Kerry Hoffman, starszy kierownik projektu w dziale operacji marketingowych, nadzoruje wszystkie projekty wykonywane przez zespoły kreatywne, ds. rozwoju oraz treści. Zajmuje się ona równoważeniem ich obciążenia pracą i zasobów, ale przed wprowadzeniem Asany nie istniał sposób na równoczesne wyświetlanie wszystkich zleceń przychodzących oraz pracy w toku. Zespół przeprowadza 40 kampanii rozwojowych w kwartale, 20 kampanii contentowych w kwartale oraz od 8 do 10 dużych kampanii rocznie, więc brak wglądu prowadził do opóźnień i powielania pracy.

Zespół marketingowy korzystał z nieporęcznego połączenia poczty e-mail, czatu i arkuszy kalkulacyjnych do współpracy nad kampaniami, co skutkowało:

• Brak jednego źródła informacji lub odpowiedzialności za daty wykonania

• Ciągła potrzeba proszenia o aktualizacje statusu

• Silosy informacyjne i dokumenty gubiące się w wątkach e-maili

• Zduplikowane zlecenia robocze, które mogłyby zostać połączone

Aby skalować się w tempie wymaganym przez firmę, zespół marketingowy musiał działać wydajniej.

Dzięki Asanie działamy o 30–40% szybciej niż w ubiegłym roku i uruchomiliśmy prawie dwa razy więcej reklam.

Wybór narzędzia do zarządzania pracą w celu zwiększenia produktywności

Zespół potrzebował narzędzia, które poprawiłoby widoczność i współpracę, umożliwiło wdrożenie procesów, zarządzanie przychodzącymi zleceniami oraz gromadzenie wszystkich terminów w jednym miejscu.

Wybrali Asanę, ponieważ było to narzędzie na tyle elastyczne, aby poradzić sobie z większością przepływów pracy i upraszczało współpracę z członkami zespołu, zwłaszcza w zakresie przypisywania zadań i gromadzenia opinii interesariuszy w jednym miejscu. Platforma z funkcją wyszukiwania ułatwiła również znajdowanie dokumentów i ukończonych materiałów na potrzeby cyklicznych kampanii.

Odkąd używamy Asany, wydajność naszego zespołu wzrosła o blisko 20%, dzięki lepszej organizacji i usprawnieniu działań.

Wszystkie zlecenia kreatywne są kierowane przez Asanę

Obecnie pomysł na projekt marketingowy staje się „prawdziwy”, gdy zostanie wprowadzony do Asany. Jeśli potrzebne są materiały wizualne lub teksty od zespołu kreatywnego, właściciele kanałów zlecający projekt wypełniają zadanie „Brief kreatywny”, podając daty wykonania, osoby odpowiedzialne, wymagane zatwierdzenia itp.

Ten brief znajduje się w projekcie „Zlecenia kreatywne”, gdzie Kerry go przegląda i ocenia pod kątem priorytetów działu, a następnie przypisuje zadanie po przeniesieniu go do projektu „Zlecenia kreatywne w toku”.

Kerry dysponuje szablonami dla popularnych zadań, które automatycznie kopiują harmonogramowanie wstecz. Na przykład podzadaniem w ramach nowej kampanii e-mailowej może być utworzenie odpowiedniej strony docelowej – wcześniej pomijanego kroku, o którym już się nie zapomina, ponieważ znajduje się on w szablonie.

W miarę realizacji zlecenia kreatywnego członkowie zespołu aktualizują jego status za pomocą pól niestandardowych w Asanie. Dzięki temu interesariusze są automatycznie powiadamiani, gdy materiał jest gotowy do weryfikacji i przekazania opinii, co mogą zrobić bezpośrednio w komentarzach do zadania. Teraz nie ma potrzeby proszenia o aktualizacje statusu ani zwoływania spotkań w celu przekazania opinii. Asana zapewnia Kerry jedno miejsce do zarządzania zasobami, jednocześnie tworząc dla zespołu rzetelne archiwum ukończonych prac i materiałów.

Nowi pracownicy mogą spojrzeć na tablicę ze zleceniami kreatywnymi i natychmiast mają pełen obraz działań zespołu marketingowego – bez potrzeby zadawania żadnych pytań.

Usprawniony proces prowadzący do skutecznych kampanii

Asana stanowi jedno źródło wiedzy dla wszystkich prac marketingowych – zarówno tych będących w toku, jak i ukończonych. Doprowadziło to do zwiększenia widoczności i wydajności, umożliwiając zespołowi szybszą pracę, uniknięcie powielania zadań, odfiltrowanie zleceń o niskim priorytecie oraz terminowe realizowanie bardziej udanych kampanii.

Korzystanie z Asany pomogło również zespołowi marketingowemu stworzyć podręcznik dotyczący realizacji dużych kampanii. Podczas planowania kampanii noworocznej – największej do tej pory – zespół zarejestrował każdy szczegół w Asanie, dzięki czemu przygotowanie kolejnej dużej kampanii dwa miesiące później przebiegło znacznie szybciej.

Ponieważ wszystko odbywa się w Asanie, nowi pracownicy i freelancerzy mogą szybciej przejść proces wdrożenia, a pracownicy podróżujący mogą na bieżąco śledzić postępy projektów za pomocą aplikacji mobilnej Asany. Zespół nie korzysta już z wiadomości e-mail do zarządzania projektami i nie potrzebuje tak wielu spotkań.

Teraz, gdy zespół marketingowy współpracuje wydajniej, jest w doskonałej formie, co pomaga ClassPass utrzymać konkurencyjność.

Dzięki korzystaniu z Asany ograniczyliśmy liczbę spotkań o około 25% i mamy nadzieję, że uda nam się ją jeszcze bardziej zmniejszyć, ponieważ zamiast spotkań używamy pól niestandardowych do aktualizacji statusu.