7 fungsi manajemen operasi (plus keterampilan yang Anda perlukan untuk menguasainya)

Manajemen operasi menjaga kelancaran proses dalam organisasi. Anggap perusahaan Anda sebagai bandara. Setiap tim adalah pesawat yang lepas landas ke arah yang berbeda dengan proyek dan ide mereka. Sebagai manajer operasi, Anda adalah pengontrol lalu lintas udara yang menjaga semua orang dan semuanya tetap sesuai rencana. 

Pengontrol lalu lintas udara memantau hal-hal seperti cuaca, pergerakan penerbangan, dan komunikasi pilot. Demikian pula, ada tujuh fungsi manajemen operasi. 

• Perencanaan operasional

• Keuangan 

• Desain Produk

• Kendali mutu

• Perkiraan

• Strategi

• Manajemen rantai pasokan

Operasional terlibat dalam hampir setiap aspek organisasi. Misalnya, jika manajer proyek ingin merekrut anggota tim baru, tim operasi akan melakukan analisis biaya-manfaat terlebih dahulu. Ketika tim produksi ingin membuat produk baru, tim operasi memulai dengan menilai permintaan pelanggan. 

Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola beberapa fungsi dibandingkan yang lain. Misalnya, jika perusahaan Anda tidak menyediakan produk fisik, Anda mungkin tidak akan terlalu berfokus pada manajemen rantai pasokan. Namun, memahami setiap fungsi operasional adalah cara terbaik untuk bersiap bekerja di industri apa pun. 

1. Perencanaan operasional

Perencanaan operasional adalah fungsi dasar manajemen operasi. Tugas Anda dalam fungsi ini dapat mencakup:

• Memantau produksi barang harian

• Mengelola dan mengontrol inventaris

• Memantau kinerja dan kesejahteraan anggota tim

• Perencanaan produksi

Peran manajemen operasi adalah menjunjung tinggi efisiensi operasional. Selalu perhatikan kemajuan baru untuk menghilangkan kemacetan dan meningkatkan strategi operasi Anda.

Keahlian yang dibutuhkan: Keberdayaan

Jika Anda pandai, Anda akan lebih mudah mempertahankan proses business. Sebagai manajer operasi, Anda harus mengelola tim dan mengutamakan kesejahteraan perusahaan. Untuk menangani perubahan ini, Anda harus cepat beradaptasi. Dalam situasi saat tidak memiliki alat yang dibutuhkan, Anda harus berpikir cepat dan menggunakan apa yang Anda miliki untuk menghasilkan solusi. 

2. Keuangan

Keuangan adalah fungsi manajemen operasi yang esensial—dan universal—karena setiap perusahaan berusaha mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan. Sebagai manajer operasi, Anda akan memastikan para pemimpin perusahaan mempertimbangkan anggaran saat mereka membuat keputusan penting. Beberapa tugas Anda mungkin termasuk:

• Membuat anggaran untuk memenuhi gol produksi

• Menemukan peluang investasi

• Mengalokasikan anggaran dan mengelola sumber daya

Anda mungkin bertanya-tanya perbedaan tugas keuangan tim operasi dengan bagian keuangan. Bagian keuangan akan menangani segala hal, mulai dari pendapatan hingga gaji. Sementara itu, Anda harus membatasi partisipasi keuangan Anda pada hal-hal yang relevan dengan proses produksi.

Keahlian yang dibutuhkan: Perencanaan keuangan

Perencanaan keuangan dilakukan saat Anda menentukan apakah bisnis Anda memiliki anggaran untuk mencapai tujuan dan gol strategis. Untuk mendorong para pemimpin perusahaan Anda mencapai kesuksesan finansial, Anda harus merencanakan lebih awal.

Jaga biaya produksi tetap rendah dengan mencari vendor berkualitas tinggi dengan harga murah. Anda ingin membuat produk terbaik yang tetap sesuai anggaran pelanggan.

3. Desain Produk

Desainer produk mungkin merupakan bagian kreatif dari tim, tetapi tim operasi adalah mata dan telinga yang mengumpulkan informasi dari pasar. Setelah mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan tren pemasaran, Anda akan menyampaikan kembali hal yang telah dipelajari kepada desainer sehingga mereka dapat membuat produk yang andal. 

Tugas spesifik yang mungkin ditangani tim dalam fungsi ini meliputi:

• Mengonsolidasikan riset pasar menjadi hasil yang mudah dipahami

• Menyampaikan hasil kepada tim desain produk

• Menawarkan arahan desain untuk membantu desainer merancang produk

Tanpa tim operasi, tim desain produk akan kesulitan mengetahui apa yang harus dibuat. Pasar selalu berubah, dan menciptakan produk jadi yang sukses membutuhkan riset yang ekstensif.

Keahlian yang dibutuhkan: Interpretasi data

Kemampuan untuk menafsirkan data adalah keterampilan utama untuk fungsi manajemen operasi ini. Sebagai manajer operasi, Anda harus mengubah data menjadi arahan yang dapat dipahami. Gol Anda harus berkomunikasi dengan jelas tentang cara Anda menginginkan produk untuk menandingi atau melampaui produk lain di pasar. 

Setelah Anda memiliki rencana, sederhanakan komunikasi antar-tim dengan menggunakan satu platform atau alat. Buat rencana proyek terpusat untuk melacak item tindakan, informasi, dan umpan balik. Kemudian, bagikan di alat manajemen proyek sehingga semua orang dapat mengaksesnya dan melihat perubahan secara real time.

4. Kontrol kualitas

Kontrol kualitas berjalan seiring dengan desain produk. Setelah tim produksi membuat produk, tim operasi akan memastikan produk tersebut memenuhi standar kualitas. Anda harus menguji produk untuk menjamin tidak ada cacat sebelum merilisnya ke publik. Tugas Anda untuk kontrol kualitas dapat mencakup:

• Melakukan analisis risiko untuk mengidentifikasi potensi masalah

• Memeriksa produk untuk memastikan produk memenuhi standar kualitas

• Membuat pengujian untuk mengontrol kualitas produk Anda

• Mendokumentasikan setiap cacat atau kekurangan produk

Tingkat dan standar kendali mutu bervariasi menurut industri—salah satu hal pertama yang harus dilakukan tim selama proses kendali mutu adalah melakukan riset pasar untuk menentukan standar kualitas yang seharusnya ada di industri Anda. Setelah menguraikan serangkaian standar kualitas, gunakan standar tersebut sebagai tolok ukur untuk manajemen kualitas selanjutnya.

Keahlian yang dibutuhkan: Manajemen konflik

Tidak semua produk akan memiliki kualitas terbaik setelah satu putaran proses produksi. Mungkin perlu beberapa kali proses desain dan beberapa kali kembali ke papan gambar untuk membuat produk berkualitas yang memenuhi standar. 

Jenis umpan balik ini pada akhirnya akan menjadikan produk Anda versi terbaiknya, tetapi mungkin sulit untuk didengar saat itu juga. Untuk menjadi unggul dalam fungsi manajemen operasi ini, buat strategi manajemen konflik yang kuat. Dengan begitu, Anda dapat menghadapi masa-masa ketidakpastian ini dan menciptakan produk yang memukau pelanggan.

5. Perkiraan

Perkiraan bukan hanya istilah untuk cuaca—tim operasi juga menggunakan perkiraan untuk memprediksi permintaan suatu produk. Tim Anda dapat menguasai perkiraan dengan mencoba menjawab pertanyaan hipotetis seperti:

• Bagaimana permintaan produk ini di masa depan?

• Pemasaran dan promosi apa yang harus kita rencanakan untuk produk ini?

• Inisiatif penjualan apa yang harus kita rencanakan untuk produk ini?

• Bisakah kita memperkirakan biaya penyimpanan yang dibutuhkan untuk inventaris?

• Bisakah kita menentukan biaya pengadaan dan bahan baku?

Keahlian yang dibutuhkan: Pengambilan keputusan berbasis data

Pengambilan keputusan berdasarkan data akan sangat membantu Anda dalam berbagai fungsi manajemen operasi. Satu-satunya cara untuk membuat prediksi yang akurat adalah mendasarkan prediksi Anda pada fakta. Mulailah dengan perkiraan permintaan produk dengan menganalisis tren sebelumnya. Kemudian, komunikasikan hasil perkiraan kepada pemimpin bagian sehingga mereka dapat menyesuaikan rencana mendatang.

6. Strategi

Strategi adalah fungsi luas manajemen operasi yang dapat meliputi perencanaan, pemantauan, dan analisis operasional. Gol manajemen strategis adalah memastikan keputusan produksi selaras dengan gol bisnis. Tujuan bisnis perusahaan Anda dapat mencakup: 

• Memprioritaskan kepuasan pelanggan

• Meningkatkan sistem produksi 

• Mengontrol biaya sambil mempertahankan keunggulan kompetitif

Tugas Anda sebagai manajer operasi adalah menemukan cara untuk memenuhi tujuan business perusahaan Anda. Beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk contoh di atas meliputi:

• Menganalisis inventaris: Untuk memprioritaskan kepuasan pelanggan, mulailah dengan menganalisis inventaris. Ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan Anda selalu dapat memenuhi permintaan pelanggan. 

• Berkolaborasi antar-tim: Lebih banyak kolaborasi antar-tim akan meningkatkan sistem produksi karena komunikasi akan meningkat, sehingga ruang untuk kesalahan berkurang.

• Memprioritaskan proses ramah lingkungan: Beralih ke proses yang lebih ramah lingkungan dapat menghemat uang dalam jangka panjang dan membuat pelanggan terus berinvestasi dalam merek Anda.

Keterampilan yang dibutuhkan: Berpikir kritis

Berpikir kritis penting untuk fungsi strategis manajemen operasi karena ini adalah cara Anda membuat ide-ide yang bijaksana dan mengaitkannya kembali ke poin-poin mendasar. Saat Anda memikirkan konsep secara logis, Anda dapat mengembangkan strategi yang kuat. Anda dapat menggunakan penelitian dan data untuk mendukung ide-ide Anda, lalu menggunakan hal yang telah dipelajari untuk membuat keputusan yang didukung dengan baik untuk Tim. 

7. Manajemen rantai pasokan

Jika perusahaan Anda menghasilkan produk atau layanan, perusahaan Anda akan membutuhkan manajemen rantai pasokan untuk sumber, produksi, dan pengiriman. Anda mungkin memiliki bagian terpisah untuk rantai pasokan, tetapi masalah rantai pasokan yang terkait dengan produksi internal akan menjadi tanggung jawab Anda. Rantai pasokan harus memiliki alur siklis sebagai berikut:

1. Bahan mentah

2. Pemasok

3. Produksi/produsen

4. Distributor

5. Pengecer

6. Konsumen

Rantai pasok bersifat siklus karena setelah Anda menganalisis permintaan konsumen, Anda akan mencari lebih banyak bahan baku dan kembali ke langkah awal rantai. 

Anda tidak harus mengikuti setiap langkah ini. Misalnya, jika Anda bekerja di perusahaan kecil, Anda dapat mengirim produk atau layanan langsung ke konsumen. Ini memang mengurangi biaya distribusi dan ritel, tetapi Anda tetap harus menjaga kelangsungan rantai pasokan. Jika ada kemacetan di satu tahap rantai pasokan, hal itu dapat mengakibatkan kerugian pada setiap tahap lainnya.

Keahlian yang dibutuhkan: Pemecahan masalah

Sebagai manajer operasi, Anda perlu mengatur, merencanakan, dan mendelegasikan. Namun, untuk meningkatkan keterampilan Anda selangkah lebih maju, Anda juga harus menjadi pemecah masalah yang baik. Ada banyak strategi pemecahan masalah yang dapat Anda pelajari dan simpan di kotak alat Anda—dan anggota tim akan menghargai solusi cepat Anda saat menghadapi kesulitan. 

Pentingnya manajemen operasi

Fungsi manajemen operasi sangat penting untuk setiap bisnis—baik Anda berada di industri manufaktur atau teknologi. Meskipun perusahaan teknologi mungkin menganggap keuangan dan strategi lebih penting dan perusahaan manufaktur mungkin lebih berfokus pada rantai pasokan, tujuh fungsi ini menggambarkan gambaran lengkap tentang cara menjalankan tim internal.

Perusahaan membuat banyak keputusan melalui proses produksi, dan tim operasi sering kali berfungsi sebagai suara nalar antar-bagian. Tanpa manajemen operasi, bagian mungkin kesulitan menyelaraskan keputusan dengan gol perusahaan, menghindari konflik, dan menjaga kelancaran operasi. Secara khusus, manajemen operasi:

• Memotivasi anggota tim: Tim operasi memotivasi anggota tim dengan menjaga tempat kerja tetap tertata dan meningkatkan kondisi tempat kerja. Anggota tim lebih bersemangat untuk bekerja saat mereka memiliki lingkungan kerja yang berfungsi.

• Memanfaatkan sumber daya: Bagian lain dari pekerjaan Anda sebagai manajer operasi adalah membuat anggaran yang menggunakan sumber daya perusahaan dengan bijaksana. Cobalah untuk mengurangi biaya bila memungkinkan, manfaatkan sumber daya agar sesuai dengan kebutuhan proyek, dan jangan sia-siakan sumber daya.

• Meningkatkan kolaborasi: Anda dapat meningkatkan kolaborasi tim dalam organisasi dengan meningkatkan pengambilan keputusan. Saat membuat keputusan yang baik, Anda membangun kepercayaan di antara tim, yang menghasilkan pengiriman produk berkualitas tinggi kepada pelanggan. 

• Membantu mencapai tujuan: Anda akan membantu mencapai tujuan bisnis dengan berfungsi sebagai checkpoint untuk keputusan besar. Saat pemimpin bagian mempertimbangkan perubahan atau inisiatif, Anda akan menilai apakah ide mereka selaras dengan gol perusahaan.

• Meningkatkan produktivitas: Tingkatkan produktivitas dengan membuat proses penyerahan produk lebih efisien. Anggota tim di organisasi Anda dapat menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat saat Anda membuat perubahan pada produksi.

Memahami tim operasi terkait bagian lain

Bagian operasi dapat mengambil peran yang berbeda tergantung pada ukuran perusahaan dan produk. Jika perusahaan kecil, tim sumber daya manusia mungkin berbagi beberapa tugas dengan tim operasi, seperti perencanaan keuangan. Namun, perusahaan manufaktur yang lebih besar sering kali memiliki garis pemisah yang jelas antara operasi dan hubungan manusia. Dalam pengaturan ini, Anda kemungkinan akan bekerja sama dengan tim manajemen rantai pasokan.

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa manajemen rantai pasokan adalah salah satu fungsi utama manajemen operasi jika itu juga merupakan bagian yang terpisah. Meskipun kedua proses ini biasanya terkait erat, tim berfokus pada prioritas yang sedikit berbeda.  Umumnya, manajemen operasi melibatkan bagian internal produksi, sementara manajemen rantai pasokan melibatkan bagian eksternal. 

Arahkan tim ke arah efisiensi dengan Asana

Gol manajemen operasi adalah membuat keputusan Anda lebih cerdas dan produksi Anda lebih ramping. Baik Anda menjaga proyek harian tetap sesuai rencana, memantau kualitas produk, atau mengembangkan strategi bisnis, Asana dapat memberi Anda perspektif umum yang Anda butuhkan untuk melakukan semuanya.