Theresa Agonia, Kepala Urusan Eksternal, mengawasi komunikasi, layanan konstituen, dan hubungan masyarakat untuk pemerintahan, memimpin tim khusus yang beranggotakan 18 orang. Dia juga bekerja sama dengan kota-kota lain di seluruh negeri terkait beberapa strategi utama Wali Kota Elorza, berbagi pengetahuan dan pembelajaran tentang topik-topik seperti perumahan, imigrasi, dan reformasi keadilan sosial.

Namun, mengelola kota dengan 180.000 penduduk bukanlah tugas yang mudah, dan pemerintah kota melihat peluang untuk memecah sekat organisasi sejak awal:

• Dengan 40 bagian yang berkolaborasi dalam berbagai inisiatif—mulai dari reformasi keadilan sosial hingga layanan pemuda—sulit untuk menjaga agar semua orang memiliki pemahaman yang sama dan melacak batas waktu di banyak orang dan proyek.

• Gedung-gedung bagian tersebar secara fisik di seluruh kota, menciptakan sekat-sekat yang menyulitkan untuk bekerja sama.

• Email penting tersembunyi di bagian bawah kotak masuk tanpa cara yang baik untuk memprioritaskan pesan.

Segera setelah Wali Kota Elorza menjabat pada tahun 2015, ia dan tim kepemimpinan seniornya mulai membawa seluruh administrasi Balai Kota ke Asana—dan dengan melakukannya, menyatukan semua bagiannya.

Dalam pemerintahan, tantangan selalu ada, tetapi ada banyak hal yang dapat kami kendalikan. Ada proses yang dapat kami tingkatkan dan perbaiki. Alat seperti Asana memungkinkan kami bekerja dengan lebih baik.

Wali Kota Jorge Elorza

Membawa 40 bagian Balai Kota ke Asana

Wali Kota Elorza telah menggunakan Asana di organisasi lain, dan timnya bahkan mengelola kampanye pemilihannya dengan platform ini. Jadi, begitu menjabat, Wali Kota dan Theresa melakukan orientasi bagi semua pegawai Balai Kota lainnya.

Selama bertahun-tahun, semua orang menggunakan panggilan telepon dan email untuk menyelesaikan berbagai hal. Theresa menekankan bagaimana Asana akan membantu mereka bekerja lebih cerdas dan berprestasi dalam peran mereka—bagaimana Asana akan membuat kehidupan mereka lebih mudah. Mereka juga memperhatikan perbedaan tingkat kemampuan teknis para pegawai saat merancang pelatihan Asana, dan memastikan untuk menjawab pertanyaan masing-masing pegawai agar mereka merasa nyaman bergabung dengan kolega mereka di platform ini.

Saat ini, pegawai baru dibimbing untuk menggunakan Asana sejak awal, bersamaan dengan pelatihan SDM dan etika.

Theresa membagikan kiat dan trik untuk membantu para pegawai memanfaatkan Asana semaksimal mungkin:

• Gunakan Asana untuk semua komunikasi, menggantikan email dan panggilan telepon, sehingga ada bukti proses kolaborasi yang dapat dicari untuk referensi di masa mendatang. Tim memiliki kesepakatan dan istilah internal, seperti menambahkan "FYI:" di awal tugas informatif, dan "Q:" untuk menandakan pertanyaan.

• Gunakan Asana untuk mencatat catatan personal agar proyek lama mudah diingat bertahun-tahun kemudian.

• Buat tugas Asana berorientasi pada tindakan dan tetapkan tenggat untuk mendorong akuntabilitas.

• Unduh aplikasi seluler (terutama bagi pegawai yang bekerja di lapangan) agar Anda dapat memeriksa pekerjaan meskipun tidak berada di depan komputer.

Dengan semua orang mendapatkan informasi terbaru, Asana menjadi bukti proses pekerjaan terdahulu yang dikelola dengan baik, dan peta jalan yang tertata untuk pekerjaan mendatang.

Setelah kami mulai menjabat, jelas sekali bahwa banyak hal terjadi di pemerintahan kota. Ada banyak pertemuan kasual dan proyek di seluruh bagian. Asana memungkinkan kami saling memberikan informasi dan tetap efisien.

Theresa Agonia, Kepala Urusan Eksternal

Informasi yang mudah diakses membuat kota mudah didekati

Kota Providence telah menggunakan Asana untuk berkomunikasi dan melacak semua proyek sejak tahun 2015. Kini, karena tim sangat tertata dengan baik, tidak ada yang hilang di bawah tumpukan email digital—semua pengiriman pesan dilakukan melalui Asana, menghemat sekitar 295 hari kerja per tahun. 295 hari kerja ini sebelumnya dipenuhi dengan "kerja tentang kerja", yang, menurut Indeks Anatomi Kerja, menghabiskan 61% dari hari kerja seorang pekerja intelektual AS.

Dengan Asana, orang yang tepat kini menerima pesan yang tepat, ada jalur efisien untuk menyelesaikan proyek, dan semuanya diarsipkan untuk referensi di masa mendatang, menciptakan banyak informasi yang dapat dicari.

Asana juga sangat penting selama pandemi COVID-19, membantu mengelola kerumitan kerja jarak jauh dan kolaborasi di seluruh bagian. Berikut beberapa contoh proyek yang dikelola City of Providence di Asana:

Rencana kerja. Rencana kerja adalah julukan kota untuk inisiatif lintas departemen yang mencakup berbagai program dan kebijakan, seperti reformasi keadilan sosial. Rencana kerja berada di proyek Asana dengan bagian-bagian untuk menata pekerjaan berdasarkan area fokus. Semua orang bekerja dengan informasi yang sama, yang membuat tanggung jawab dan batas waktu menjadi jelas. Misalnya, rencana kerja reformasi keadilan sosial mencakup inisiatif untuk reformasi kepolisian dan proses rekonsiliasi kebenaran serta reparasi baru, yang melibatkan lebih dari 35 orang dari berbagai bagian. Asana mempermudah untuk membuat setiap orang bertanggung jawab atas bagiannya dalam linimasa, yang penting saat ada peluncuran kebijakan baru dan berbagai bagian mengelola sosialisasi, penegakan, dan komunikasinya. Saat semua orang dapat melihat seluruh rencana kerja di Asana—bukan hanya area spesifik mereka—mereka dapat dengan mudah terus mengetahui informasi terbaru tentang laporan progres, risiko, langkah berikutnya, dan banyak lagi.

Dana hukum perumahan COVID-19 sebesar $1 JT. Selama pandemi COVID-19, Pemerintah Kota menerima hibah federal tambahan untuk membantu organisasi dalam upaya bantuan dan pemulihan COVID. Untuk mendukung warga yang menghadapi ketidakpastian perumahan, Pemerintah Kota baru-baru ini meluncurkan investasi sebesar $1 juta untuk mendanai perluasan akses ke pembelaan terhadap penggusuran dan bantuan perumahan darurat bagi warga Providence yang terdampak krisis COVID-19. Mengelola proyek lintas-departemen yang kompleks ini, dan semua organisasi yang menerima dana, di Asana telah menjadi pencapaian besar. Bantuan hukum dapat menjadi pembeda antara warga yang diusir atau tetap memiliki tempat tinggal selama satu bulan lagi.

Melacak permintaan konstituen dan panggilan ke Balai Kota. Saat warga menelepon untuk meminta rapat atau melaporkan lubang di jalan, tim layanan konstituen melacak interaksi tersebut di Asana. Karena semuanya dicatat, isu tidak luput. Dan saat warga menelepon lagi, Pegawai Balai Kota menggunakan fungsi pencarian Asana untuk menampilkan riwayat dan konteks apa pun. Hasilnya? Tindak lanjut yang cermat, dan lebih banyak kepercayaan antara Balai Kota dan masyarakat, yang merupakan pencapaian besar bagi pemerintahan mana pun. Ada juga manfaat untuk mengidentifikasi tren di seluruh permintaan. Jika lima orang di komunitas telah menelepon terkait isu yang sama, tim Theresa dapat mulai menyusun narasi seputar kebutuhan baru.

Menunjuk anggota dewan komunitas. Asana telah menjadi sangat berharga dalam menunjuk lebih dari 300 anggota dewan ke lebih dari 40 dewan, yang biasanya merupakan proses 45 hari. Proses ini telah dipersingkat dari 45 menjadi 30 hari—penghematan waktu 30%—dengan mengelola batas waktu, status, dan tindak lanjut dalam proyek Asana Dewan dan Komisi.

Asana kini begitu banyak digunakan sehingga mencakup semua aspek administrasi. Templat Asana membantu menyederhanakan proyek umum, seperti lowongan kerja, perencanaan acara, dan konferensi pers, dengan daftar langkah-langkah menyeluruh untuk memastikan tidak ada yang lupa dengan podium.

Theresa menyukai kemampuan Asana untuk menambahkan tugas ke beberapa proyek. Dia bekerja dengan begitu banyak divisi, jadi dia bisa menghemat banyak waktu saat dapat memberikan tugas kepada orang-orang dan tugas tersebut muncul di proyek Asana dari berbagai bagian. Ini telah membantunya mengurangi pekerjaan duplikat, yang menghabiskan waktu pekerja intelektual AS selama 6,5 jam setiap minggu (Indeks Anatomi Kerja).

Kami menggunakan Asana untuk melihat gambaran menyeluruh proyek atau kebijakan yang sedang kami kerjakan. Kami juga menggunakannya untuk komunikasi dan membuat agenda rapat.

Theresa Agonia, Kepala Urusan Eksternal

Providence: kota kepemimpinan

Staf kota bertekad untuk terus memberikan pemerintahan dan layanan yang baik kepada penduduk Providence. Pekerjaan mereka terkait keadilan sosial telah menjadi fokus utama selama masa jabatan Wali Kota Elorza, dan dengan Asana di kotak alat mereka, mereka kini dapat memprioritaskan ide-ide yang lebih besar dan lebih berani, serta mengimbangi pandemi dengan mengatasi ketidakstabilan perumahan yang ditimbulkan oleh COVID-19.

Sambil menatap masa depan, Theresa dan tim yang membantu kelancaran operasional Providence akan terus menjadi pelopor, membagikan pengetahuan dan visi cemerlang mereka kepada kantor wali kota lain di seluruh negeri.

Setiap organisasi harus dijalankan di platform seperti Asana. Platform ini meningkatkan produktivitas, akuntabilitas, dan keteraturan dalam tenaga kerja yang dinamis, seperti di Pemerintah Kota Providence. Ini memungkinkan kami mencegah agar urusan tidak luput dan meningkatkan kapasitas kami untuk menjadi lebih efisien.

Wali Kota Jorge Elorza

Sumber gambar: David Santilli