Plany szkoleń: jak usprawnić naukę w zespole

Stworzenie silnego zespołu to poważne wyzwanie. Znalezienie osób, które dobrze ze sobą współpracują i mają mocne strony potrzebne do osiągnięcia celów, wymaga czasu. Firmy przywiązują dużą wagę do procesu rekrutacji, ponieważ chcą zatrudnić wyjątkowych kandydatów, którzy zostaną w firmie na dłużej. Jednak nawet najlepszy kandydat nie zostanie w firmie, jeśli nie będzie czuł się wspierany i nie będzie miał możliwości rozwoju. 

Plany szkoleń to jeden ze sposobów na podniesienie umiejętności członków zespołu. Plany te są korzystne zarówno dla firm, jak i członków zespołu, ponieważ zwiększają retencję i poprawiają produktywność zespołu. Kiedy wspierasz swój zespół poprzez naukę, jego członkowie mogą wykorzystać swoje nowe umiejętności w pracy.

Czym jest plan szkolenia zespołu?

Plan szkolenia zespołu to metoda nauczania członków zespołu określonej umiejętności przy użyciu z góry określonego programu i zestawu materiałów. Dzięki planowi szkolenia możesz ustalić standardy działania. Następnie, gdy inne zespoły lub osoby będą chciały nauczyć się danej umiejętności, będziesz mieć do dyspozycji dokumentację, z której będą mogły skorzystać.

Nauczyciele i trenerzy korporacyjni często stosują tę samą zasadę, korzystając z szablonu planu lekcji, który standaryzuje cele, materiały i działania edukacyjne, dzięki czemu każda sesja przebiega sprawnie i osiąga swoje cele.

Celem planu szkolenia jest:

1. Przygotowanie menedżerów przed rozpoczęciem szkolenia.

2. Zapewnienie członkom zespołu struktury do nauki.

Bez planów szkoleń członkom zespołu trudno jest ustalić, czy osiągnęli wymagane efekty uczenia się na swoim stanowisku. Z drugiej strony członkowie zespołu poszukujący dodatkowych szkoleń nie mają możliwości zmierzenia swoich osiągnięć.

Jakie są podstawowe elementy planu szkolenia?

Istnieje wiele metod szkoleniowych, których możesz użyć, aby nauczyć członków zespołu procesu, ale plany szkoleniowe powinny zawierać kilka kluczowych elementów. Znajomość elementów planu szkolenia zapewni Ci gotowość do przeprowadzenia szkolenia, gdy nadejdzie na to czas.

1. Cele szkolenia: jak każdy projekt, plan szkolenia powinien zawierać cele, które należy osiągnąć. Zadaj sobie pytanie, co chcesz, aby Twoja grupa wyniosła z tego szkolenia. Użyj swoich celów edukacyjnych jako wskazówek podczas pisania pozostałej części planu.

2. Zarys programu: zarys programu jest sercem planu szkolenia. Wyjaśnia, w jaki sposób przeprowadzisz szkolenie i zawiera instrukcje krok po kroku dla osoby prowadzącej.

3. Materiały: w zależności od wybranej metody szkolenia, możesz potrzebować określonych materiałów do jego przeprowadzenia. Na przykład, jeśli Twoje szkolenie jest warsztatem, możesz potrzebować wydrukowanych materiałów dla wszystkich uczestników lub komputera i projektora.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz kursy zdalnie, czy w dużej sali konferencyjnej, zaplanowanie tych elementów jest kluczową częścią zarządzania szkoleniami.

Stwórz plan szkoleń w 7 krokach

Teraz, gdy znasz już elementy planu szkolenia, zanim przejdziesz do jego opracowania, określ, w jakich obszarach Twój zespół potrzebuje pomocy. Gdy już wybierzesz obszar szkolenia, dostosuj program do swojego zespołu.

Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć plan szkolenia. 

1. Oceń potrzeby szkoleniowe

Przeprowadź ocenę potrzeb szkoleniowych przed faktycznym utworzeniem planu. Ten wstępny krok pozwoli Ci określić, kogo lub co należy szkolić. Na przykład spójrz na potrzeby nowych pracowników. Oceń, czy szkolenie, którego potrzebują do pełnienia swojej nowej roli, jest objęte procesem wdrożenia, czy też należy stworzyć plan szkolenia, który lepiej zintegruje ich z firmą.

Aby ocenić potrzeby szkoleniowe swojej firmy lub zespołu, rozważ następujące kwestie:

• Poproś menedżerów i członków zespołu o opinie.

• Zbierz statystyki z ocen wydajności.

• Oceń wydajność członków zespołu za pomocą narzędzi do zarządzania pracą.

• Przygotuj ankiety, aby sprawdzić, w jakich obszarach członkowie zespołu chcą doskonalić swoje umiejętności.

Po przeprowadzeniu analizy ustal priorytety. Wybierz jedną umiejętność lub proces, na którym chcesz się skupić, i utwórz spersonalizowany szablon planu szkolenia.

2. Wybierz rodzaj planu szkolenia

Zanim utworzysz plan szkolenia, musisz wybrać metodę realizacji. Idealna metoda realizacji będzie zależeć od umiejętności, których chcesz nauczyć, oraz od wielkości grupy szkoleniowej. Niektóre umiejętności wymagają szkolenia online, podczas gdy inne można przekazać podczas praktycznych zajęć. W mniejszych grupach możesz bardziej się zaangażować, podczas gdy większe grupy mogą wymagać bardziej praktycznego podejścia.

Rodzaje planów szkoleń:

• Warsztaty: warsztaty wymagają aktywnego udziału grupy.

• Szkolenia prowadzone przez instruktorów: znane również jako szkolenia w stylu konferencji. Te programy szkoleniowe mogą odbywać się osobiście lub online. 

• Indywidualne: indywidualne sesje szkoleniowe mogą pomóc osobom, które potrzebują wsparcia na różnych poziomach.

• Szkolenia w trakcie pracy: wiele szkoleń odbywa się w naturalny sposób w trakcie pracy, ale możesz również zaplanować, aby członkowie zespołu nabyli określone umiejętności podczas pracy.

• E-learning: w przeciwieństwie do szkoleń online prowadzonych przez instruktora, e-learning polega na tym, że członkowie zespołu przechodzą przez zestaw kursów szkoleniowych online, zwykle obejmujących filmy, quizy i materiały do przeczytania.

• Mentoring: unikalny sposób, w jaki członkowie zespołu mogą uczyć się od mentoralub innego doświadczonego specjalisty, który pomaga im rozwijać karierę. Niektórzy znajdują mentorów samodzielnie, ale możesz również stworzyć program mentorski.

• Szkolenia oparte na badaniach: mogą obejmować wymagane czytanie artykułów i studiów przypadku lub analizę danych z renomowanych źródeł.

Oto kilka scenariuszy, które pomogą Ci wybrać rodzaj planu szkolenia: 

Scenariusz 1: Twoja firma przechodzi na nowe oprogramowanie do zarządzania projektami i wszyscy potrzebują szkolenia z jego obsługi. Ponieważ szkolenia będą prowadzone dla dużej grupy, skorzystasz z planu prowadzonego przez instruktora lub w stylu konferencji.

Scenariusz 2: Twoja firma chce promować swój business w mediach społecznościowych. Będzie to wymagało zaplanowania treści z wyprzedzeniem, więc przygotowujesz szkolenie w formie warsztatów, aby nauczyć członków zespołu, jak planować treści na różnych platformach społecznościowych.

3. Poznaj swój zespół

Oprócz wielkości grupy, przeanalizuj swój zespół, aby stworzyć skuteczny program szkoleniowy. Każda grupa ma inne doświadczenia, gdy przystępuje do szkolenia. Na przykład, jeśli odświeżasz wiedzę bieżących członków zespołu na temat najlepszych praktyk w mediach społecznościowych, możesz założyć, że mają oni pewną wiedzę podstawową. 

Podczas analizowania swojego zespołu zadaj sobie następujące pytania:

• Czy to szkolenie jest opcjonalne?

• Czy to szkolenie będzie bardziej skuteczne, jeśli będę współpracować z członkami zespołu?

• Jakie są mocne strony zespołu?

• Jak mogę sprawić, aby to szkolenie było przydatne dla zespołu? 

Członkowie zespołu będą prawdopodobnie bardziej podekscytowani szkoleniem, jeśli będzie ono ich dotyczyć. Spraw, aby szkolenie było przystępne, podając przykłady i angażując grupę. Wskaż mocne strony swojego zespołu i wykorzystaj je na swoją korzyść. Na przykład, jeśli Twój zespół jest najbardziej wydajny rano, odpowiednio ustal harmonogram szkoleń.

4. Stwórz cele szkolenia

Jak w przypadku każdego projektu, w planie szkolenia określisz cele, które chcesz osiągnąć. Zastanów się, co uczestnicy mają wynieść z Twojego szkolenia. 

Rozwińmy powyższy przykład. W przypadku szkolenia z marketingu w mediach społecznościowych Twoim celem może być, aby wszyscy uczestnicy:

• Zrozumienie wskaźników Google Analytics.

• Określ, z których platform społecznościowych korzystają odbiorcy firmy.

• Zrozumienie roli mediów społecznościowych w lejku marketingowym.

• Stworzenie jednej treści SEO, opublikowanie jej w mediach społecznościowych i śledzenie jej postępów.

Wykorzystaj cele szkolenia jako wymagania szkoleniowe. Możesz zdecydować, że uczestnicy muszą osiągnąć wszystkie cele edukacyjne, aby ukończone było szkolenie i opanowana została umiejętność.

5. Opracuj materiały szkoleniowe

Materiały szkoleniowe stanowią większość prezentacji. Niektóre materiały, np. prezentacja lub PowerPoint, pomagają przedstawić informacje zespołowi, podczas gdy inne, np. arkusz roboczy, angażują uczestników w lekcję. 

Materiały szkoleniowe mogą obejmować:

• prezentacje slajdów, 

• zeszyty ćwiczeń,

• filmy,

• Materiały do czytania online

• Standardowe procedury operacyjne i podręczniki szkoleniowe

• oceny.

Zaplanuj wszystkie potrzebne materiały i miej pod ręką dodatkowe materiały. Dzięki temu w dniu szkolenia będziesz przygotowany na nieoczekiwanych gości lub nieprzewidziane zdarzenia.

6. Wprowadź szkolenie w życie

Teraz możesz ukończyć program szkolenia i przedstawić go członkom zespołu. Aby poczuć się pewniej, zapisz swój program w formacie krok po kroku. Może on wyglądać mniej więcej tak:

1. Trener wita uczestników, wyświetlając na tablicy pierwszy slajd prezentacji PowerPoint.

2. Trener instruuje uczestników, aby otworzyli laptopy i przeszli na stronę internetową firmy.

3. Trener prezentuje slajdy w PowerPoint i instruuje uczestników, aby śledzili je na laptopach.

4. Trener wysyła arkusze.

5. Uczestnicy korzystają z laptopów i arkuszy roboczych, aby wykonać zadanie. 

6. Trener prosi uczestników o podzielenie się wrażeniami z ćwiczenia. 

7. Trener kończy prezentację w PowerPoint, która zawiera pytania do dyskusji.

8. Trener otwiera dyskusję na inne pytania. 

Chociaż program w pełni przygotuje Cię do szkolenia, nie bój się odejść od planu szkolenia podczas dyskusji, o ile konwersacja pozostaje na temat i jest produktywna.

7. Przejrzyj plan i wprowadź zmiany w razie potrzeby

Aby zapewnić skuteczność szkolenia, przejrzyj szablon planu szkolenia i postaraj się, aby był jak najlepszy. Udany plan szkolenia pomaga uczestnikom opanować proces. Jeśli masz do przekazania ważne informacje, ale grupa nie jest zaangażowana, prawdopodobnie nie zostaną one przez nią zarejestrowane.

Po przeprowadzeniu kilku szkoleń dokonaj ich podsumowania. Korzystając z informacji zwrotnych od uczestników i statystyk dotyczących ich opanowania umiejętności, zrewiduj swój plan szkolenia, aby lepiej odpowiadał potrzebom następnej grupy. 

Szablon i przykład planu szkolenia

Oto przykładowy plan szkolenia. W tym planie zespół stwierdził, że potrzebuje planu szkolenia w zakresie badania słów kluczowych w swojej firmie. Członkowie zespołu chcą wykorzystać ten kurs dla nowych pracowników, ale uważają również, że może on służyć jako kurs przypominający dla innych osób w biurze.

Skorzystaj z poniższego bezpłatnego szablonu planu szkolenia, aby rozwijać umiejętności swojego zespołu.

Utwórz plan szkoleń za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą

Aby utworzyć niestandardowe plany szkoleń, musisz wiedzieć, w jakich obszarach Twój zespół potrzebuje wsparcia. Oprogramowanie do zarządzania pracą oferuje ogólny przegląd wydajności zespołu, dzięki czemu możesz określić, w jakich obszarach szkolenie byłoby najbardziej pomocne.

Użyj Asana, aby wymieniać się pomysłami z innymi, udostępniać swój program i wprowadzać w nim zmiany. Dzięki temu wspólnemu narzędziu możesz opracować plan i podjąć działania w jednym miejscu.