Założona w 2004 roku przez Becky Brown firma zapewniająca kompleksową obsługę z zakresu księgowości, rachunkowości i HR została przejęta przez trzech przedsiębiorców technologicznych – Erika Page'a, Russella Benaroyę i Raja Kapadię w 2018 roku. Jako doświadczeni przedsiębiorcy wiedzieli oni z własnego doświadczenia, jak trudne jest zajmowanie się zapleczem organizacyjnym. Eric, Russel i Raja połączyli siły z Becky w charakterze partnerów i postanowili zrobić coś prostego, a jednocześnie niezwykle istotnego: zapewnić poczucie bezpieczeństwa przedsiębiorcom, że ich dokumentacja zawsze prowadzona jest w odpowiedni sposób. Chcieli oni również zapewnić klientom statystyki na podstawie danych finansowych, aby pomóc im bez obaw zaplanować przyszłość firmy.

Czworo partnerów zmieniło nazwę firmy na Stride i zwiększyło przychód o 100% oraz liczbę pracowników do ponad 35 w ciągu jednego roku. Ich klienci pochodzą z różnych branż i zazwyczaj posiadają 5–50 pracowników osiągających roczne przychody w wysokości 1–25 mln USD.

Potrzeba struktury i procesu

Podczas gdy Eric skupia się na operacjach i zarządzaniu klientami, Russel kieruje programami generowania przychodów i akwizycji w firmie. W momencie gdy dwóch partnerów rozpoczęło zmiany i tworzenie biznesu, szybko zauważyli też, że potrzebują:

• Ustanowić strukturę i procesy, aby pomyślnie rozwijać i skalować business.

• Scentralizować całą pracę, aby zapewnić przejrzystość i widoczność w całej firmie, jako że zespół pracuje zdalnie w różnych strefach czasowych.

Po przetestowaniu kilku narzędzi do zarządzania pracą, Eric i Russell wybrali Asanę ze względu na jej intuicyjny interfejs użytkownika, elastyczność w zarządzaniu różnorodnymi przepływami pracy i wysoką przejrzystość wizualną. Zauważyli też, że z Asaną możliwa jest rezygnacja z innych narzędzi, ponieważ umożliwia ona scentralizowanie wszystkich informacji w jednym miejscu.

Wdrożenie całej firmy

Aby zespół mógł zapoznać się z nowym poziomem przejrzystości i sposobem pracy, Eric i Russell przyjęli podejście „nauki przez praktykę” przy wdrażaniu Asany. Najpierw każdy członek zespołu przyswoił podstawy Asany, a następnie każde nowe zadanie było planowane i przypisywane przy użyciu tego narzędzia, zamiast przez arkusze, wiadomości e-mail, czy na spotkaniach.

Dzięki Asanie w każdej chwili wiemy, na jakim etapie znajduje się praca z każdym klientem, dzięki czemu możemy na bieżąco rozwiązywać problemy. Pomogło to nam w zwiększeniu długookresowej wartości klienta, co z kolei przekłada się na znaczący przyrost wartości dla nas.

Eric Page, współzałożyciel i partner

Podczas gdy podejście „nauki przez praktykę” Erika i Russella pomogło we wdrożeniu pracowników do Asany, jej wykorzystanie w zespole księgowym oraz wśród pracowników HR znacząco wzrosło po utworzeniu tablicy do śledzenia statusu klientów. W tym projekcie każdy lider ds. klientów może określić status relacji z klientem i w ten sposób uzyskać większe wsparcie przed eskalacją problemów.

Szybszy wzrost dzięki większej przejrzystości

Aktualnie zespół Stride zarządza całą pracą w Asanie – od wyznaczania celów biznesowych, po wdrażanie nowych pracowników. Niektóre ze sposobów, w jaki wykorzystuje Asanę, aby działać wydajniej, obejmują:

• Śledzenie OKR-ów: każda osoba może w dowolnym momencie sprawdzić najważniejsze cele, do osiągnięcia których zmierza firma, oraz wszystkie zadania składające się na ich realizację. Pracownicy są również zachęcani do przekazywania własnych pomysłów dotyczących każdego celu, z których potem korzystają zespoły podczas planowania sprintów.

• Opinie od klientów: klienci mogą teraz przekazywać opinie przy użyciu Formularzy Asany. W ten sposób żadna informacja nie umknie niczyjej uwadze, a członek zespołu odpowiedzialny za daną funkcję lub obszar biznesu może podjąć odpowiednie działania.

• Plany rozwoju osobistego: główną zasadą w firmie jest „inwestowanie w siebie”. Pracownicy korzystają z Asany, aby śledzić plany rozwoju osobistego i dzięki temu wiedzieć, w jakim obszarze czynią postępy oraz nad czym powinni się skupić, aby osiągnąć swoje osobiste cele.

• Wdrażanie nowych pracowników: każdy nowy pracownik Stride otrzymuje podczas pierwszego dnia plan wdrożenia w Asanie, dzięki czemu posiada wszystkie potrzebne do osiągnięcia sukcesu informacje oraz zna kluczowe kamienie milowe, nad którymi powinien pracować podczas swoich pierwszych 30 dni.

• Spotkania: jako, że zespół był w stanie ograniczyć większość spotkań dzięki monitorowaniu statusu projektów w portfolio, kiedy już dochodzi do spotkań, oscylują one wokół znajdowania odpowiedzi na najistotniejsze pytania, a nie przekazywania aktualizacji statusu.

Patrząc w przyszłość

Dzięki przeniesieniu pracy do Asany każda osoba w firmie Stride ma głos w sprawie priorytetyzacji zadań i ich realizacji w ramach organizacji. Pracownicy są bardziej zaangażowani i pracują z większą efektywnością, ponieważ mogą dzielić się pomysłami oraz znają cele, do których dążą. Rezultat? Skupiony, mniej zestresowany zespół oraz podwojony wzrost firmy drugi rok z rzędu.

Rozproszenie uwagi jest dość kosztowne, więc staramy się wyeliminować jego przyczyny wszędzie, gdzie to możliwe. Dzięki Asanie pracownicy mogą skupić się na przepływie i wykonywać swoją pracę bez rozpraszania się, ponieważ każdy doskonale wie, jak wygląda sytuacja oraz jakie zadania ma do wykonania – bez potrzeby organizowania spotkań.

Russell Benaroya, współzałożyciel i partner