Czym jest zasada Pareto (zasada 80/20)

Jaka jest pierwsza rzecz, którą robisz po przyjściu do biura? Większość osób najpierw sięga po kawę lub herbatę, później sprawdza e-maile, a następnie wyznacza priorytetowe zadania danego dnia. Z jakich technik skorzystać jednak, aby określić, co należy wykonać w pierwszej kolejności?

Jedną z popularnych metod określania priorytetów jest zasada Pareto, zwana również zasadą 80/20. Pomoże Ci ona wykryć zadania o największym wpływie oraz nadać im priorytet, zwiększając tym samym Twoją produktywność w ciągu całego dnia.

Czym jest zasada Pareto?

Zasada Pareto zakłada, że w wielu przypadkach 20% nakładów pracy i wysiłku odpowiada za 80% rezultatów. Innymi słowy, niewielki procent nakładu pracy może mieć duży efekt. Dobrze pamiętać o tym podczas wybierania, którym inicjatywom należy nadać priorytet, aby uzyskać jak największe rezultaty.

Zjawisko to znane jest pod kilkoma nazwami:

• Zasada Pareto

• Zasada 80/20 (nazwa najpopularniejsza)

• Prawo zasadniczej części

• Zasada rzadkości 

Zasada 80/20 nie jest sformalizowaną formułą matematyczną. Opisuje ona wyłącznie zjawisko, które można zaobserwować w ekonomii, biznesie, zarządzaniu czasem, a nawet sporcie.

Przykłady działania zasady Pareto:

• 20% roślin produkuje 80% owoców

• 20% klientów przynosi firmie 80% zysków

• 20% zawodników zdobywa 80% punktów

Jak używać zasady 80/20

Chociaż zasadę 80/20 można zastosować w prawie każdej branży, najczęściej stosuje się ją w biznesie i ekonomii. Dzieje się tak dlatego, że pomaga ona określić na czym należy się skupić, aby zmaksymalizować rezultaty.

Zasada Pareto mówi, że 80% rezultatów można osiągnąć wykonując 20% działań. Jeśli Twoją pracę można podzielić na mniejsze części, reguła Pareto pomoże wykryć, które z nich będą miały największy wpływ.

Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych przykładów wykorzystania tego narzędzia.

Produktywność

Możesz używać zasady 80/20, aby nadać priorytet zadaniom, które należy wykonać danego dnia.

Chodzi o to, aby wykonanie 20% zadań na Twojej liście przyniosło 80% rezultatów, które chcesz osiągnąć danego dnia. W tym celu należy określić, które zadania będą miały największy wpływ na Twój zespół i skoncentrować się na ich wykonaniu.

W tym celu stwórz listę wszystkich zadań, które chcesz wykonać danego dnia. Następnie, określ które z nich mają największy wpływ. Czy któreś z zadań wymaga współpracy z innymi członkami zespołu? Czy na Twojej liście znajdują się zadania blokujące realizację projektów? Może okazać się, że choć zadania są niewielkie, to mają one duży wpływ na resztę zespołu i sprawne wykonywanie procesów. 

Podejmowanie decyzji

Zasada Pareto może pomóc Ci w podejmowaniu trafnych decyzji podczas procesu podejmowania decyzji. W przypadku, kiedy istnieje wiele różnych powodów pojawienia się jednego problemu, zasada Pareto pomoże Ci wybrać właściwe rozwiązanie. Mechanizm działania jest w tym przypadku następujący:

1. Określ, z jakimi problemami boryka się Twój zespół. To właśnie te kwestie chcesz rozwiązać w ramach procesu podejmowania decyzji.

2. Określ przyczyny występowania tych problemów. Korzystanie z narzędzi takich jak „metoda 5 razy dlaczego” pozwala znaleźć wszystkie przyczyny występowania problemów, które chcesz rozwiązać.

3. Podziel problemy na mniejsze grupy. Jeśli niektóre przyczyny są do siebie podobne, teraz możesz podzielić je na grupy według kategorii. Dzięki temu łatwo dowiesz się, czy istnieje jedno rozwiązanie, które poradzi sobie z wieloma problemami. 

4. Do każdego z problemów przypisz ocenę, która opisuje jego wpływ na organizację. Ocena może mieć formę liczby w skali od 1 do 10 lub kwoty (np. przychodów).

5. Opracuj plan skoncentrowany na rozwiązaniu 20% najważniejszych problemów. Idea polega na tym, by znaleźć jedno rozwiązanie dla kilku problemów. Wybierz kwestie znajdujące się w górnym zakresie 20% kierując się przypisanymi wcześniej ocenami. Po określeniu priorytetów, skorzystaj ze strategii rozwiązywania problemów, aby opracować plan, który umożliwi rozwiązanie 80% z nich.

Przykład korzystania z zasady 80/20 w procesie podejmowania decyzji: 

Załóżmy, że pracujesz dla firmy zajmującej się e-commerce. Podczas analizy stu skarg, które ostatnio wpłynęły do biura obsługi klienta okazuje się, że duża ich część dotyczyła produktów uszkodzonych podczas dostawy. Twój zespół sprawdza, ile pieniędzy otrzymali klienci w formie zwrotów i okazuje się, że 80% zwrotów pieniędzy dotyczyło uszkodzonych produktów. Priorytetem Twojej organizacji jest uniknięcie zwracania pieniędzy za uszkodzone produkty, więc ten problem należy szybko rozwiązać. 

Twój zespół decyduje się na zmianę opakowania, dzięki czemu będzie ono lepiej chroniło Twoje produkty podczas wysyłki. Rozwiąże to problem skarg klientów na temat zniszczonych produktów.

Kontrola jakości

Analiza i wykres Pareto to kluczowe narzędzia używane w ramach metodologii kontroli jakości Six Sigma. 

Stosowanie wykresu Pareto w ramach metody Six Sigma umożliwia przedstawienie danych w formie wizualnej, aby dowiedzieć się, które z nich mają najwyższy priorytet. Głównym celem metodyki Six Sigma jest zmniejszenie liczby odchyleń od procesu, co z kolei ma doprowadzić do zwiększenia produkcji. Wykresy Pareto są często stosowane jako jedno z narzędzi metody Six Sigma, ponieważ dzięki nim można łatwo wykryć na czym polega większość odchyleń od procesu. 

Zalety zasady Pareto

Największą zaletą zasady Pareto jest to, że umożliwia ona osiągnięcie maksymalnych rezultatów przy minimalnym nakładzie pracy, dzięki czemu Twój zespół pracuje sprawniej i może skoncentrować się na konkretnych inicjatywach.

Zasada 80/20 pozwala na szybszy wzrost wskaźników poprzez właściwą priorytetyzację inicjatyw.

Inne korzyści płynące z korzystania z zasady Pareto:

• Określanie jasnych priorytetów dla Ciebie i członków Twojego zespołu

• Zwiększona produktywność

• Możliwość podzielenia pracy na łatwiejsze do wykonania części

• Większa koncentracja na strategii

Wady zasady 80/20

Stwierdzenie, że w myśl zasady Pareto możliwe jest osiągnięcie 80% rezultatów przy 20% nakładzie pracy, jest błędne. Nie zawsze tak się dzieje. Liczby 80 i 20% nie odnoszą się do nakładu pracy, ale do związku przyczynowo-skutkowego wykonywanych przez Ciebie działań. Celem nie jest zminimalizowanie wysiłku, ale skoncentrowanie go na konkretnych zadaniach, które będą miały większy wpływ. Żeby otrzymać rezultaty na poziomie 80%, konieczne jest włożenie 100% starań w wykonanie 20% priorytetowych działań.

Kolejną wadą zasady 80/20 jest to, że czasem członkowie zespołu nie pamiętają o wykonywaniu mniej ważnych zadań. Jeśli skoncentrujesz się wyłącznie na wykonywaniu priorytetowych działań, zapominając przy tym o codziennych zadaniach, takich jak sprawdzenie wiadomości e-mail czy innej korespondencji, łatwo jest coś przegapić. Należy wiec znaleźć równowagę pomiędzy rutyną a zasadą 80/20. Może w tym pomóc technika Time Boxing czy metoda Getting Things Done (GTD). 

Połącz zadania z celami w Asanie

Jednym z ważnych zadań lidera jest znalezienie różnych sposobów, które pomogą zespołowi zwiększyć produktywność. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może zaoszczędzić czas, porządkując projekty i zadania zespołu, umożliwić udostępnianie plików oraz komentarzy i informacji zwrotnych w jednym miejscu.