YMCA Victoria is een non-profitorganisatie met als missie om jongeren te versterken door hen de vaardigheden en het zelfvertrouwen te geven om een positief en onafhankelijk leven te leiden. De organisatie beheert grote recreatie- en zwemcentra in heel Australië, organiseert kampen, sportevenementen, kinderopvangcentra, leiderschapsprogramma's en nog veel meer. 

Het marketingteam van YMCA Victoria begon Asana te gebruiken net voor het uitbreken van de COVID-19-pandemie om op één lijn te blijven, zodat ze hun doelen konden bereiken. Dit viel ook samen met een reorganisatie van de afdeling waarbij marketing- en digitale specialisten van verschillende bedrijfsonderdelen werden samengebracht in één marketingteam van ongeveer 40 mensen. 

Josh Russo, Digital Optimisation Manager bij YMCA Victoria, leidde de implementatie van Asana begin 2019. Het programma werd aanvankelijk ingevoerd om zijn team te ondersteunen bij digitale diensten en was meteen een succes. Asana was eenvoudig te gebruiken, maakte het mogelijk om taken aan meerdere projecten toe te voegen en had kant-en-klare sjablonen die het team hielpen om aan de slag te gaan. Het gebruik van Asana leidde tot:

• Aanzienlijke vermindering van interne e-mails en dubbele gegevensinvoer door het verbeteren van communicatieworkflows.

• Meer vertrouwen binnen het team dankzij meer transparantie in het werk dat ze uitvoerden.

• Meer tijd voor strategisch werk, zoals het bouwen van websites, wat leidde tot een betere realisatie van KPI's.

Dankzij het succes van Asana binnen het team van Josh werd het platform uitgerold naar het bredere marketingteam.

Asana kwam voor ons in een cruciale fase. Het hielp ons efficiënter te werken, wat cruciaal was toen we overschakelden naar werken op afstand.

Josh Russo, Manager Digitale Optimalisatie

Overstappen naar werk op afstand 

Toen de pandemie begon, schakelde het marketingteam, net als de meeste andere teams over de hele wereld, over op werken op afstand. Tegen die tijd was het team bedreven in het gebruik van Asana en het volgen van een maandelijks sprintmodel. Dankzij de centrale rol van Asana in de dagelijkse taken van het marketingteam was de overgang naar werken op afstand niet al te verstorend. In feite was Asana het kernplatform dat het team gebruikte om meerdere lockdowns te starten en ervan te herstellen, waaronder een van de langste lockdownperiodes ter wereld. 

Het is echt heel moeilijk om 40 mensen op dezelfde manier te laten werken, vooral op afstand. Asana maakte dit makkelijk dankzij onze mogelijkheid om workflows en sjablonen te maken, taken toe te wijzen en ze in meerdere projecten op te slaan.

Josh Russo, Manager Digitale Optimalisatie

YMCA Victoria is actief in meerdere sectoren en ze hebben allemaal aanzienlijke veranderingen en beperkingen ervaren tijdens lockdownperiodes. Het was de verantwoordelijkheid van het marketingteam om meer dan 60.000 klanten te informeren over de sluitingen en heropeningen, en om dit ook te doen voor de duizenden medewerkers en vrijwilligers – en Asana was essentieel voor dit proces. 

Lockdowns beheren met Asana 

Hier lees je hoe het marketingteam van YMCA Victoria Asana gebruikte om de uitdagingen van de COVID-19-lockdowns het hoofd te bieden: 

• Er bestaat een taaksjabloon voor heropstarten met 600 subtaken om het marketingteam te helpen alle YMCA-locaties snel te sluiten en opnieuw te openen. Elk klein detail, van het wijzigen van de openingstijden op Google tot het bijwerken van de informatie op de website, is in het sjabloon opgenomen. In het begin had het team een week nodig om de sluiting of heropening van bedrijven te communiceren; nu duurt het minder dan een dag met behulp van het sjabloon - een afname van 85% in de benodigde tijd. 

• Aanvraagformulieren werden al vóór COVID gebruikt, maar werden belangrijker tijdens lockdowns. Met behulp van Asana-formulieren kunnen mensen binnen het bedrijf vanaf elke locatie marketingaanvragen indienen, zonder zich zorgen te maken dat ze verloren raken of over het hoofd worden gezien. Alleen al in één maand voltooide het marketingteam 316 aanvragen, goed voor in totaal 4258 taken. 

• Rapporteren is nu eenvoudiger, omdat Asana de informatie vastlegt die ze nodig hebben, inclusief het aantal voltooide aanvragen. Dit maakt het voor Josh en andere teamleiders gemakkelijker om het werk zoals gebruikelijk voort te zetten, ondanks lockdowns en andere verstoringen veroorzaakt door COVID-19.

Over het algemeen maakt Asana communicatie en samenwerking binnen het team veel gemakkelijker. De mogelijkheid om projecten te maken en te delen, taken toe te wijzen en erop te reageren, heeft de behoefte aan interne e-mails verminderd. De overschakeling naar werk op afstand heeft het gebruik van Asana verder doen toenemen en nu openen de meeste teamleden Asana vóór elk ander platform wanneer ze hun werkdag beginnen.  

Onze meest recente herlancering zorgde voor een toename van 84% in websiteverkeer en een toename van 80% in verkoopleads. Dit beheren zou niet mogelijk zijn geweest zonder de processen die Asana het team heeft geholpen te creëren.

Josh Russo, Manager Digitale Optimalisatie

Overstappen naar hybride werken 

YMCA Victoria is nu overgestapt op een hybride werkmodel. Het marketingteam blijft het werk in Asana beheren. Alle nieuwe leden van het marketingteam volgen de Asana Basics-training en gaan vervolgens over naar een specifiek onboardingproject van YMCA Victoria waarin interne processen worden uiteengezet, zoals het gebruik van sjablonen voor teamprojecten.

Josh heeft plannen om een megaproject te maken dat alle marketingactiviteiten schetst die voor het komende jaar gepland zijn, zodat deze met nog grotere precisie kunnen worden bijgehouden en gerapporteerd. Er zijn ook plannen om een interne club van Asana-ambassadeurs op te richten, zodat het team ervoor kan zorgen dat ze dat platform op de best mogelijke manier blijven gebruiken.