Jak dostawca rozwiązań technologicznych za pomocą Asana Studio skrócił czas poświęcany na pracę ręczną

Taco Technologies pomaga organizacjom różnej wielkości i typu, od szkół i kancelarii prawnych po biblioteki i małe firmy, zarządzać systemami, z których korzystają na co dzień. 

Dzięki doświadczeniu w zakresie druku, przepływów pracy z dokumentami i technologii w miejscu pracy, od dziesięcioleci jest ona partnerem dla zespołów, które chcą uprościć przepływ pracy między narzędziami. 

W ostatnich latach firma Taco rozszerzyła swoją ofertę poza druk, przenosząc punkt ciężkości na sprzedaż bezpośrednią, pomagając organizacjom we wdrażaniu narzędzi do zarządzania miejscem pracy, takich jak Asana i Odoo, oraz wspierając szerszy zakres potrzeb operacyjnych.

Jednak rozwój wiązał się ze zwiększeniem złożoności. Większa liczba produktów i klientów oznaczała więcej zleceń i rosnącą liczbę zadań wykonywanych ręcznie za pomocą udostępnianych dokumentów i wątków e-mail. 

Aby rozwiązać ten problem, firma Taco skorzystała z Asana Studio, aby zautomatyzować rutynowe zadania i stworzyć spójne przepływy pracy. Rezultat? Znacznie skrócono czas spędzany na zadaniach administracyjnych, co pozwoliło zespołom skupić się na realizacji projektów bez typowych wąskich gardeł. Dzięki tej innowacji firma została wyróżniona tytułem Partnera Asany w zakresie przyszłości pracy z wykorzystaniem AI (APAC) podczas szczytu partnerów.

„Powiedzieć, że to stopniowo zmienia nasz business, to mało powiedziane” – mówi Charlie Masters, dyrektor generalny Taco. 

Automatyzacja przyjmowania zleceń i planowania migracji

Jeden z najbardziej wpływowych przykładów zastosowania w firmie Taco rozpoczął się w bardzo znanym miejscu: w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Menedżerowie ds. obsługi technicznej klientów regularnie otrzymują od dystrybutorów lub klientów złożone wnioski dotyczące migracji, takie jak przejście z lokalnych systemów zarządzania drukiem na rozwiązania w chmurze. Zgłoszenia te zawierają różne szczegóły dotyczące klienta i specyfikacje techniczne, a także proste pytanie: co dalej?

Wcześniej odpowiadanie na te e-maile oznaczało godziny ręcznych badań i dokumentacji. Obecnie ten proces odbywa się za pośrednictwem Asana Studio: dzięki przejrzystemu przyjmowaniu zgłoszeń, badaniom opartym na sztucznej inteligencji i strukturze wielokrotnego użytku do generowania gotowych do wdrożenia planów w ciągu kilku minut, a nie dni.

„Stworzyliśmy stanowisko analityka wsparcia technicznego, które [nasz menedżer ds. obsługi technicznej] wykonywał samodzielnie. Zajęłoby mu to kilka dni – wiele spotkań, wiele pytań i odpowiedzi” – mówi Charlie. „Teraz możemy powierzyć tę pracę w całości Asana Studio”.

Oto przykład takiego przepływu pracy, w którym wykorzystano fikcyjną organizację i pracowników:

Krok 1: ustrukturyzowany formularz zgłoszeniowy zastępuje e-mail

Zamiast polegać na wątkach e-mail ad hoc, aby rozpocząć wnioski o migrację, Taco używa standardowego formularza Asana, połączonego z projektem przyjmowania, do zbierania szczegółów wniosku. Formularze zawierają spójne pola, takie jak:

• nazwa firmy i osoba zgłaszająca;

• numer referencyjny klienta;

• liczba i typy urządzeń wielofunkcyjnych (MFD),

• kluczowe funkcje środowiska drukowania (np. wersja mobilna, zintegrowane skanowanie);

• Pytania warunkowe, które dostosowują się do odpowiedzi

Takie podejście gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte i tworzy czysty ślad danych, ułatwiając zespołom (i AI) rozpoczęcie pracy.

Krok 2: AI sprawdza wnioski i przygotowuje zalecenia

Po przesłaniu formularza zadanie jest automatycznie kierowane do sekcji „Badania” w projekcie przyjmowania zleceń, gdzie przejmuje je przejmuje przepływ pracy Asana Studio Taco.

Tutaj sztuczna inteligencja działa jak analityk ds. badań technicznych i wsparcia, którego zadaniem jest ocena ryzyka, przedstawienie kluczowych szczegółów i opracowanie planu migracji w oparciu o ustalone najlepsze praktyki.

W tym celu AI korzysta z zestawu wewnętrznych zasobów dostarczanych jako kontekst w zapleczu Asana Studio, w tym przewodnika po migracji zawierającego ponad 25 stron, powiązanego projektu wdrożeniowego z historycznymi danymi klienta oraz jasnych wytycznych dotyczących tonu, struktury i formatowania.

Sztuczna inteligencja ocenia przesłany formularz w tym kontekście, aby określić, czy zawiera on wystarczającą ilość informacji, aby kontynuować. Jeśli nie, oznacza zadanie i przenosi je do sekcji „Nieudane zgłoszenie”, oszczędzając zespołom czasu na poszukiwanie brakujących szczegółów i zapewniając, że tylko gotowe do realizacji wnioski będą kontynuowane.

Krok 3: Automatyczne generowanie szczegółowego planu migracji

Jeśli wniosek przejdzie kontrolę, AI automatycznie generuje nowe zadanie z pełnym podsumowaniem migracji. Wynik zawiera:

• ważne informacje o kliencie i dystrybutorze, takie jak dane kontaktowe i referencje;

• Lista potencjalnych blokad lub trudności, które mogą mieć wpływ na projekt

• Plan migracji krok po kroku, wraz z zalecanymi działaniami, szacunkami czasowymi i uwagami technicznymi

Nie są to ogólne listy rzeczy do zrobienia, ale wielotygodniowe plany wdrożenia obejmujące wszystko, od przeglądów prawnych i kontroli infrastruktury po testy pilotażowe i pełne wdrożenie. Każdy plan jest dostosowany do konkretnego zlecenia i opiera się na wiedzy specjalistycznej.

„To, co zrobiliśmy, to przekształcenie [naszego dokumentu z wytycznymi] w część naszego przepływu pracy” – mówi Charlie. „Dzięki temu możemy teraz w kilka minut przekształcić tę wiedzę w plan. To dla nas ogromna korzyść”.

Krok 4: człowiek sprawdza plan przed przejściem dalej

Po ukończeniu planu migracji wygenerowanego przez sztuczną inteligencję jest on przekazywany do sprawdzenia przez członka zespołu technicznego. Zamiast tworzyć plany od zera, członkowie zespołu sprawdzają szczegóły i zatwierdzają je przed rozpoczęciem wdrażania.

To prosta zmiana, która robi dużą różnicę: oszczędność co najmniej jednego dnia w tygodniu przy jednoczesnym zachowaniu jakości, której oczekuje klient.

Nie chodzi o zastąpienie wiedzy specjalistycznej, ale o jej skalowanie. „Nie możesz po prostu pozwolić, aby sztuczna inteligencja wykonywała pracę za Ciebie” – mówi Charlie. „Nie o to chodzi. Chodzi o to, że pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu i jest tak dobrze zintegrowane z przepływem pracy, że sprawia, że jest on bardziej spójny i łatwiejszy do sprawdzenia. Ludzka wiedza specjalistyczna jest nadal bardzo ważna”.

Dzięki Asana Studio Taco przekształcił ręczny, czasochłonny przepływ pracy w powtarzalny system, który zapewnia dokładne, wysokiej jakości plany migracji przy znacznie mniejszym wysiłku.

Odzyskiwanie czasu dzięki asystentowi wykonawczemu opartemu na AI

Taco nie poprzestało na technicznych przepływach pracy. Prezes firmy, Jonathan Milne, skonfigurował wirtualnego asystenta wykonawczego przy użyciu Asana Studio, aby sortować i przekierowywać zadania bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej.

System ocenia przychodzące zadania na podstawie szczegółowego zestawu kryteriów zdefiniowanych przez Jonathana, a następnie automatycznie wysyła je we właściwe miejsce. Na przykład:

• Prośby o faktury są kierowane do zespołu ds. księgowości

• Potencjalni klienci z dziedziny rozwoju biznesu są przypisywani do odpowiedniego członka zespołu przywódczego

• Możliwości współpracy i zgłoszenia są kategoryzowane i wysyłane do interesariuszy

• Ogólne zadania są przypisywane na podstawie ich treści i priorytetu

Dzięki zautomatyzowaniu tego rodzaju sortowania skrzynki odbiorczej zadania są wykonywane szybko, spójnie i bez pomijania niczego.

„Jego skrzynka odbiorcza jest pełna” – mówi Charlie. „Dzięki zleceniu sortowania skrzynki odbiorczej wirtualnemu asystentowi wykonawczemu, może on skupić się na innych zadaniach i zaoszczędzić czas”. Wpływ jest nie tylko operacyjny, ale także osobisty.

„Teraz częściej je obiad” – dodaje Charlie. „To brzmi głupio, ale często mówi się, że sztuczna inteligencja pozwoli przywódcy zaoszczędzić czas na wykonywanie strategicznych zadań. Daje Ci to po prostu trochę więcej przestrzeni, aby być świetnym. A jeśli świetny oznacza wykonywanie zadań strategicznych, to jest to wspaniałe. Jeśli świetnie oznacza, że możesz regularnie jeść obiad, to też jest wspaniałe”.

Budowanie na wczesnym sukcesie

Po pierwszych sukcesach Taco rozszerza obecność Asana Studio w całej firmie. Zespół aktywnie współpracuje z każdym działem, aby zidentyfikować możliwości o dużym wpływie, niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie nowych systemów segregacji, budowanie wewnętrznych przepływów pracy w celu wspierania różnych potrzeb klientów, czy też pomaganie zespołom w skuteczniejszym zarządzaniu potrzebami interesariuszy.

„Aktywnie współpracujemy ze wszystkimi zespołami, aby znaleźć więcej etapów sortowania i wsparcia we wszystkich naszych przepływach pracy” – mówi Charlie.

Kontynuują również doskonalenie tego, co już zbudowali, planując z czasem rozwijać przepływy pracy w oparciu o rzeczywiste wykorzystanie. Potencjalne planowane aktualizacje obejmują dodawanie recenzentów do niekompletnych zgłoszeń i płynniejszą integrację planów AI z procesami resellerów.

W miarę jak zespół Taco kontynuuje wdrażanie Asana Studio w całej organizacji, postrzega to narzędzie nie jako substytut swojej wiedzy, ale jako sposób na podwojenie pracy, która ma znaczenie, bez zwiększania nakładu pracy.

„Nie musisz od razu osiągnąć perfekcji, aby zaoszczędzić czas” – mówi Charlie. „Po prostu zacznij działać. Zrozum, że nie zastępuje ona Twojej pracy. Pomaga wykonywać ją bardziej efektywnie i konsekwentnie”.