Hoe een leverancier van technische oplossingen dagen van handmatig werk met AI Studio vermindert

Taco Technologies is toegewijd aan het helpen van organisaties van alle soorten en maten, van scholen en advocatenkantoren tot bibliotheken en kleine bedrijven, om de systemen te beheren waarop ze elke dag vertrouwen. 

Met expertise op het gebied van print enablement, documentworkflows en werkplektechnologie zijn ze al tientallen jaren een onmisbare partner voor teams die de werkstromen tussen tools willen vereenvoudigen. 

In de afgelopen jaren breidde Taco zijn aanbod verder uit dan print, waarbij de focus werd verlegd naar directe verkoop, organisaties werden geholpen bij het implementeren van werkplekhulpmiddelen zoals Asana en Odoo en een breder scala aan operationele behoeften werd ondersteund.

Maar groei bracht complexiteit. Meer producten en klanten betekende meer aanvragen en een groeiend werkvolume dat handmatig werd beheerd via gedeelde documenten en e-mailketens. 

Om te helpen wendde Taco zich tot AI Studio om routinetaken te automatiseren en consistente workflows te creëren. Het resultaat? Ze verminderden de tijd die werd besteed aan administratief werk drastisch, waardoor het team zich kon concentreren op het voortzetten van projecten zonder de gebruikelijke knelpunten - innovatie die hen erkenning opleverde als Asana's Future of Work with AI Partner (APAC) op de Partner Summit.

"Om te zeggen dat dit ons bedrijf beetje bij beetje transformeert, is een understatement." zei Charlie Masters, General Manager bij Taco. 

Aanvraagintake en migratieplanning automatiseren

Een van de meest impactvolle use cases van Taco begon op een maar al te bekende plek: iemands inbox.

Technische accountmanagers ontvangen regelmatig complexe migratieaanvragen van wederverkopers of klanten, zoals het overschakelen van on-premise afdrukbeheersystemen naar cloudgebaseerde oplossingen. Deze aanvragen omvatten een mix van klantgegevens en technische specificaties, gevolgd door een eenvoudige vraag: Wat doen we nu?

Voorheen betekende het beantwoorden van die e-mails urenlang handmatig onderzoek en documentatie. Nu loopt dat proces door AI Studio: met een duidelijke intake, AI-gestuurd onderzoek en een herbruikbaar raamwerk voor het genereren van implementatieklare plannen in minuten in plaats van dagen.

"We hebben een baan als technisch ondersteuningsanalist gecreëerd die [onze technisch accountmanager] vroeger zelf deed. Het zou hem dagen kosten om dit te doen - veel vergaderingen, veel heen en weer gaan met vragen," zei Charlie. "Nu kunnen we deze baan volledig aan AI Studio geven."

Hier is een geanonimiseerd voorbeeld van die workflow met een fictieve organisatie en werknemers:

Stap 1: Een gestructureerd intakeformulier vervangt de e-mail

In plaats van te vertrouwen op ad hoc e-mailthreads om migratieverzoeken te starten, gebruikt Taco een gestandaardiseerd Asana-formulier, verbonden met een intakeproject, om aanvraagdetails te verzamelen. Het formulier legt consistente velden vast, zoals:

• Bedrijfsnaam en naam aanvrager

• Klantreferentienummer

• Aantal en soorten multifunctionele apparaten (MFD's)

• Belangrijkste functies van de afdrukomgeving (bijv. mobiel afdrukken, geïntegreerd scannen)

• Voorwaardelijke vragen die zich aanpassen op basis van antwoorden

Deze aanpak zorgt ervoor dat er niets wordt gemist en creëert een schoon dataspoor, waardoor het voor het team (en de AI) gemakkelijker wordt om aan de slag te gaan.

Stap 2: AI beoordeelt de aanvragen en stelt aanbevelingen op

Zodra het formulier is ingediend, wordt de taak automatisch doorgestuurd naar het gedeelte "Onderzoek" van het intakeproject, waar de AI Studio-workflow van Taco het overneemt.

Hier fungeert de AI als een technisch onderzoeks- en ondersteuningsanalist, die belast is met het beoordelen van risico's, het aan de oppervlakte brengen van belangrijke details en het opstellen van een migratieplan op basis van gevestigde beste praktijken.

Om dit te doen, verwijst de AI naar een reeks interne bronnen die als context worden aangeboden in de AI Studio-backend, waaronder een migratiegids van meer dan 25 pagina's, een gekoppeld implementatieproject met historische klantgegevens en duidelijke richtlijnen voor toon, structuur en opmaak.

AI beoordeelt de formulierindiening aan de hand van deze context om te bepalen of het voldoende informatie heeft om door te gaan. Zo niet, dan markeert het de taak en verplaatst het deze naar een sectie "Mislukte intake", waardoor het team geen ontbrekende details hoeft na te jagen en ervoor zorgt dat alleen kant-en-klare aanvragen verder gaan.

Stap 3: Een gedetailleerd migratieplan wordt automatisch gegenereerd

Als de aanvraag de onderzoekscheck doorstaat, genereert de AI automatisch een nieuwe taak met een volledig migratieoverzicht. De output omvat:

• Belangrijke informatie over klanten en wederverkopers, zoals contactgegevens en referentienummers

• Een lijst van mogelijke blokkades of complexiteiten die van invloed kunnen zijn op het project

• Een stapsgewijs migratieplan, compleet met aanbevolen acties, timingschattingen en technische overwegingen

Dit zijn geen generieke takenlijsten; het zijn implementatieplannen voor meerdere weken, die alles omvatten, van juridische beoordelingen en infrastructuurcontroles tot pilottests en volledige implementatie. Elk plan is afgestemd op de vraag en gebaseerd op interne expertise.

"Wat we hebben gedaan, is [ons begeleidingsdocument] veranderd in een deel van onze workflow," zei Charlie. "Dus die expertise kan nu in enkele minuten in een plan worden opgenomen. En dat is zo krachtig voor ons."

Stap 4: Een mens beoordeelt het plan voordat hij verder gaat

Zodra het AI-gegenereerde migratieplan klaar is, wordt het ter beoordeling doorgestuurd naar een technisch teamlid. In plaats van helemaal opnieuw plannen op te stellen, valideren ze de details en ondertekenen ze voordat de implementatie begint.

Het is een eenvoudige verschuiving die een groot verschil maakt: minstens een dag per week besparen met behoud van de kwaliteit die klanten verwachten.

Dit gaat niet over het vervangen van expertise - het gaat over het opschalen ervan. "Je kunt AI niet zomaar je werk voor je laten doen," zei Charlie. "Daar gaat het niet om. Het punt is dat het zo 'n grote tijdsbesparing is, het is zo goed geïntegreerd in uw workflow, dat het consistenter en gemakkelijker voor u wordt om uw beoordeling te doen. Menselijke expertise is nog steeds erg belangrijk."

Met AI Studio transformeerde Taco een handmatige, tijdrovende workflow in een herhaalbaar systeem dat nauwkeurige, hoogwaardige migratieplannen levert met veel minder lift.

Tijd teruggeven met een AI-gestuurde executive assistant

Taco stopte niet met technische workflows. Hun CEO, Jonathan Milne, heeft een virtuele uitvoerende assistent opgezet met behulp van AI Studio om taken rechtstreeks vanuit zijn inbox te triagen en te routeren.

Het systeem evalueert inkomende taken op basis van een gedetailleerde set criteria die Jonathan heeft gedefinieerd en stuurt ze vervolgens automatisch naar de juiste plaats. Bijvoorbeeld:

• Factureringsaanvragen worden doorgestuurd naar het accountteam

• Leads voor bedrijfsontwikkeling worden toegewezen aan het juiste lid van het leiderschapsteam

• Partnerschapskansen en escalaties worden gecategoriseerd en naar belanghebbenden gestuurd

• Algemene taken worden toegewezen op basis van hun inhoud en prioriteit

Door dit soort inbox-triage te automatiseren, bewegen taken snel, consistent en zonder dat er iets door de mazen van het net glipt.

"Zijn inbox is constant," zei Charlie. "Dus om de focus terug te krijgen en de tijd terug te krijgen door de triaging van zijn inbox uit te besteden aan een virtuele executive assistent, is zo krachtig." De impact is niet alleen operationeel, maar ook persoonlijk.

"Hij gaat meer lunchen," voegde Charlie eraan toe. "Dat klinkt gek, maar we raken verstrikt in het verhaal dat AI je tijd terug zal geven om een leider te zijn, om de strategische taken uit te voeren. Het geeft je gewoon een beetje meer ademruimte om geweldig te zijn. En als groots het doen van strategische taken betekent, dan is dat geweldig. Als geweldig betekent dat je consequent kunt lunchen, dan is dat ook geweldig."

Voortbouwen op vroeg succes

Met vroege overwinningen breidt Taco nu de voetafdruk van AI Studio in het hele bedrijf uit. Het team werkt actief samen met elke afdeling om kansen met een grote impact te identificeren, of het nu gaat om het creëren van nieuwe triagesystemen, het bouwen van interne workflows om verschillende klantbehoeften te ondersteunen, of het helpen van teams om de behoeften van belanghebbenden effectiever te beheren.

"We werken actief samen met alle teams om meer triagestappen en meer ondersteuningsstappen in al onze workflows te vinden," zei Charlie.

Ze blijven ook verfijnen wat ze al hebben gebouwd en zijn van plan om workflows in de loop van de tijd te ontwikkelen op basis van echt gebruik. Mogelijke geplande updates zijn het toevoegen van beoordelaars aan onvolledige inzendingen en het naadloos integreren van AI-plannen in resellerprocessen.

Terwijl ze AI Studio in de hele organisatie blijven uitbreiden, ziet het team van Taco de tool niet als een vervanging voor hun kennis, maar als een manier om het werk dat er toe doet te verdubbelen, zonder de inspanning te verdubbelen.

"Je hoeft niet met perfectie te beginnen om deze besparingen te krijgen," zei Charlie. "Ga gewoon aan de slag. Begrijp dat het uw baan niet vervangt. Het helpt je om het efficiënter en consistenter te doen."