Het bedrijf heeft sinds zijn bescheiden begin vele fasen van snelle groei doorgemaakt. Tijdens een recente periode van verandering besloten Jane Lu, oprichter en CEO, en Mitul Lakhani, hoofd Digital Product, de tijd te gebruiken als een gelegenheid om interne processen te verbeteren. Teams werkten in silo's, wat de transparantie in het hele bedrijf beperkte en het moeilijk maakte om zich op de belangrijkste doelstellingen te richten. Grote campagnes werden beheerd in spreadsheets die niet altijd up-to-date werden gehouden, wat leidde tot verwarring en een gebrek aan verantwoordelijkheid. Dit alles leidde tot lange statusupdate-vergaderingen, die tijd wegnamen van waar het bedrijf om bekend staat: mode.

Een werkbeheeroplossing kiezen

Mitul wist dat een werkbeheeroplossing zou helpen om de processen bij Showpo te verbeteren. Asana was een topkeuze omdat Mitul het in een eerdere functie had gebruikt en het creatieve team van Showpo al op het platform zat. Om ervoor te zorgen dat het platform het juiste was voor het hele bedrijf, bezocht het Asana-team in Sydney Showpo om met belangrijke belanghebbenden te praten over de uitdagingen waarmee ze werden geconfronteerd.

Tijdens deze vergaderingen werd duidelijk dat Asana de juiste oplossing was, omdat:

• Dankzij flexibele workflows kon één tool in het hele bedrijf worden gebruikt.

• Eenvoudige taaktoewijzing en realtime statusupdates verminderden de behoefte aan vergaderingen en overmatige e-mails.

• Een single source of truth zou het bedrijf op één lijn brengen met dezelfde doelen.

Asana heeft een veel betere samenwerking en coördinatie tussen teams gefaciliteerd. Elk groot project wordt nu beheerd in Asana.

Jane Lu, CEO Showpo

Een nieuw hoofdstuk beginnen

Om draagvlak te creëren, introduceerden Jane en Mitul Asana bij het bedrijf en schetsten ze duidelijk hoe het het dagelijkse werk zou verbeteren. Asana zou bijvoorbeeld de helderheid over tijdlijnen en werkvoortgang verbeteren, waardoor er minder behoefte zou zijn aan overmatige statusupdate-vergaderingen. Om overbelasting te voorkomen, werd het platform aan één team tegelijk geïntroduceerd, te beginnen met het Creatieve Team. Daarnaast gaf een Asana-klantsuccesmanager live trainingssessies om elk team te helpen zich zeker te voelen bij het gebruik van het platform om hun projecten en individuele werk te beheren.

Over het algemeen gaf Jane het goede voorbeeld door Asana te gebruiken om haar eigen werk te beheren, zoals het plannen van de bedrijfsstrategie en het uitvoeren van PR-activiteiten, wat een positief domino-effect creëerde onder managers en teams.

De voordelen van automatisering plukken

Tegenwoordig gebruikt Showpo Asana in het hele bedrijf. Alle bedrijfsprocessen worden uitgevoerd op het platform, van digitale productie tot modelanceringen. Hier volgt een overzicht van enkele belangrijke use cases:

• Bedrijfsplanning wordt uitgevoerd in Asana. Het senior managementteam van Showpo gebruikt Asana om agenda's op te stellen voor hun wekelijkse plannings- en prioriteitsvergaderingen. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie niet over het hoofd wordt gezien en dat elke vergadering een duidelijke structuur heeft.

• Campagnes zoals seizoenslanceringen (denk aan: de Coachella-collectie) worden nu volledig in Asana uitgevoerd. Sjablonen die automatisch taken en datums invullen, worden gebruikt om campagnes te structureren, wat leidt tot een verhoging van de efficiëntie met 30%.

• Digitale productbeheerprocessen, zoals het maken van roadmaps en het plannen van productfuncties, vinden allemaal plaats in het platform. Het productroutekaartsjabloon van Asana wordt gebruikt om agenda's te plannen en senior stakeholders te laten zien wat er in de pijplijn zit. Projectsjablonen worden vervolgens gebruikt om individuele productfuncties te lanceren met regels en aangepaste velden voor het categoriseren van taken en het snel delen van belangrijke informatie. Dit gestroomlijnde proces heeft de communicatie gemakkelijker gemaakt en de algehele productiviteit verhoogd.

• De onboarding van werknemers wordt uitgevoerd in Asana, en elk project voor nieuwe medewerkers wordt gestart met behulp van een sjabloon, zodat er geen stappen of kritieke informatie worden vergeten. Dit gestroomlijnde proces bespaart het team aanzienlijk veel tijd en heeft de ervaring voor nieuwe werknemers verbeterd, die nu vanaf de eerste dag precies weten wat er van hen wordt verwacht.

Over het algemeen hebben Jane en het leiderschapsteam een enorme toename van de verantwoordelijkheid gezien en genieten ze van de voordelen van een betere zichtbaarheid in het hele bedrijf.

Dankzij Asana voeren we onze projecten nu 30% efficiënter uit. Dit is te danken aan verbeterde verantwoordelijkheid, betere samenwerking tussen teams en de structuur die Asana biedt.

Jane Lu, CEO van Showpo

Modegericht

Het team van Showpo blijft zich richten op het leveren van modegerichte kleding aan vrouwen over de hele wereld. Dit houdt in dat ze in contact blijven met klanten op sociale kanalen en de gebruikerservaring innoveren door middel van upgrades van digitale platforms. Het belangrijkste is dat de klant op de eerste plaats komt en dat er met elk team wordt samengewerkt om een end-to-end ervaring te bieden die impactvol en gedenkwaardig is. Asana zal het team helpen om elk aspect van dit proces te beheren, nu en in de toekomst.