Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do skutecznego zarządzania celami

Cele nadają strukturę ogólnym planom dotyczącym Twojej firmy, ale są one przydatne tylko wtedy, gdy możesz na ich podstawie podejmować określone działania. 

Lotte Vester, dyrektor ds. strategii organizacyjnej w Asanie, kieruje procesem, który pomaga zespołom realizować cele. Pomaga przekształcać ogólne inicjatywy w precyzyjne cele i kluczowe rezultaty (OKR-y) dla dynamicznych zespołów w Asanie. Jednak ona sama stanowi zespół jednoosobowy, a Asana to złożona, globalna organizacja. Dlatego nie próbuje robić tego sama. Zamiast tego korzysta z produktu, o którym wie, że może jej pomóc w organizowaniu i realizowaniu celów – Asany.

Wyzwania związane z zarządzaniem celami

Szybkość i wydajność pozwalają przedsiębiorstwom tworzyć produkty i wprowadzać je na rynek z zyskiem. Dlatego wyznaczają cele, które pomagają im działać szybciej, przy użyciu mniejszych zasobów.

Dla Vester prędkość jest kluczowym priorytetem. „Zarządzanie celami powinno pomagać Ci szybko podejmować dobre decyzje. Musisz mieć wbudowaną elastyczność, aby móc szybko reagować, gdy zmieniają się okoliczności lub gdy napotykasz na swojej drodze przeszkody”.

Szybkość jest jednak trudna do osiągnięcia. Wiele dużych firm dysponuje rozbudowanym stosem technologicznym, ale te narzędzia mogą być od siebie odrębne. Możesz wyznaczyć cel w jednym narzędziu, wykonać pracę w innym, a współpracować z zespołami w jeszcze innym. Wszystko to należy aktualizować oddzielnie, ręcznie. Kiedy praca zostanie ukończona, trudno jest ponownie powiązać ją z celem, który był jej pierwotnym źródłem.

Wiele firm boryka się z celami, które można „po prostu ustawić i o nich zapomnieć”. Ktoś przedstawia swoje cele na slajdzie. Jednak gdy pracownicy są zajęci codziennymi zadaniami, zapominają o nich. Dlatego tak ważne jest, aby praca była bezpośrednio powiązana z naszymi celami. W ten sposób zapewniamy przejrzystość, widoczność i koncentrację na realizacji naszych najważniejszych inicjatyw firmowych.”

Samo wyznaczanie celów często odbywa się w sposób rozproszony, a zespoły pracują oddzielnie, aby wyznaczać i realizować swoje indywidualne priorytety. Jednak możliwość współpracy między zespołami jest niezbędna do realizacji celów i zwiększenia zaangażowania.

W wielu firmach – zwłaszcza tych większych – pobieranie informacji z wielu różnych źródeł i praca na ich podstawie może spowalniać pracę, powodować brak przejrzystości dla kierownictwa oraz znacznie utrudniać śledzenie, aktualizowanie i raportowanie celów. A kiedy tracisz z oczu swoje cele, tracisz z oczu wizję firmy. Stawiając cele na pierwszym planie i łącząc je ze swoją pracą, możesz je wykorzystywać do osiągania wyników.

4 sposoby, w jakie Asana pomaga tworzyć powiązane ze sobą i istotne cele

1. Ustandaryzowane cele dzięki szablonom 

Wiele firm zdaje sobie sprawę, że cele są ważne, ale pracownicy rzadko są szkoleni w zakresie projektowania i tworzenia skutecznych celów. Rezultat? Każdy robi to inaczej. Ta niespójność utrudnia mierzenie wpływu.

Nie oznacza to jednak, że to Vester musi opracowywać i weryfikować każdy cel tworzony w Asanie. Zamiast tego tworzy szablony celów o dokładnie takim formacie i z takimi szczegółami, jakie powinny zawierać cele tworzone przez zespoły. Następnie, gdy zespół lub dana osoba jest gotowa, aby rozpocząć pracę nad nowym celem lub kluczowym rezultatem (KR), ma już do dyspozycji gotową strukturę – zamiast zaczynać za każdym razem od zera. Dzięki temu Asana może ujednolicić strukturę celów i sposób ich komunikowania w całej firmie.

2. Mniej czasu spędzanego na korzystaniu z AI 

Vester może ustandaryzować tworzenie celów za pomocą szablonów, ale co, jeśli zaczynasz od zera? A może w Twojej firmie to kierownicy działów odpowiadają za tworzenie i standaryzację wszystkich celów? W takim przypadku funkcja inteligentnych celów w Asanie może pomóc Ci rozpocząć pracę. Wprowadzasz opis tego, co chcesz osiągnąć, a sztuczna inteligencja przygotuje dla Ciebie roboczą wersję celu na podstawie poprzednich celów lub dotychczasowych danych dotyczących wydajności.

W miarę realizacji celów rozsyłanie aktualizacji może być żmudne i czasochłonne. Jednak dzięki sztucznej inteligencji Asana umożliwia szybkie i łatwe podsumowywanie postępów. Vester korzysta z funkcji inteligentnego statusu, aby wygenerować wersję roboczą aktualizacji statusu za pomocą AI. W zaledwie kilka chwil ma podsumowanie postępów i blokad, które może udostępnić zespołom i kierownictwu.

3. Mniej pracy manualnej dzięki automatycznym zestawieniom postępów 

Gdy praca i cele znajdują się w oddzielnych miejscach, musisz ręcznie aktualizować informacje o postępach. Jednak w Asanie cele są połączone z projektami i codziennymi zadaniami, które je wspierają. Gdy ktoś ukończy zadanie, postęp ten jest natychmiast widoczny w czasie rzeczywistym w ramach celu. 

Funkcje śledzenia postępów w czasie rzeczywistym w Asanie zapewniają kompleksowy przegląd postępów w realizacji celów. Funkcja ta jest płynnie zintegrowana z pulpitami nawigacyjnymi, dzięki czemu interesariusze nie muszą czekać na aktualizację statusu, aby go sprawdzić. 

4. Scentralizowany obszar roboczy

W wielu firmach cele są rozproszone w różnych miejscach, takich jak prezentacje, arkusze kalkulacyjne i dokumenty. Jednak ta rozproszona metoda bardzo utrudnia utrzymanie powiązania z celami, ich zrozumienie i zapewnienie interesariuszom odpowiedniej widoczności. Właśnie dlatego zintegrowana platforma Asana jest tak ważna.

Nawet najważniejsze cele firmy znajdują się w Asanie, gdzie każdy może je zobaczyć. Zapewnia to przejrzystość. Pracownicy mogą zobaczyć cele firmowe, cele zespołowe i cele indywidualne – oraz to, w jaki sposób są one ze sobą powiązane. Pomaga to motywować zespoły, ponieważ każdy wie, że jego praca ma wpływ na działania o szerszym zasięgu. Tworzy to środowisko oparte na współpracy, łączące różne zespoły i ich pracę na rzecz realizacji wspólnych celów.

Dobrze zorganizowane cele to cele wykonalne

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi może zmienić sposób, w jaki firmy osiągają swoje najbardziej ambitne cele. Dzięki centralizacji celów, ustandaryzowaniu procesu ich tworzenia za pomocą szablonów oraz wykorzystaniu sztucznej inteligencji do skutecznego śledzenia i aktualizowania celów, Asana nie tylko usprawnia proces wyznaczania celów, ale także promuje kulturę opartą na przejrzystości, współpracy i elastyczności. 

Sprawdź, w jaki sposób możesz szybciej opracowywać i realizować najważniejsze cele swojej firmy dzięki Asanie.