Asana pozwala nam na wdrożenie zarządzania projektami w całej organizacji bez poświęcania czasu na szkolenia, ponieważ platforma jest bardzo łatwa w obsłudze. Zarówno młodsi specjaliści, jak i kadra kierownicza pracują optymalnie w Asanie.

Aleksandra Sulimko, dyrektor ds. zasobów ludzkich

Jak Asana pomaga TheSoul Publishing pracować inteligentniej

Scentralizowana praca i zespoły

TheSoul Publishing zarządza niezwykle złożonymi przepływami pracy i oszałamiającymi liczbami w zakresie produkcji. Aby utrzymać wydajność i móc się rozwijać, firma zdecydowała się na Asanę, aby pracować w sposób bardziej zorganizowany, usprawniony i efektywny. 

Teraz, dzięki lepszej widoczności i bardziej wydajnym procesom, TheSoul Publishing jest w stanie działać szybciej niż kiedykolwiek dzięki Asanie. 

Uproszczenie złożonych przepływów pracy dzięki organizacji i strukturze

W dziale tworzenia treści każda treść zajmuje dni, a nawet miesiące i jest tłumaczona na nawet 19 języków.

Anastasiia Vinogradova jest producentem wykonawczym marki La La Life, zbioru trzech kanałów YouTube, które produkują filmy komediowe z elementami muzycznymi. Organizowanie projektów w Asanie eliminuje potrzebę dodatkowej komunikacji i spotkań statusowych. 

Organizowanie pracy w celu zwiększenia przejrzystości

• Każdy film odpowiada jednemu projektowi w Asanie – lub więcej, w zależności od tego, na ile języków jest tłumaczony, ile typów mediów jest zaangażowanych i na ilu kanałach mediów społecznościowych będzie rozpowszechniany.

• Wszystkie projekty są zorganizowane w portfolio w Asanie, dzięki czemu Anastasiia ma ogólny wgląd w to, na jakim etapie znajduje się każdy film w cyklu produkcyjnym. 

• Korzysta z osi czasu portfolio, by sprawdzić, kiedy treść będzie gotowa do opublikowania, a do raportowania używa pulpitów nawigacyjnych. 

Optymalizacja produkcji za pomocą szablonów niestandardowych

• Zespół produkcyjny rozpoczyna każdy nowy projekt związany z tworzeniem treści, powielając szablon Asany, który zawiera wszystkie etapy utworzenia wideo podzielone na sekcje – takie jak zbieranie pomysłów, pisanie scenariusza, zamawianie muzyki lub animacji, nagrywanie i wszystkie etapy postprodukcji. 

• Jeden film może obejmować setki zadań, które angażują zespoły specjalistów, takie jak zespoły odpowiedzialne za animację i projektowanie dźwięku.

Kiedy otwieramy projekt, od razu widzimy, co już zostało zrobione, a co jeszcze jest do zrobienia. Nie potrzebujemy dodatkowej komunikacji na ten temat.

Anastasiia Vinogradova, producent wykonawczy

Automatyzacja umożliwia bardziej wydajny i skuteczny proces wdrażania nowych pracowników

Aleksandra Sulimko, dyrektor ds. zasobów ludzkich, kieruje globalnym działem HR i komunikacji wewnętrznej, w którym nadzoruje cały cykl życia pracownika, począwszy od przyjęcia nowej osoby do firmy. A to nie lada wyczyn, biorąc pod uwagę, że TheSoul Publishing zatrudnia średnio 100 nowych osób miesięcznie. 

Firma TheSoul Publishing stworzyła zautomatyzowany proces wdrażania nowych pracowników, integrując Asanę ze swoim systemem zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). Dzięki temu zespół HR nie tylko jest ze wszystkim na bieżąco, ale także może zadbać o pozytywne wrażenia nowych pracowników i zapewnić im dostęp do wszystkich informacji o firmie. „Ucz się przez działanie” – mówi Aleksandra. „Asana to idealne narzędzie do wdrażania nowych pracowników i pomaga naszemu zespołowi skutecznie replikować naszą pracę”.

Potężne integracje do automatyzacji wdrażania nowych pracowników

• Aby rozpocząć proces wdrażania, rekruter po prostu wpisuje imię i nazwisko kandydata oraz datę rozpoczęcia do swojego systemu HR, BambooHR, który jest zintegrowany z Asaną za pośrednictwem API. 

• To uruchamia w pełni zautomatyzowaną sekwencję wdrażania nowego pracownika w projekcie w Asanie, zaczynając od preboardingu – zadań zaplanowanych przed pierwszym dniem pracy, takich jak otrzymanie komputera i karty parkingowej. 

• Pierwszego dnia nowo zatrudnionym pracownikom przypisany zostaje automatycznie wygenerowany projekt w Asanie, który jest dostosowany do ich konkretnego działu. Ten projekt pomaga im poznać kulturę firmy, podpisać dokumenty pracownicze i przećwiczyć korzystanie z firmowych narzędzi.

Formularze centralizują przyjmowanie zleceń, aby ograniczyć bezproduktywne zajęcia

• Dział HR korzysta z zestawu formularzy Asany

  Formularze, które pomagają pracownikom składać wewnętrzne wnioski HR. 

• Istnieją formularze na każdą potrzebę, w tym wnioski o wyjazdy służbowe, awanse, szkolenia i relokacje. 

• Reguły w Asanie automatycznie klasyfikują zgłoszenia i przekształcają je w zadania w Asanie, w których dział HR może skontaktować się z pracownikiem, aby wszystko odbywało się w jednym miejscu. 

• Formularze są wykorzystywane we wszystkich działach operacyjnych w firmie, a pracownicy TheSoul Publishing przesyłają blisko 7000 formularzy miesięcznie.

Asana pomogła nam usprawnić zarządzanie projektami w firmie, pokazując nam, jak osiągnąć większą przejrzystość w zarządzaniu zasobami. Dla nas to najważniejsza korzyść, ponieważ przejrzystość jest podstawową wartością firmy.

Aleksandra Sulimko, dyrektor ds. zasobów ludzkich

Płynniejsze procesy IT dla większej widoczności

W 2020 r. inicjatywa działu IT dotycząca ujednolicenia planowania kwartalnego nie poszła zgodnie z planem, ponieważ ich poprzedni system zarządzania zadaniami nie obsługiwał planowania na poziomie wielkości i skali firmy. Obecnie wszystkie procesy IT są zarządzane w Asanie, co zapewnia większą przejrzystość i lepsze powiązanie działań IT z działalnością biznesową. 

Upraszczanie złożonych projektów IT

• Asana pomaga działowi IT skutecznie poruszać się po złożonych projektach, takich jak ich autorska platforma do zarządzania treściami, dzięki lepszej hierarchizacji, współpracy i jasnym terminom. 

• Osiągnęli swój początkowy cel, jakim było ujednolicenie planowania kwartalnego w całej firmie, a każdy dział w TheSoul Publishing ma teraz dedykowane portfolio w Asanie, zawierające ich projekty i plany.

Zwiększenie liczby ukończonych projektów (z pełną widocznością)

• Dział IT wykorzystuje dane z Asany do raportowania odsetka projektów ukończonych w każdym kwartale, co ułatwia zrozumienie zdolności zespołu do realizacji projektów i rozliczanie właścicieli projektów. 

• Od czasu wdrożenia Asany ten wskaźnik realizacji projektów znacznie się poprawił – na przykład w dziale IT odsetek ukończenia projektów wzrósł do 100%.

Dzięki przejrzystości, jaką zapewnia Asana, można łatwo sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i włączyć w pracę innych członków zespołu, aby uzyskać informacje zwrotne. Kamienie milowe i terminy motywują wszystkich do szybszej pracy.

Alexey Baranov, kierownik ds. rozwoju działu IT

Szybki rozwój wewnętrzny i zewnętrzny dzięki Asanie

Asana pomogła usprawnić realizację projektów i połączyć działy w TheSoul Publishing. Przejrzystość w zakresie obowiązków i terminów pomaga pracownikom wykonywać zadania na czas, co oznacza, że firma TheSoul Publishing może szybciej realizować nowe pomysły, tworzyć bardziej angażujące treści dla swoich fanów i mieć większą swobodę eksperymentowania i wprowadzania innowacji.