De fusie bracht gespecialiseerde teams in online en aangepast onderwijs samen en was een antwoord op de toenemende vraag naar postprofessioneel onderwijs. Een fusie creëert een reeks uitdagingen terwijl teams werken aan integratie en schaalvergroting. Voeg daar een wereldwijde pandemie en werk op afstand aan toe, en de uitdaging is nog groter. MSPACE had een tool nodig om de afstemming in het hele bedrijf te verbeteren, zodat elk team efficiënter kon samenwerken en dezelfde doelen kon bereiken. 

Mat Tinker is de Learning Design Manager bij MSPACE. De rol van Mat is ervoor te zorgen dat MSPACE leerervaringen van hoge kwaliteit biedt. Of het nu gaat om een online leiderschaps­cursus of een hybride cursus over duurzaamheid, Mat en het team zetten zich ervoor in om ervoor te zorgen dat professionele leerlingen het meeste uit hun opleiding halen. Mat werkt samen met iedereen, van academici tot de productie- en marketingteams. Door deze rol leerde Mat dat elk team een unieke manier van werken had en dat een betere samenwerking zou voortkomen uit het doorbreken van silo's.

Onze teams zijn zeer bekwaam en gespecialiseerd. We wilden wendbaarder zijn om te floreren in een post-COVID-wereld en hadden een gebruiksvriendelijke tool nodig om ongeveer 100 werknemers te helpen op één lijn te komen en beter te kunnen reageren op een veranderende omgeving.

Mat Tinker, manager leerontwerp

Een tool vinden om silo's af te breken 

Elk team bij MSPACE had een iets ander begrip van de algemene missie van de school. Samenwerken hield in dat er door een gigantisch aantal spreadsheets, CRM-systemen en databases moest worden gespit. De informatie was verspreid en teams besteedden veel tijd aan het coördineren van het werk. Het opstellen van een offerte voor een klant ging bijvoorbeeld gepaard met tal van e-mails, spreadsheets en vergaderingen. Collega's begrepen niet altijd hoe hun werk bijdroeg aan grotere product- en klantdoelen.

Mat en het team zochten naar een oplossing om het werk op één plek te centraliseren, de samenwerking te verbeteren en tegemoet te komen aan verschillende werkstijlen. De eenvoudige interface en de Doelen-functie van Asana trokken de aandacht, evenals de mogelijkheid om dezelfde taak aan meerdere projecten toe te voegen. De doelenfunctie beloofde iedereen op één lijn te krijgen, terwijl de mogelijkheid om dezelfde taak te delen teams in staat zou stellen flexibel te werken. 

Het feit dat we een taak aan meerdere projecten kunnen toevoegen, is een echte winnaar voor ons. Het hielp ons om andere teams te overtuigen om Asana te gebruiken, omdat elk team op zijn eigen manier kan werken, terwijl ze toch zeer goed blijven samenwerken en taken niet dupliceren.

Mat Tinker, manager leerontwerp

Asana introduceren bij MSPACE 

De klantsuccesmanagers van Asana werkten samen met het team van MSPACE om het platform succesvol te lanceren. Klantsucces hielp MSPACE Asana te implementeren door:

• Een implementatieplan en governancestructuren opstellen. 

• Trainingswebinars te geven, zodat alle teamleden het platform vol vertrouwen konden gebruiken. 

• Het leiderschapsteam informeren over het OKR-proces en hoe het in het hele bedrijf kan worden uitgerold. 

• Beschikbaar zijn voor doorlopende ondersteuning. 

Op basis van deskundige begeleiding werd Asana eerst geïntroduceerd bij de teams die het meest van het platform zouden profiteren. Zodra Asana had bewezen de samenwerking te versnellen, werden andere teams met plezier aan het platform voorgesteld. 

We zijn enorm dankbaar voor de samenwerking die we hebben met het klantsuccesteam van Asana. Wetende dat we een partner achter ons hadden die de reis kent die we maken, een reis waarvan we zelf niet weten dat we die maken, was ongelooflijk behulpzaam. Het team staat altijd klaar om ons goed advies en aanmoediging te geven.

Mat Tinker, manager leerontwerp

Slimmer werken en nieuwe klanten winnen 

Asana heeft de manier waarop MSPACE werkt volledig veranderd. Al het projectwerk binnen de school is gecentraliseerd op één platform, wat samenwerken sneller en gemakkelijker maakt. Het is bijvoorbeeld nu veel eenvoudiger voor voorstel-, aanbestedings- en ontwikkelingsteams om voorstellen samen te stellen en offertes voor klanten op te stellen. Beide teams werken aan hetzelfde Asana-project, waardoor interne e-mails overbodig worden en het risico op miscommunicatie wordt verkleind. 

Met behulp van het tabblad Overzicht in een project beschrijft het productteam de behoeften van de klant en wijst het vervolgens het project toe aan de juiste experts voor inzichten. Met deze methode bevindt alle informatie zich op dezelfde plaats en zijn de deadlines duidelijk. De snelheid waarmee alle belanghebbenden verkoopoffertes kunnen valideren en voorstellen kunnen maken, heeft ervoor gezorgd dat MSPACE zijn concurrentievoordeel heeft vergroot en grote klanten heeft binnengehaald die anders misschien moeilijker te bereiken waren geweest.  

Een andere grote overwinning voor MSPACE is de sterk verbeterde afstemming dankzij Doelen. Door meer te weten te komen over OKR's kon het leiderschapsteam een strategie voor 2022 opstellen met vier belangrijke pijlers, die allemaal in Asana worden gedocumenteerd via OKR's die in Doelen worden vastgelegd. Dit type doelstelling heeft het hele bedrijf geholpen om effectiever te communiceren en plannen uit te voeren. Alle werknemers hebben een duidelijk inzicht in hoe hun werk bijdraagt en iedereen werkt harder om hun werk bij te houden en te meten aan de hand van bredere bedrijfsdoelen. 

Naast de functie Doelen gebruikt het team portfolio's om het werk te beheren en bij te houden. Projecten worden met behulp van portfolio's gevolgd, van idee tot oplevering en evaluatie. Het is een enorme overwinning voor het team om te kunnen zien hoe projecten presteren met behulp van de rapportagefuncties van portfolio's.   

Duidelijke doelen hebben teams geholpen om beter te plannen voor de toekomst. Iedereen denkt nu één tot drie jaar vooruit. 

De functie Doelen heeft ons geholpen om gezamenlijk te verbeteren hoe we ons concentreren op en onze strategie uitvoeren, zodat we grote klanten kunnen winnen en waarde kunnen bieden aan onze academische faculteitspartners. Het is enorm bevredigend om te weten dat we commercieel responsief en flexibel zijn.

Mat Tinker, manager leerontwerp

Vooruitkijken 

Over het algemeen werkt het team van MSPACE veel productiever. Het plan is nu om Asana op een meer geavanceerde manier te blijven gebruiken. Dit omvat het streven naar verbetering van het verzamelen van gegevens en rapportage, zodat teams hun impact beter kunnen kwantificeren, en het verder integreren van Asana in de bredere techstack van het bedrijf om taken te automatiseren. Het team van Asana kijkt ernaar uit om MSPACE nu en in de toekomst nog productiever te helpen worden.