Haiti, negara Karibia yang kaya budaya dan berbagi pulau dengan Republik Dominika, memiliki sejarah panjang terkait bencana alam. Salah satu bencana terbesarnya adalah gempa bumi berkekuatan 7,0 pada tahun 2010 yang melanda kurang dari 20 mil dari ibu kota negara itu. Meskipun perkiraan jumlah korban tewas berbeda-beda, banyak yang percaya bahwa lebih dari 200.000 orang tewas. Dan pada tahun 2016, Badai Matthew mengamuk di negara itu, menewaskan lebih dari 500 orang dan membuat lebih dari satu juta orang kehilangan tempat tinggal.

Hope for Haiti, organisasi nirlaba yang berdedikasi untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat Haiti, khususnya anak-anak, hadir sebelum, selama, dan sesudah bencana ini. Organisasi ini mendukung dan membantu mengangkat warga Haiti keluar dari kemiskinan melalui program yang berfokus pada pendidikan, perawatan kesehatan, infrastruktur, akses ke air, serta pinjaman dan hibah untuk bisnis dan pengusaha Haiti.

Skyler Badenoch telah menjadi CEO Hope for Haiti selama tiga tahun, tetapi cintanya pada Haiti dimulai lebih dari tiga belas tahun yang lalu. Faktanya, ia menyaksikan respons Hope for Haiti terhadap gempa bumi 2010 dan turut membantu. Saat ini, ia mengawasi tim yang beranggotakan 65 orang di Haiti dan AS. Sepuluh anggota timnya bekerja dari AS dan berfokus pada penggalangan dana, pemasaran, dukungan administratif, keuangan, dan tata kelola, sementara 55 anggota lainnya, yang berbasis di Haiti, adalah dokter, perawat, pendidik, dan administrator—semuanya orang Haiti. Organisasi dua negara ini berkomitmen pada transparansi, akuntabilitas, dan tata kelola yang baik. Mereka juga merupakan salah satu organisasi nirlaba dengan peringkat tertinggi menurut platform penilaian pihak ketiga, seperti Charity Navigator dan Guidestar. Dengan mengikuti praktik terbaik dalam pekerjaan mereka, mereka mendorong kepercayaan pada Haiti dan pada filantropi secara umum.

Bagaimana pertumbuhan menyebabkan kebutuhan akan perubahan

Pada tahun 2007, Hope for Haiti mengelola anggaran tahunan sebesar $1 juta dan empat anggota staf di Haiti. Sejak itu, mereka telah meningkatkan staf mereka 15 kali lipat dan anggaran mereka 4 kali lipat—dan itu belum termasuk program donasi dalam bentuk barang mereka, yang telah tumbuh menjadi $11 juta (lebih dari 10 kali lipat). Meskipun pertumbuhan organisasi telah menghasilkan dampak yang lebih besar di Haiti, hal ini juga menimbulkan tantangan, seperti komunikasi, hubungan dengan donatur, dan pelaporan yang tidak efisien.

Seiring berkembangnya organisasi, komunikasi mulai mengalami kemacetan. Di Hope for Haiti, kami telah melihat inefisiensi itu menyakiti kami: saat kami tidak dapat berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, kami tidak melayani orang sebanyak yang kami bisa, dan berkembang berdasarkan hal itu adalah tanggung jawab kami.

Skyler Badenoch, CEO

Dalam analisis SWOT terbaru organisasi—yang dilakukan setiap beberapa tahun—beberapa orang mengidentifikasi komunikasi proyek dan donatur sebagai area perbaikan organisasi. Oleh karena itu, Skyler memutuskan untuk meneliti platform yang dapat membantu mereka berkomunikasi dan mengelola pekerjaan di satu tempat.

Pencarian solusi

Berbekal hasil analisis SWOT, Skyler dengan cepat mengidentifikasi empat area di mana platform manajemen kerja dapat mengeliminasi kemacetan. Dia perlu:

• Menyederhanakan dan mengotomatiskan proses jika memungkinkan, seperti respons bencana, protokol darurat, aplikasi dan manajemen hibah, serta pelaporan.

• Meningkatkan visibilitas pekerjaan yang sedang berlangsung di seluruh organisasi sehingga rekan tim tidak perlu saling menghubungi untuk mendapatkan informasi terbaru.

• Memusatkan komunikasi di satu tempat, mulai dari diskusi tim dan check-in hingga hubungan dengan donatur dan pelaporan.

• Meningkatkan manajemen proyek dan pelaporan agar proyek berjalan lancar, proses pelaporan menjadi mudah, dan donor memercayai organisasi.

Setelah mencoba alat manajemen kerja ringan lainnya, Skyler kecewa—alat tersebut tidak cukup intuitif atau kuat untuk kebutuhan timnya. Namun, ketika pelatih eksekutifnya, seorang kolega, dan rekan industri semuanya menyarankan Asana, ia memutuskan untuk mencoba versi gratis untuk melihat apakah itu akan memenuhi kebutuhan organisasi.

Berdasarkan risetnya, Skyler tahu bahwa cara terbaik agar Asana berhasil adalah dengan mendapatkan persetujuan eksekutif. Dia memutuskan untuk terlebih dahulu membuat kepemimpinan inti setuju dan nyaman menggunakan Asana, lalu meluncurkannya ke anggota organisasi lainnya. Jadi, ia mulai menggunakan Asana bersama timnya untuk melacak penetapan gol mingguan dan rapat pemeriksaan mereka. Pada Senin pagi, masing-masing dari mereka akan menambahkan tiga gol profesional dan satu gol personal ke proyek Asana bersama. Sepanjang minggu, rekan tim akan saling berkomunikasi menggunakan komentar.

Menggunakan Asana untuk melacak gol mingguan ini dengan cepat menjadi hal yang otomatis bagi tim. Mereka dapat melihat status setiap gol, dan tugas-tugas ini berfungsi sebagai agenda bawaan untuk rapat setiap minggu, serta segera meningkatkan kemampuan tim untuk berkomunikasi.

Komunikasi kami sebagai tim kepemimpinan langsung meningkat ketika kami mulai melacak gol mingguan kami di Asana. Selain itu, ini memberi saya cuplikan progres kami terhadap prioritas di seluruh organisasi.

Skyler Badenoch, CEO

Peluncuran di seluruh organisasi

Meskipun Hope for Haiti memulai dengan paket gratis Asana, organisasi ini tahu bahwa mereka dapat beroperasi lebih efektif dengan fitur berbayar. Jadi, pada pertengahan Maret 2020, ketika Asana mengumumkan akan menawarkan rencana Asana Business gratis kepada organisasi nirlaba yang bekerja di garda depan penelitian medis dan bantuan untuk COVID-19, Skyler mengajukan permohonan dan Asana menyumbangkan rencana Business gratis selama 12 bulan ke depan.

Dengan kemampuan Asana Business, Skyler mulai mencari cara untuk memindahkan seluruh pekerjaan organisasi ke platform. Inisiatif terbesar dan terpenting mereka—Rencana Strategis tahunan mereka—adalah yang pertama, dan Skyler meminta bantuan Konsultan Asana. Dengan bimbingan Penasihat, Skyler dan tim mengubah rencana kompleks mereka yang terdiri dari banyak tujuan, strategi, dan taktik menjadi proyek Asana. Sekarang, tim Hope for Haiti menggunakan Portofolio untuk melacak pekerjaan menuju Rencana Strategis di seluruh organisasi dan linimasa proyek untuk melihat progres dan membuat laporan status. Dengan landasan organisasi di Asana, Skyler merasa yakin kembali bahwa Asana adalah solusi yang tepat untuk timnya.

Meminta Konsultan Asana membantu kami memigrasikan Rencana Strategis kami ke platform menghemat waktu kami, menghilangkan hambatan besar dalam peluncuran kami, dan memberi kami keyakinan bahwa Asana adalah solusi yang tepat untuk kami.

Skyler Badenoch, CEO

Menggunakan Asana di seluruh organisasi

Dengan fondasi yang dibangun oleh gol mingguan dan proyek Rencana Strategis mereka di Asana, Skyler dan organisasinya memperluas penggunaan mereka untuk menyertakan lebih banyak Alur Kerja, termasuk:

• Permohonan dan manajemen hibah: Tim yang berbasis di AS menggunakan Asana untuk mengelola upaya penggalangan dana mereka agar tidak terburu-buru di saat-saat terakhir. Selain itu, ketika analisis SWOT mengidentifikasi inefisiensi dalam mendapatkan dan melaporkan hibah, mereka memindahkan proses tersebut ke Asana. Sekarang tim menggunakan Asana untuk mengelola pengajuan hibah, pelaporan, dan perkiraan pendapatan tunai dari hibah.

Manajemen hibah sangat penting karena pendanaan sangat sulit didapatkan. Efisiensi yang kami peroleh dengan Asana membantu kami menjadi organisasi yang lebih kompetitif sehingga kami dapat mencari sumber pendanaan baru dan menghemat waktu.

Skyler Badenoch, CEO

• Kepatuhan protokol: Tim yang berbasis di Haiti menggunakan Asana untuk segalanya, mulai dari komunikasi internal hingga pelaporan dan protokol COVID-19. Ketika terjadi keadaan darurat, seperti COVID-19, tim menggunakan Asana untuk membuat dan meluncurkan protokol respons. Misalnya, mereka telah menetapkan prosedur canggih untuk menerima dan merawat pasien di rumah sakit mereka, yang mencakup pengukuran suhu, tempat cuci tangan, distribusi masker, dan lainnya. Mereka mendokumentasikan protokol dalam proyek Asana dan menggunakannya untuk berkomunikasi secara internal, memastikan bahwa setiap pegawai mengikuti langkah-langkah yang diperlukan.

Ketika COVID-19 terjadi, organisasi kami memiliki kualifikasi unik untuk menanggapi bencana semacam ini—kami memiliki dokter di tim dan papan kami, kami memiliki riwayat bekerja dalam keadaan darurat—tetapi kami masih membutuhkan alat organisasi seperti Asana untuk membantu kami menjalankan prosesnya.

Skyler Badenoch, CEO

• Melacak hadiah dalam bentuk barang: Tahun ini, gol program ini adalah melebihi $20 juta dalam bentuk donasi—hampir dua kali lipat dari gol biasa mereka sebesar $11 juta—yang mencakup obat-obatan, persediaan medis, dan peralatan yang harus dikirim ke Haiti, diimpor, dan didistribusikan kepada mitra dan orang-orang yang paling membutuhkan. Prosesnya kini dilacak di Asana alih-alih mengandalkan spreadsheet Excel.

Pengalaman donatur yang lebih baik dengan Asana

Dengan bantuan Asana Business, Hope for Haiti kini dapat bekerja lebih cepat dengan para donatur. Dalam kesempatan baru-baru ini, organisasi tersebut dipilih oleh pemain tenis profesional, Naomi Osaka, untuk menerima donasi $25.000 dari partisipasinya dalam turnamen game online untuk membantu upaya bantuan COVID-19. Tim Hope for Haiti menggunakan Asana untuk mengelola hubungan, memastikan bahwa mereka mengirim materi yang tepat dan tidak melewatkan satu titik kontak pun dengan tim Naomi.

Dan ketika Hope for Haiti menerima donasi, mereka ingin melaporkan dampaknya kepada Naomi. Sebelum menggunakan Asana, proses ini akan memerlukan banyak file dan utas email yang panjang. Namun, dengan melacak dampak donasi di Asana, tim dapat menyusun laporan dan membagikannya kepada Naomi hanya dalam beberapa minggu.

Tanpa Asana, kami tidak mungkin dapat menyusun laporan tentang kontribusi Naomi Osaka secepat itu.

Skyler Badenoch, CEO

Kembali ke yayasan mereka

Meskipun COVID-19 telah mengubah fokus Hope for Haiti (dan menjadi contoh seberapa cepat organisasi ini dapat merespons dalam menghadapi keadaan darurat menggunakan Asana), Skyler dan timnya tetap berkomitmen kuat untuk membuat perubahan signifikan pada inisiatif inti mereka: meningkatkan akses ke pendidikan berkualitas, perawatan kesehatan, air minum bersih, donasi medis dalam bentuk barang, dan peluang ekonomi. Dengan menggunakan Asana, Skyler tahu bahwa dampak organisasi pada inisiatif ini hanya akan meningkat dengan efisiensi dan proses baru yang ditemukan.

Dan dengan koneksi baru antara nilai-nilai inti organisasi dan cara mereka mencapai gol, Hope for Haiti lebih siap dari sebelumnya untuk terus melampaui golnya. Misalnya, tim akan menggunakan Asana untuk merencanakan acara penggalangan dana tahunan Hike for Haiti, yang menantang orang-orang dari seluruh dunia untuk mendaki sebagai bentuk solidaritas dengan anak-anak sekolah yang berjalan kaki jarak yang tidak wajar ke sekolah di Haiti. Perubahan yang ingin dilakukan Skyler dan timnya merupakan gunung besar yang harus didaki, tetapi timnya lebih siap dari sebelumnya untuk melakukan perjalanan dan memberi dampak pada Haiti kesayangan mereka dengan bantuan Asana.

Sebagai CEO, sulit untuk mengetahui apa yang terjadi di setiap tim. Asana memberi saya visibilitas atas semua pekerjaan yang sedang berlangsung–baik penggalangan dana dan pengelolaan donatur maupun operasi di lapangan.

Skyler Badenoch, CEO