Dengan Asana, kami bisa menerapkan manajemen proyek di seluruh organisasi tanpa perlu belajar terlalu banyak karena platform ini begitu praktis. Pakar junior dan para eksekutif bekerja dengan sempurna di Asana.

Aleksandra Sulimko, Kepala Sumber Daya Manusia

Cara Asana membantu TheSoul Publishing bekerja lebih cerdas

Pekerjaan dan tim terpusat

TheSoul Publishing mengelola alur kerja yang sangat kompleks dan jumlah produksi yang mengejutkan. Untuk melanjutkan output mereka dan dapat meningkatkan skala, mereka beralih ke Asana untuk cara kerja yang lebih tertata, efisien, dan efektif. 

Sekarang, berkat peningkatan visibilitas dan proses yang lebih efisien, TheSoul Publishing dapat bekerja lebih cepat dari sebelumnya dengan Asana. 

Menyederhanakan alur kerja yang kompleks dengan organisasi dan struktur

Di bagian produksi konten, setiap konten membutuhkan waktu beberapa hari atau bulan untuk diproduksi dan dapat diterjemahkan ke dalam sebanyak 19 bahasa.

Anastasiia Vinogradova adalah produser eksekutif untuk merek La La Life, kumpulan tiga saluran YouTube yang memproduksi video komedi dengan elemen musik. Menata proyek di Asana membantu menghilangkan kebutuhan akan komunikasi tambahan dan rapat status. 

Mengatur pekerjaan untuk meningkatkan visibilitas

• Setiap video sesuai dengan satu proyek Asana—atau lebih, tergantung pada berapa banyak bahasa yang digunakan untuk menerjemahkannya, berapa banyak jenis media yang terlibat, dan berapa banyak kanal media sosial tempat video tersebut akan didistribusikan.

• Semua proyek diatur ke dalam portofolio Asana sehingga Anastasiia memiliki tampilan tingkat tinggi tentang posisi setiap video dalam siklus produksi. 

• Dia menggunakan Linimasa Portofolio untuk melihat kapan konten akan siap ditayangkan, dan dia menggunakan Dasbor untuk pelaporan. 

Menyederhanakan produksi dengan templat kustom

• Produksi memulai setiap proyek konten baru dengan menduplikatkan templat Asana, yang berisi semua langkah pembuatan video yang disusun menjadi beberapa bagian—seperti menemukan ide, menulis skrip, memesan musik atau animasi, syuting, dan semua tahap pascaproduksi. 

• Bisa ada ratusan tugas untuk satu video, dan tugas-tugas tersebut melibatkan tim spesialis, seperti animasi dan desain suara.

Saat membuka proyek, kita dapat memahami apa yang telah dilakukan dan apa yang belum dilakukan. Kami tidak memerlukan komunikasi tambahan tentang hal itu.

Anastasiia Vinogradova, Produser Eksekutif

Automasi memulai proses onboarding yang lebih efisien dan efektif

Aleksandra Sulimko, Kepala Sumber Daya Manusia, menjalankan bagian SDM dan komunikasi internal global untuk mengawasi seluruh siklus pegawai, dimulai dengan onboarding pegawai baru. Dan itu bukan hal yang mudah mengingat, rata-rata, TheSoul Publishing mempekerjakan 100 orang baru per bulan. 

TheSoul Publishing telah membangun proses onboarding otomatis dengan mengintegrasikan Asana dan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) mereka. Ini memungkinkan tim SDM untuk tidak hanya mengikuti perkembangan, tetapi juga menyenangkan pendatang baru dan mengedukasi mereka tentang segala hal di perusahaan. “Belajar sambil melakukan,” kata Aleksandra. “Asana sangat cocok untuk onboarding dan membantu tim mereplikasi pekerjaan secara efektif.”

Integrasi yang canggih untuk mengotomatiskan onboarding pegawai

• Untuk memulai proses onboarding, perekrut cukup memasukkan nama kandidat dan tanggal mulai bekerja ke dalam sistem SDM mereka, BambooHR, yang terintegrasi dengan Asana melalui API. 

• Ini memulai urutan onboarding yang sepenuhnya otomatis dalam proyek Asana, dimulai dengan pra-onboarding—tugas yang membawa pegawai baru ke hari pertamanya, seperti menerima komputer dan mendapatkan kartu parkir. 

• Pada hari pertama pegawai baru, mereka diberi tugas proyek Asana yang dibuat secara otomatis dan disesuaikan dengan bagian mereka, yang memandu mereka melalui langkah-langkah untuk mempelajari budaya perusahaan, menandatangani dokumen kerja, dan berlatih menggunakan alat perusahaan.

Formulir memusatkan penerimaan permintaan untuk mengurangi pekerjaan remeh

• Bagian SDM menggunakan serangkaian Formulir Asana

  Formulir untuk membantu pegawai membuat permintaan SDM internal. 

• Ada formulir untuk setiap kebutuhan, termasuk permintaan untuk perjalanan bisnis, promosi, pelatihan, dan relokasi. 

• Aturan Asana secara otomatis memilah pengiriman dan mengubahnya menjadi Tugas Asana, tempat SDM dapat menindaklanjuti pegawai sehingga semuanya dilakukan di satu tempat. 

• Formulir digunakan untuk semua bagian operasional di perusahaan, dan pegawai TheSoul Publishing mengirimkan hampir 7.000 formulir per bulan.

Asana meningkatkan manajemen proyek di organisasi, menunjukkan kepada kami cara membuat beban kerja kami lebih transparan. Ini adalah bagian yang paling bermanfaat bagi kami karena transparansi adalah prinsip inti di perusahaan.

Aleksandra Sulimko, Kepala Sumber Daya Manusia

Proses TI yang lebih lancar untuk peningkatan visibilitas

Pada tahun 2020, inisiatif TI untuk menstandarkan perencanaan per kuartal gagal: sistem pengelolaan tugas mereka sebelumnya tidak mendukung perencanaan sesuai ukuran dan skala mereka. Sekarang, semua proses TI dikelola di Asana, menciptakan lebih banyak transparansi dan hubungan yang lebih kuat antara TI dan aktivitas bisnis. 

Menyederhanakan proyek TI yang kompleks

• Asana membantu bagian TI berhasil menavigasi proyek yang kompleks, seperti platform manajemen konten milik mereka, berkat prioritas yang lebih baik, kolaborasi, dan batas waktu yang jelas. 

• Mereka telah mencapai gol awal mereka untuk menstandarkan perencanaan triwulanan di seluruh perusahaan, dan setiap bagian di TheSoul Publishing kini memiliki portofolio khusus di Asana yang mencatat proyek dan rencana mereka.

Meningkatkan penyelesaian proyek (dengan visibilitas lengkap)

• TI menggunakan data Asana untuk melaporkan persentase proyek yang selesai setiap kuartal, yang memudahkan untuk memahami kemampuan tim dalam mengeksekusi dan meminta pertanggungjawaban pemilik proyek. 

• Sejak menerapkan Asana, metrik pelaksanaan proyek ini telah meningkat secara signifikan—di TI, misalnya, penyelesaian proyek naik hingga 100%.

Dengan kejelasan yang diciptakan oleh Asana, Anda dapat dengan mudah menyoroti siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan melibatkan anggota tim untuk mendapatkan umpan balik. Milestone dan batas waktu mendorong orang untuk mengeksekusi dengan lebih cepat.

Alexey Baranov, Kepala Pengembangan, TI

Berkembang pesat dengan Asana, di dalam perusahaan dan di luar dunia

Di seluruh TheSoul Publishing, Asana telah meningkatkan eksekusi dan menyatukan berbagai bagian. Kejelasan seputar tanggung jawab dan batas waktu membantu orang menyelesaikan tugas tepat waktu, yang berarti TheSoul Publishing dapat menjalankan ide baru lebih cepat, menghasilkan konten yang lebih menarik bagi penggemarnya, dan memiliki lebih banyak kebebasan untuk bereksperimen dan berinovasi.