Saat membuat jadwal mingguan, Anda harus melacak hal yang perlu dilakukan. Namun, tanpa menetapkan prioritas, tenggat, dan deskripsi untuk tugas-tugas itu, tugas mungkin tidak akan pernah selesai. 

Di situlah templat jadwal mingguan berperan.

Apa itu jadwal mingguan?

Pada dasarnya, jadwal mingguan adalah cara merencanakan waktu untuk menyelesaikan daftar tugas mingguan. Namun, jadwal mingguan yang efektif juga membantu Anda menjelaskan prioritas, tenggat, kesulitan, dan tahap setiap tugas. Dengan begitu, apa pun hari dalam seminggu, Anda selalu tahu persis apa yang ada di daftar tugas dan item mana yang harus ditangani terlebih dahulu.

Apa itu templat jadwal mingguan?

Templat jadwal mingguan (terkadang disebut templat perencana mingguan atau templat kalender mingguan) adalah cara templat untuk membuat dan mengatur jadwal mingguan Anda. Dengan menggunakan templat untuk membuat jadwal mingguan baru setiap minggu, Anda dapat memulai daftar tugas dan langsung bekerja pada Senin pagi. 

Guru dan pelatih dapat melakukan hal yang sama dengan templat rencana pelajaran terstruktur, yang membantu mereka menghemat waktu persiapan sekaligus menjaga tujuan, materi, dan aktivitas tetap tertata untuk setiap sesi kelas.

Manfaat templat jadwal mingguan digital

Pencarian cepat di Google untuk "templat jadwal mingguan" akan menampilkan lusinan templat Excel yang dapat dicetak atau PDF jadwal mingguan kosong. Masalahnya, jenis kalender mingguan tersebut hanya memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi paling dasar tentang setiap tugas. 

Sering kali, daftar tugas lebih rumit daripada sebuah kalimat. Anda perlu melacak lebih dari sekadar pekerjaan mingguan—Anda juga perlu mengetahui kapan setiap tugas harus diselesaikan, seberapa penting tugas itu, dan kolaborator atau konteks yang terlibat. Jika menggunakan jadwal mingguan yang dapat dicetak, Anda akan kehilangan semua detail ini. 

Dengan membuat jadwal mingguan sederhana di alat manajemen proyek, bukan kalender mingguan yang dapat dicetak, Anda dapat:

• Melihat semua tugas Anda di satu tempat

• Beralih antara perencana harian dan Kalender mingguan

• Melacak prioritas setiap hasil akhir

• Mengatur ulang tenggat jika dan saat prioritas berubah

• Membagikan konteks kepada pemangku kepentingan

• Melampirkan dokumen yang relevan, seperti Google Dokumen atau Google Sheets, ke daftar tugas Anda

• Berkolaborasi dengan anggota tim Anda

• Melacak progres tepat di tempat pekerjaan berlangsung

• Meninjau tugas yang selesai dan daftar tugas

• Meningkatkan manajemen waktu Anda

• Melihat agenda mingguan secara real time

Hal yang harus dicantumkan dalam templat jadwal mingguan digital

Untuk menyelesaikan pekerjaan terpenting, Anda perlu mengetahui pekerjaan apa yang paling penting. Kedengarannya jelas, kan? Namun, tanpa alat yang tepat, hal ini mungkin sulit dilakukan. 

Pastikan templat jadwal mingguan digital memungkinkan Anda untuk menandai daftar tugas dengan berbagai informasi—seperti prioritas pekerjaan atau waktu yang dibutuhkan. Dengan begitu, saat masuk ke aplikasi di pagi hari, Anda mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memindai jadwal kerja dan berfokus untuk menyelesaikan pekerjaan.

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan. 

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Outlook. Saat item tindakan masuk melalui email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Box. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Box yang terpasang pada panel tugas Asana.

Pertanyaan Umum