Organigramma: cos'è, come crearlo e modelli gratuiti

Immagina di sfogliare un albero genealogico e di tracciare con il dito le relazioni tra i vari membri della famiglia. Un organigramma funziona allo stesso modo, ma per la tua azienda: mostra chi fa cosa, chi risponde a chi e come i diversi ruoli si collegano tra loro.

Un organigramma è un diagramma visivo che rappresenta la struttura interna di un'organizzazione. Definisce le relazioni gerarchiche, i reparti e le posizioni all'interno dell'azienda, offrendo a tutti una visione chiara della catena di comando.

In questa guida spieghiamo come creare un organigramma passo dopo passo, ne illustriamo i diversi tipi con esempi pratici e mettiamo a disposizione modelli gratuiti personalizzabili.

Come creare un organigramma

Creare un organigramma richiede pianificazione. Dovrai raccogliere informazioni sui membri del team, scegliere il formato più adatto e definire come rappresentare le relazioni gerarchiche. Ecco i quattro passaggi fondamentali.

1. Definisci l'ambito

Prima di iniziare, chiarisci lo scopo del tuo organigramma. Tratta questo passaggio come qualsiasi altro progetto: definire l'ambito ti aiuta a rappresentare la struttura del team in modo chiaro e utile.

Poniti queste domande:

• L'organigramma deve aiutare i membri del team a conoscere i ruoli all'interno dell'azienda?

• Verrà condiviso con stakeholder o partner esterni?

• Servono grafici separati per diversi livelli o reparti dell'azienda?

Ad esempio, un'azienda con 50 dipendenti potrebbe creare un unico organigramma aziendale, mentre un'organizzazione con 500 persone potrebbe averne uno per reparto e uno generale per la dirigenza.

2. Raccogli informazioni

Raccogliere informazioni accurate è il passaggio più importante. Senza dati aggiornati, l'organigramma non sarà affidabile.

Per ogni membro del team, raccogli:

• nome completo e ruolo attuale

• reparto di appartenenza

• responsabile diretto

• eventuali responsabilità trasversali

Puoi ottenere queste informazioni inviando un sondaggio via email o confrontandoti con il reparto delle risorse umane. Includi anche le foto dei membri del team per personalizzare ulteriormente il grafico.

3. Scegli lo strumento giusto

Disegnare un organigramma a mano richiede tempo e rende difficile la condivisione. Utilizza invece uno strumento digitale che ti consenta di aggiornare il grafico facilmente.

Alcune opzioni comuni includono fogli di calcolo, software di presentazione e piattaforme dedicate alla creazione di diagrammi. Creare un PDF modificabile ti permette di risparmiare tempo, dato che il modello presenta segnaposto e si condivide facilmente con tutta l'azienda.

Per gestire i flussi di lavoro collegati alla struttura organizzativa, considera di usare una piattaforma di gestione del lavoro come Asana, che ti aiuta a coordinare le attività tra team e reparti.

4. Aggiornalo regolarmente

Le aziende cambiano: le persone cambiano ruolo, nuovi team si formano e le dinamiche del team evolvono. Pianifica aggiornamenti trimestrali del tuo organigramma per mantenere le informazioni sempre accurate.

Con un organigramma digitale, aggiornare la struttura e ridistribuirla ai membri del team è semplice e veloce.

Modelli di organigramma

Partire da un modello rende la creazione di un organigramma molto più semplice. La maggior parte delle aziende segue strutture simili, che si tratti di una struttura gerarchica, a matrice o divisionale.

Abbiamo preparato due modelli gratuiti in PDF modificabile. Scarica quello che meglio rappresenta la tua organizzazione e personalizzalo inserendo nomi, ruoli e reparti del tuo team.

Il modello per le aziende è ideale per organizzazioni di medie e grandi dimensioni con una struttura gerarchica tradizionale. Include segnaposto per dirigenti, responsabili di reparto e team.

Il modello per i team è pensato per reparti singoli o team di progetto. Ti permette di visualizzare ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche all'interno di un gruppo di lavoro specifico.

Tipi di organigrammi

Esistono quattro tipi principali di organigrammi. Ognuno rappresenta un modo diverso in cui un'azienda potrebbe essere strutturata. Il tipo di grafico che scegli dovrebbe rispecchiare le relazioni gerarchiche e i processi decisionali della tua organizzazione.

1. Organigramma gerarchico-funzionale

L'organigramma gerarchico-funzionale è la struttura più diffusa. Al vertice si trova il presidente o l'amministratore delegato, da cui si diramano i dirigenti (come i vicepresidenti), i responsabili di reparto e infine i team operativi.

Questo tipo di struttura funziona al meglio per aziende con ruoli ben definiti e una catena di comando chiara. Ad esempio, un'azienda manifatturiera con reparti di produzione, vendite e amministrazione potrebbe usare questo modello per rappresentare chiaramente chi gestisce ciascun reparto.

2. Organigramma a matrice

L'organizzazione a matrice è più complessa rispetto alla struttura gerarchica tradizionale. I membri del team rispondono a più responsabili contemporaneamente.

Ad esempio, uno sviluppatore potrebbe rispondere sia al responsabile del reparto IT sia a un project manager per un progetto specifico. Questo rende l'organigramma rettangolare anziché ad albero.

La struttura a matrice è comune nelle aziende che lavorano su progetti trasversali, come agenzie di consulenza o aziende tecnologiche con team interfunzionali.

3. Organigramma divisionale

Le strutture divisionali organizzano l'azienda per divisioni autonome, ognuna con i propri reparti (marketing, vendite, IT, risorse umane).

Questo tipo di organigramma è adatto ad aziende con linee di prodotti o mercati distinti. Ad esempio, un grande gruppo alimentare potrebbe avere una divisione per i prodotti freschi e una per i surgelati, ciascuna con il proprio team di marketing e vendite.

4. Organigramma piatto

L'organigramma piatto presenta pochi livelli dirigenziali, o addirittura nessuno. Questo tipo di struttura è tipico delle startup e delle piccole imprese, dove i membri del team hanno ampia autonomia decisionale.

Ad esempio, una startup tecnologica con 15 persone potrebbe funzionare senza responsabili intermedi: tutti rispondono direttamente al fondatore e prendono decisioni in modo collaborativo.

Con questa struttura, l'azienda promuove l'autogestione e un processo decisionale rapido e distribuito.

Come usare un organigramma al lavoro

Un organigramma ben progettato offre vantaggi concreti alla tua azienda. Fornisce una rappresentazione visiva dei reparti e dei ruoli, aiutando i membri del team a capire come collaborare e a conoscere le proprie responsabilità.

Visualizzare le relazioni gerarchiche

Un organigramma è uno strumento prezioso durante l'inserimento di nuovi dipendenti. Quando vengono inserite nuove persone, l'organigramma le aiuta a conoscere chi lavora in azienda, i rispettivi ruoli e la catena di comando. In qualità di manager, puoi usarlo per mostrare chiaramente le responsabilità e le relazioni gerarchiche a tutto il team.

Gestire la crescita e il cambiamento

Gli organigrammi aiutano la dirigenza a gestire la crescita e il cambiamento organizzativo. Se un responsabile di reparto nota che un team si è ingrandito più di altri, può valutare di spostare risorse o assumere nuovi membri per ristabilire l'equilibrio. L'organigramma rende queste dinamiche immediatamente visibili.

Migliorare la comunicazione e la collaborazione

Un organigramma chiarisce chi gestisce cosa, eliminando l'incertezza su chi contattare per domande o approvazioni. Senza un organigramma chiaro, i membri del team potrebbero non sapere a chi rivolgersi in caso di necessità.

Inoltre, l'organigramma funziona come un elenco visivo dei membri dell'organizzazione. Puoi aggiornarlo quando le persone vengono promosse o lasciano l'azienda, in modo che tutti siano sempre informati su chi lavora dove e in quale posizione. Questo tipo di trasparenza migliora la collaborazione tra i team e rende più fluidi i flussi di lavoro quotidiani.

Limiti di un organigramma

Sebbene possano migliorare la comunicazione tra i team, gli organigrammi presentano dei limiti. Conoscerli ti aiuta a trovare soluzioni prima che si verifichino problemi.

Può diventare obsoleto in breve tempo

Gli organigrammi possono diventare obsoleti rapidamente quando le aziende ristrutturano o cambiano i ruoli interni. I membri del team devono essere consapevoli di questo rischio e mantenere aggiornato il grafico.

Soluzione: incarica una persona specifica di aggiornare e ridistribuire regolarmente l'organigramma. Stabilisci un calendario di revisione trimestrale per mantenere le informazioni sempre accurate.

Mostra solo le relazioni formali

L'organigramma è un documento che rappresenta solo la struttura gerarchica formale. Non evidenzia le relazioni di lavoro informali, le collaborazioni trasversali o le dinamiche di team che spesso guidano il lavoro quotidiano.

Soluzione: usa l'organigramma come punto di partenza, ma integra la visione con strumenti di gestione del lavoro che mostrino le interazioni reali tra i team.

Non mostra lo stile di gestione

L'organigramma mostra chi è responsabile di chi, ma non fornisce informazioni sullo stile manageriale di ciascun responsabile. Un manager con due collaboratori diretti potrebbe avere uno stile partecipativo, mentre uno con cinque potrebbe delegare di più.

Soluzione: considera l'organigramma come riferimento strutturale, ma ricorda che il contatto diretto resta il modo migliore per comprendere le dinamiche tra i team.

Domande frequenti sugli organigrammi

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Un organigramma ben progettato è uno strumento essenziale per comprendere la struttura aziendale, migliorare la comunicazione e chiarire ruoli e responsabilità. Per iniziare, usa i nostri PDF modificabili gratuiti e personalizzali in base alle esigenze della tua organizzazione.

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