym elementem zarządzania w odnoszącym sukcesy zespole wirtualnym. Interakcje twarzą w twarz będą prawdopodobnie rzadkością, dlatego priorytetem jest skuteczna komunikacja w miejscu pracy, aby mieć pewność, że członkowie zespołu czują się wysłuchani, dostrzegani i wspierani.

• Współpraca: oprócz nastawienia na pracę zespołową musisz również zapewnić swojemu zespołowi odpowiednie narzędzia do usprawnienia współpracy w miejscu pracy. Dokumenty udostępnione, komunikatory i narzędzia do zarządzania współpracą są kluczowymi elementami pracy wirtualnego zespołu.

Pamiętaj o nich podczas zarządzania zespołem zdalnym, ale weź także pod uwagę dodatkowe czynniki, które pozwalają zbudować odnoszący sukcesy zespół wirtualny. Oto podsumowanie naszych ulubionych wskazówek dotyczących angażowania odpowiednich osób i kierowania zdalnym zespołem opartym na współpracy, który osiąga dobre wyniki.

1. Dobierz odpowiedni zespół

Zdalna rektrutacja otwiera nowy świat możliwości i wyzwań. Nie musisz już szukać osób w swojej okolicy i możesz zatrudniać specjalistów ze znacznie większej puli kandydatów. Jednak zespoły rozproszone geograficznie nie mogą polegać tylko wyłącznie na utalentowanych pracownikach. Członkowie takiego zespołu muszą wykazywać się doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi oraz być samowystarczalni, nastawieni na wyniki i zdolni do utrzymania motywacji w odizolowanym środowisku.

Pandemia obaliła mit, że zespoły wirtualne są mniej produktywne niż zespoły tradycyjne. W rzeczywistości 75% respondentów stwierdziło, że są tak samo lub bardziej produktywni, pracując z domu.

Aby znaleźć odpowiednie osoby do swojego wirtualnego zespołu, podczas rozmowy kwalifikacyjnej zadawaj konkretne pytania dotyczące etyki pracy, aby lepiej zrozumieć, czy kandydaci będą dobrze funkcjonować w świecie pracy zdalnej. Oto kilka przykładów:

• Dlaczego wolisz pracować z domu?

• Czego potrzebujesz w swoim fizycznym miejscu pracy, aby utrzymać produktywność?

• W jaki sposób koncentrujesz się na swoich zadaniach?

• Jak odrywasz się od pracy po jej zakończeniu?

Należy również wziąć pod uwagę wielkość zespołu. Podobnie jak w sportach zespołowych – w większości dyscyplin drużyny składają się z 5–12 zawodników grających na boisku. Im więcej członków zespołu (w pracy lub w sporcie), tym większe ryzyko, że poszczególne osoby będą miały poczucie, że ich wkład w projekt nie ma większego znaczenia. Efekt ten nazywany jest social loafing (próżniactwem społecznym) i z tego powodu warto ograniczać liczebność zespołów do ok. 10 członków.

2. Stwórz inkluzywny proces wdrażania

Wdrażanie członków zespołów wirtualnych to zupełnie inna sprawa niż wdrażanie nowych pracowników w biurze. Musisz stworzyć nowym członkom możliwość poznania swoich kolegów z zespołu, bo nie będą oni mieli okazji spotkać się na korytarzu.

Oto kilka pomysłów, jak stworzyć bardziej niezapomniany, inkluzywny proces wdrażania dla osób zatrudnionych zdalnie:

• Wyślij pakiet powitalny: aby nowy członek czuł się mile widziany i podekscytowany dołączeniem do Twojej firmy, rozważ wysłanie pakietu powitalnego. Niezależnie od tego, czy jest to kubek z logo firmy, karta podarunkowa na kawę, czy kilka markowych artykułów papierniczych – nowi pracownicy docenią ten gest.

• Przygotuj ich do pracy: poza wysyłaniem prezentów, upewnij się, że nowy członek zespołu ma wszystko, czego potrzebuje przed dniem rozpoczęcia pracy. Niezależnie od tego, czy jest to laptop, nowe dane logowania czy telefon, przygotuj wszystko na czas, aby nowa osoba mogła od razu rozpocząć pracę.

• Określ mentora: program mentorski to kolejny sposób na zapewnienie, że nowy członek zespołu poczuje się mile widziany. Mentorzy mogą odpowiadać na wszelkiego rodzaju pytania, których nowi pracownicy mogą nie chcieć zadawać przełożonemu. To świetna strategia, aby zminimalizować efekt „syndromu oszusta”.

Według naszych badań prawie 8 na 10 nowych pracowników zgłosiło, że doświadczyło zwątpienia w siebie w związku ze swoimi osiągnięciami w pracy w 2020 roku. Wyznaczenie osoby, z którą można porozmawiać i do której można się zwrócić w celu uzyskania odpowiedzi na pytania, może zwiększyć pewność siebie nowego członka zespołu w ciągu pierwszych kilku miesięcy pracy. Mentorzy mogą również pełnić rolę przewodników, jeśli chodzi o orientację w kulturze firmy.

3. Stwórz silną kulturę organizacyjną

Na kulturę organizacyjną składają się cele biznesowe, wartości firmy, ludzie i punkty kontaktów międzyludzkich. Silna kultura organizacyjna pozwala budować praktyki zorientowane na zespół, zmniejszać tarcia między członkami zespołu, zapewniać inkluzywne miejsce pracy i łączyć wszystko, co robisz, z misją firmy. Definiując wspólne cele i dzieląc się jasną deklaracją wizji, skutecznie poprawisz wyniki biznesowe i kondycję swojej organizacji.

Najnowsze badania pokazują, że pomimo rosnącej liczby zespołów pracujących zdalnie podczas pandemii, kultura firmy pozostaje ważnym czynnikiem decydującym o tym, czy ktoś ubiega się o pracę w danej firmie. 86% uczestników badania stwierdziło, że kultura firmy jest w pewnym stopniu lub bardzo ważnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji.

Silna kultura organizacyjna może być odczuwalna przez Twój zespół, ale także przejawia się w wykonywanej pracy i sposobie postrzegania Twojej organizacji z zewnątrz. Potencjalni kandydaci będą zaglądać do Twoich mediów społecznościowych, na strony z recenzjami ofert pracy i informacje na Twojej stronie internetowej, aby poznać kulturę organizacyjną Twojej firmy. Jeśli obecnie prowadzisz rekrutację, upewnij się, że te kanały odzwierciedlają stworzoną przez Ciebie kulturę.

4. Jasno zdefiniuj procesy pracy

W ramach procesu wdrażania (lub przejścia do firmy zdalnej) należy jasno zdefiniować procesy. Praca w domu daje członkom zespołu swobodę, której prawdopodobnie nie doświadczą w biurze. Chociaż jest to duża swoboda i jeden z powodów, dla których Twój zespół pracuje zdalnie, brak interakcji twarzą w twarz może również być źródłem nieporozumień.

Istnieje kilka obszarów, w których procesy pracy i zasady powinny być jasno określone. Na przykład, ponieważ 44% pracowników zdalnych nie uważa za konieczne ubierać się stosownie do rozmów wideo, możesz ustalić określoną etykietę biznesową dla spotkań online.

Aby wyeliminować błędy w komunikacji i rozmowy niepotrzebnie zerwane już na początku, użyj planu komunikacji, aby jasno określić, których kanałów używać do jakiego rodzaju komunikacji. Slack świetnie nadaje się do szybkich spotkań lub prywatnych rozmów, ale pytania dotyczące konkretnego projektu prawdopodobnie lepiej jest przekazywać we współdzielonym dokumencie lub programie.

Według Indeksu anatomii pracy z roku 2021, 60% czasu pracy spędza się na czynnościach okołozadaniowych (np. komunikacji na temat pracy, poszukiwaniu informacji, przełączaniu się między aplikacjami itp.). Cały ten czas spędzony na żmudnych, powtarzalnych zadaniach zamiast na pracy wymagającej zaawansowanych umiejętności może negatywnie wpłynąć na wydajność Twojego zespołu. Jasne zdefiniowanie procesów roboczych może zminimalizować ilość czynności okołozadaniowych, które musi wykonać Twój zespół.

5. Efektywna komunikacja

Wszyscy słyszeliśmy o magii nadmiernej komunikacji. Mimo że dobrze jest zawsze mieć pewność, że wszyscy wiedzą, co się dzieje, to może być również męczące. Zamiast komunikować się dużo, skoncentruj się na skuteczności.

Zadaj sobie pytanie, czy konieczne jest przekazanie informacji zwrotnej na jakiś temat, czy też możesz zaufać osobie odpowiedzialnej, że poradzi sobie z tym bez Twojego udziału. Zastanów się, czy uczestnictwo w spotkaniu przyniesie korzyści Tobie i innym uczestnikom, czy też po prostu można przeczytać notatki później. A co najważniejsze: zawsze upewnij się, że wartość dodawana do projektu przeważa nad innymi wartościami, które możesz osiągnąć, poświęcając na nie czas.

Gdy ktoś prosi Cię o wkład lub obecność, możesz skutecznie komunikować się poprzez:

• przechodzenie od razu do sedna przekazywanie informacji zwrotnych uprzejmie, ale jasno Zawsze zakładaj, że każdy w Twoim zespole daje z siebie wszystko. Jeśli coś nie spełnia Twoich oczekiwań lub standardów projektu, przekazuj jasne i konstruktywne informacje zwrotne, aby zainteresowane osoby wiedziały, jak poprawić pracę.

• informowanie tylko zainteresowanych członków zespołu Jeśli Ray z działu IT nie będzie mógł pomóc w rozwiązaniu problemu, nie obciążaj jego i tak już przepełnionej skrzynki odbiorczej.

• podawanie dat Upewnij się, że z każdym zadaniem lub projektem związana jest odpowiednia data, aby uniknąć utknięcia w pętli działań następczych.

• wysyłanie agend Spotkania są o wiele bardziej wydajne i przyjemne, gdy mają ustaloną agendę. Pozwala ona członkom zespołu zorientować się, co będzie omawiane i jak długo potrwa spotkanie. Aby rozpocząć, wypróbuj nasz szablon agendy spotkania.

Nie lekceważ braku wizualnych wskazówek i mowy ciała, z którym borykają się zespoły wirtualne. Regularnie kontaktuj się z członkami zespołu, aby mieć pewność, że wszyscy czują się jego częścią i że można uniknąć nieporozumień.

6. Bądź w kontakcie z innymi członkami zespołu

Być może nie masz przestrzeni biurowej, w której możesz spotkać się osobiście, ale nadal możesz organizować wirtualne spotkania. Regularne indywidualne spotkania, wirtualne przerwy na kawę i happy hours pomogą Twojemu zespołowi poradzić sobie z wirtualną izolacją.

Nie musisz ograniczać tych osobistych interakcji do żartów. Poświęć czas na swobodne rozmowy na początku spotkania, tak jak w biurze. Pięć minut rozmowy o planach weekendowych, meczu piłki nożnej dziecka lub pierwszej wizycie psa u fryzjera pomoże Ci nawiązać kontakt z zespołem na poziomie osobistym i stworzyć ciepłe i przyjazne środowisko pracy.

Gry integracyjne to kolejny świetny sposób na zaangażowanie całego zespołu. Bez względu na to, czy chodzi o przełamanie lodów na początku wideokonferencji, comiesięczny wieczorek z grami czy opłacone przez firmę osobiste warsztaty – to właśnie drobne osobiste interakcje i okazje do budowania więzi w zespole rekompensują brak codziennych osobistych interakcji.

7. Motywuj swój wirtualny zespół

Idealnie byłoby, gdyby Twój wirtualny zespół składał się z osób, które świetnie radzą sobie z utrzymywaniem poczucia odpowiedzialności i motywacji. Jednak nawet najbardziej samowystarczalny członek zespołu potrzebuje od czasu do czasu zachęty.

Aby utrzymać zaangażowanie i motywację zespołu wirtualnego, musisz zapewnić jego członkom poczucie celu. Zespół poczuje się znacznie bardziej związany z projektem i organizacją, gdy zapozna się z misją firmy. Członkowie zespołu będą również potrzebować możliwości rozwoju i uczenia się, aby czuć, że rozwijają swoją karierę.

Obchodź urodziny, jubileusze w pracy i ważne kamienie milowe, aby dać członkom zespołu do zrozumienia, że doceniasz ich osobiście oraz ich pracę. Stwórz współpracownikom możliwość docenienia siebie nawzajem drobnymi upominkami lub poprzez wyróżnienie ich przez przełożonego, aby poprawić ich pewność siebie. Wszystkie te elementy mogą przyczynić się do zadowolenia członków zespołu i wpłynąć na wydajność.

8. Pamiętaj o strefach czasowych

Dobrze jest spotykać się z zespołem w ramach współpracy nad projektami, połączeń wideo i wirtualnych „happy hours”, ale warto też zwrócić uwagę na lokalizację zdalnych członków zespołu. Jeśli przebywają oni w różnych strefach czasowych, należy ustalić najlepszy czas na spotkanie.

Chociaż zespoły zdalne są znacznie bardziej elastyczne, nadal możesz określić podstawowe godziny pracy dla zespołu (np. od 11:00 do 15:00). W tych godzinach każdy powinien być dostępny online dla pozostałych członków zespołu (z wyjątkiem przerwy na lunch). Badania pokazują, że 74% pracowników uważa, iż wyznaczenie podstawowych godzin pracy pomaga zespołom zdalnym.

Aby zminimalizować ryzyko tarć pomiędzy członkami zespołu, nie planuj spotkań przed rozpoczęciem lub po zakończeniu podstawowych godzin pracy wszystkich członków zespołu. Najlepiej byłoby, gdyby nikt nie musiał wstawać wcześnie rano lub zostawać do późna, jeśli są lepsze pory na spotkanie w ciągu dnia. Pamiętanie o harmonogramie pracy wszystkich pracowników da Twojemu zespołowi sygnał, że cenisz ich czas i umożliwiasz im zachowanie zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym.

Może to być szczególnie trudne w przypadku zespołów globalnych. W Asanie dokładamy wszelkich starań, aby wszyscy pracownicy czuli się uwzględnieni poprzez planowanie cyklicznych spotkań o zmieniających się porach. Na przykład, jeśli cały zespół spotyka się raz w tygodniu, co kilka tygodni zmieniamy godziny spotkań, tak aby odbywały się raz w godzinach porannych, a raz w godzinach popołudniowych dla USA. Dzięki temu w jednym tygodniu członkowie zespołu z Europy mogą dołączyć do spotkania, a członkowie zespołu z regionu Azji i Pacyfiku mogą obejrzeć nagranie z niego w dogodnym dla siebie czasie, i na odwrót. 

Najważniejsze to dołożyć wszelkich starań, aby znaleźć czas spotkań odpowiadający Twojemu zespołowi. Możesz nawet rozważyć wprowadzenie cotygodniowego dnia wolnego od spotkań, aby dać zespołowi odpocząć od częstych zebrań i dać mu możliwość pracy bez zakłóceń.

9. Korzystaj z narzędzi do pracy zdalnej

Jeśli nie zapewnisz swojemu wirtualnemu zespołowi narzędzi do efektywnej komunikacji i współpracy, nie ma on szans odnieść sukcesu. W szybko zmieniającym się świecie samo wysyłanie dokumentów tam i z powrotem za pomocą e-maili nie wystarczy. Skorzystaj z interaktywnych platform i oprogramowania, takich jak Dokumenty Google lub Asana, które zostały zaprojektowane z myślą o współpracy w wirtualnym zespole.

10. Organizuj spotkania twarzą w twarz

Nie lekceważ znaczenia komunikacji twarzą w twarz. Jeśli to możliwe, staraj się regularnie zwoływać osobiste spotkania dla swojego zespołu. Jeśli wszyscy jego członkowie mieszkają w bliskiej odległości, możesz organizować je raz na tydzień lub raz w miesiącu. Jeśli Twój zespół przebywa w różnych stanach, krajach lub strefach czasowych, możesz organizować lokalne spotkania dla mniejszych grup lub zaprosić wszystkich na większe wydarzenie (np. spotkanie podczas wakacji, przyjęcie świąteczne lub inne wydarzenie firmowe).

Chociaż osobiste spotkanie zespołu może być kosztowne i czasochłonne, to co najmniej jedno takie wydarzenie w ciągu roku może zdziałać cuda. Spotkania osobiste mogą budować zaufanie, wzmacniać relacje między członkami zespołu i zwiększać jego zaangażowanie.

Wady i zalety zespołów wirtualnych

Wirtualne zespoły umożliwiają organizacjom prowadzenie rozproszonej rekrutacji i wybór najlepszych kandydatów z dużej puli talentów. Ponieważ jednak członkowie zespołu wirtualnego nie dzielą ze sobą przestrzeni biurowej, mogą pojawić się wyzwania.

Jednak za pomocą odpowiedniego zarządzania i pozytywnego nastawienia liderzy mogą przekształcić wyzwania związane z pracą w zespole wirtualnym w możliwości. 

Zaleta: Twój zespół jest bardziej elastyczny

Jedną z największych zalet zespołów wirtualnych jest elastyczność wynikająca z pracy z domu. O ile Twój zespół nie organizuje licznych wideokonferencji, jego członkowie nie muszą zakładać stroju wizytowego i mogą cieszyć się wygodą pracy w dresach lub T-shircie.

Twój zespół jest również bardziej elastyczny, jeśli chodzi o tworzenie własnych harmonogramów pracy. Członkowie zespołu wirtualnego mogą wstawać wcześnie i pracować, zanim ich dzieci wrócą ze szkoły, lub pracować późno w nocy, jeśli jest to dla nich najbardziej produktywna pora w ciągu doby. 

Twój zespół może pracować we własnej kuchni, chodzić do kawiarni lub spotykać się z innymi pracownikami zdalnymi we wspólnej przestrzeni. Może nawet skorzystać z szansy i przeprowadzić się w wymarzone miejsce. Możliwości są nieskończone.

Wada: domy zmieniają się w biura

Chociaż niektórzy członkowie zespołu mogą cenić sobie możliwość rozpoczęcia dnia od odpowiadania na e-maile z łóżka, praca z domu może także stanowić wyzwanie. Oprócz izolacji, jaką może odczuwać Twój zdalny zespół, niektórzy mogą również doświadczać trudności ze skupieniem się we własnym domu. 

Brudne naczynia w zlewie, kot chodzący po klawiaturze, dziecko, które wróciło ze szkoły i domaga się obiadu – wszystko to może sprawić, że praca w domu wcale nie musi być łatwa. Gdy nie ma biura, do którego można się udać, niektórzy członkowie zespołu mogą napotkać mieć trudności z radzeniem sobie z rozproszeniem uwagi.

Pamiętaj, że nie każdy ma luksus posiadania oddzielnego pokoju w domu, który może funkcjonować jako przestrzeń biurowa. Odcięcie się od pracy pod koniec dnia może być wyzwaniem dla zespołów wirtualnych, zwłaszcza jeśli ich przestrzeń do pracy pokrywa się z przestrzenią życiową. 

Zaleta: oszczędność czasu i pieniędzy

Twój zespół oszczędza czas na wyeliminowaniu potrzeby codziennych dojazdów do pracy. Można go wykorzystać na spędzenie chwil z rodziną i znajomymi, oddanie się swojemu hobby czy odpoczynek po pracy. 

Brak przestrzeni biurowej pozwala również firmie zaoszczędzić pieniądze. Twoja organizacja nie musi płacić za przestrzeń biurową ani przeznaczać środków na rekompensaty dla członków zespołu za parkowanie lub dojazdy do pracy.

Wada: konieczność lawirowania pomiędzy różnymi strefami czasowymi

W rozproszonym zespole jego członkowie mogą znajdować się w dowolnym miejscu na Ziemi. Jeśli nie weźmiesz pod uwagę różnych stref czasowych i harmonogramów pracy członków zespołu, mogą pojawić się problemy z komunikacją i współpracą.

Jeśli nie podejdziesz do komunikacji w wirtualnym zespole świadomie, może dojść do nieporozumień, które wpłyną na przebieg projektów i codzienną działalność. Upewnij się, że dajesz jasne instrukcje i korzystasz z narzędzia, dzięki któremu wszyscy mogą się ze sobą kontaktować i na bieżąco otrzymywać informacje o projektach.

Postaw na komunikację i współpracę

Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem wirtualnym, czy tradycyjnym, skup się na jasnej komunikacji, wczuwaj się w położenie pozostałych członków zespołu i dawaj dobry przykład, aby promować zdrowe środowisko pracy.

Nigdy nie lekceważ pozytywnego wpływu, jaki odpowiednie oprogramowanie do pracy może mieć na Twój wirtualny zespół. Korzystaj z szablonów w Asanie, aby śledzić procesy, udostępniać agendy spotkań i wygodnie współpracować ze swoim zespołem, tak aby nie przegapić żadnego terminu.