Centralizza le richieste per stabilire le priorità, assegnare le risorse e iniziare dalle attività più importanti

Il modello di flusso di lavoro per l’acquisizione del lavoro di Asana offre ai team un modo semplice per acquisire, rivedere e indirizzare il lavoro in entrata senza doverlo ordinare manualmente. Ogni richiesta entra nello stesso flusso di lavoro, in modo che i team possano vedere cosa richiede attenzione, chi è responsabile di ogni passaggio e come procede il lavoro. Con l'automazione integrata e il supporto dell'IA, impiegherai meno tempo a raccogliere informazioni e più tempo a completare il lavoro che conta.

• Raggruppa tutto il lavoro in arrivo in un unico flusso di lavoro coerente.

  Il modello acquisisce i dettagli chiave tramite un modulo integrato e assegna a ogni richiesta un ID, consentendo ai team di monitorare facilmente gli elementi di lavoro. I team possono avviare follow-up via email e lasciare commenti solo per il team per collaborare prima di iniziare il lavoro.

• Controlla e qualifica rapidamente le richieste con l’IA.

  L’IA assegna un nome alle nuove richieste, chiede ai richiedenti le informazioni mancanti e redige le risposte per ridurre i botta e risposta all’inizio del processo di ricezione.

• Organizza le richieste utilizzando passaggi di stato personalizzati.

  Il modello di ricezione ordina le richieste di lavoro in tipi di stato personalizzati per vedere cosa c’è di nuovo, in corso, bloccato o completato.

• Applica automaticamente le date di scadenza.

  Le regole impostano le scadenze in base al tipo di richiesta, il che aiuta i team a pianificare il lavoro senza programmazione manuale.

• Esamina e crea resoconti sulle prestazioni da un'unica Dashboard.

  Le dashboard mostrano il volume delle richieste, la velocità di elaborazione e i ritardi nelle diverse fasi. Il modello di ricezione delle richieste fornisce ai team metriche, approfondimenti, grafici e diagrammi in tempo reale per migliorare i flussi di lavoro ed evitare ritardi.

Quando usare un modello di flusso di lavoro per l'acquisizione delle richieste di lavoro

I modelli di ricezione del lavoro sono più utili quando il tuo team ha bisogno di un modo affidabile per gestire il lavoro in arrivo da più fonti. Offrono un’unica posizione in cui i richiedenti possono specificare le proprie esigenze, includere i dettagli chiave e monitorare l’avanzamento senza ulteriori controlli. Un modello di flusso di lavoro aiuta i revisori a ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per decidere cosa fare e far avanzare il lavoro con meno ritardi.

Utilizza i modelli di moduli di ricezione del lavoro di Asana quando il tuo team desidera:

• Organizzare le richieste in arrivo man mano che arrivano durante la giornata.

• Sostituire email, chat o fogli di calcolo in silos con un unico flusso di ricezione.

• Pianificare i carichi di lavoro assegnando e programmando le richieste in un unico sistema.

• Supportare le esigenze di servizio ricorrenti, come le riparazioni delle strutture, l'assistenza IT o le attività di onboarding.

• Offrire ai richiedenti visibilità sullo stato delle loro richieste.

Un modello di flusso di lavoro per le richieste di lavoro è utile per qualsiasi team che gestisce richieste ricorrenti e necessita di un processo di ricezione affidabile per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

Come usare un modello di ricezione del lavoro

Il modello di flusso di lavoro per la ricezione delle richieste di lavoro di Asana offre al tuo team un unico posto in cui raccogliere, rivedere e gestire gli ordini di lavoro in arrivo. Segui ogni fase del flusso di lavoro in un ordine coerente, in modo da sapere sempre come procedono le nuove richieste.

Raccogli le richieste di lavoro con un modulo

Acquisisci nuovi invii tramite il modulo integrato e crea una voce standardizzata per ogni richiesta. Puoi personalizzare il modulo di richiesta di ordine di lavoro per includere una descrizione del lavoro, le informazioni di contatto o qualsiasi altro dettaglio di cui il tuo team ha bisogno. Il modello assegna a ogni elemento un ID e il tuo team aggiunge follow-up via email o commenti solo per il team quando è richiesta la collaborazione. Se un responsabile di struttura invia una richiesta di riparazione HVAC, il modulo registra tutte le informazioni necessarie all'inizio.

Controlla le richieste di lavoro con l’IA

L’IA assegna un nome a ogni richiesta in arrivo, richiede ai richiedenti i dettagli mancanti e redige le risposte per ridurre al minimo i botta e risposta iniziali. Se un richiedente omette i dettagli della posizione, l’IA pone una domanda di follow-up prima di continuare.

Organizza le richieste di lavoro per stato

I team utilizzano i campi di stato per inserire ogni elemento nella fase corretta, ad esempio Nuova richiesta, Informazioni necessarie, Valutazione, Approvato, Rifiutato o Implementato. Se una richiesta di onboarding interfunzionale si trova in "Informazioni necessarie", lo stato indica ai revisori esattamente cosa fare.

Imposta automaticamente le date di scadenza per le richieste

Le regole assegnano le scadenze in base al tipo di richiesta, in modo che i team non debbano pianificare il lavoro manualmente. L’automazione mantiene il lavoro nei tempi previsti quando il volume aumenta. Se il tuo team risolve sempre le richieste di servizio di base entro quattro giorni, la regola applica immediatamente la data di scadenza.

Monitora l’avanzamento con le Dashboard

Le dashboard mostrano il volume delle richieste, la velocità di spostamento e i colli di bottiglia del flusso di lavoro. Questi grafici aiutano i team a riconoscere i modelli e a modificare il processo di richiesta di lavoro quando necessario. Se si verifica un picco mensile nelle richieste di manutenzione, la dashboard lo evidenzia e guida la pianificazione delle risorse.

Il modello di Asana funziona come un membro del team che organizza ogni richiesta, suggerisce i passaggi successivi e guida gli elementi attraverso la revisione e l'esecuzione. L’IA aiuta con le attività di ricezione, le regole mantengono il flusso di lavoro e le dashboard riportano lo stato di avanzamento in ogni fase.

Trasforma il modo in cui gestisci le richieste di lavoro con Asana AI. Controlla le richieste con l’IA.

Lascia che l’IA si occupi del lavoro improduttivo, in modo che il tuo team possa concentrarsi sulle decisioni, non sull’immissione dei dati. Quando arrivano le richieste di lavoro, l’IA ti aiuta a organizzare, definire e completare il processo di ricezione, senza alterare il tuo flusso di lavoro.

• L’IA assegna automaticamente un nome a ogni richiesta. L’IA legge ogni richiesta e le assegna un titolo dettagliato, in modo che la bacheca di ricezione non si riempia mai più di “Domanda veloce” o “Ho bisogno di aiuto”.

• L’AI esegue un follow-up per ottenere le informazioni mancanti. Quando mancano dettagli chiave come ambito, tempistiche o titolare, l’IA chiede al richiedente ulteriori informazioni. Ricevi richieste complete alla prima revisione, con meno messaggi di andata e ritorno.

• L’IA crea bozze di risposte. L’IA suggerisce il testo di risposta in base ai dettagli e allo stato della richiesta, indipendentemente dal fatto che tu stia approvando, rifiutando o richiedendo modifiche. Il tuo team può rivederlo, personalizzarlo e inviarlo in pochi clic.