Asana adalah platform ideal untuk bertahan di pasar yang tangkas

Pon.Bike Group berfokus pada sepeda. FOCUS Bikes adalah anak perusahaan Pon.Bike Group yang berbasis di Amsterdam, salah satu dari lima produsen sepeda terbesar di dunia. Pon.Bike Group sendiri merupakan bagian dari konglomerat Belanda Pon Holdings, dengan total sekitar 12.000 Pegawai. 10 produsen sepeda lainnya juga merupakan bagian dari grup ini, termasuk Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff, dan Urban Arrow, yang berbasis di Eropa, Amerika Utara, Asia, dan Australia. Ada juga lokasi lain di Asia, serta pabrik produksi dan perakitan di Cloppenburg.

Dalam PON.Bike Group, setiap merek mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan produknya secara independen. Namun, berbagai merek memanfaatkan sepenuhnya gabungan kekuatan dan pengalaman mereka dalam jaringan sinergi internal.

Di Stuttgart, kantor pusat merek FOCUS Bikes, sekitar 150 pegawai menjaga bisnis inti sepeda balap dan e-bike tetap berjalan. Sepeda dipasarkan dengan slogan "Ride beyond Ride together."  Secara internal, divisi Pengembangan, Manajemen Produk, Pemasaran, Penjualan, dan Produksi berinteraksi dengan semua lokasi lain lintas negara. Setiap pegawai yang berhubungan dengan FOCUS Bikes terlibat dalam proses kerja yang cepat dan lancar melalui Asana. Selain itu, 100 mitra eksternal seperti pemasok dan agensi juga diintegrasikan ke dalam Sistem Manajemen Kerja.

Asana: mata rantai yang hilang dalam rantai Alur Kerja

Ketika Patrick Lenkner bergabung dengan FOCUS Bikes pada tahun 2017, jaringan perusahaan masih menggunakan berbagai alat—termasuk email, Skype, spreadsheet Excel, server penyimpanan data, dan Basecamp, yang sering kali terbukti cukup rentan terhadap kesalahan. Saat pegawai berlibur, dokumen penting tidak dapat diakses dan langkah kerja berikutnya hanya dicatat dalam daftar tugas tulis tangan. Salah satu tugas pertama Patrick Lenkner adalah menyiapkan Sistem Manajemen Kerja yang berfungsi dengan baik dan transparan, jadi dia mulai mencari solusi yang dapat memenuhi semua persyaratan grup pengguna. Tim harus dapat menyesuaikan fungsi sesuai kebutuhan untuk menyiapkan Alur Kerja yang sesuai. Pada saat yang sama, alat tersebut harus mampu menggali proses kerja secara mendalam. Berbagai tampilan, daftar, papan, dan linimasa harus dapat disesuaikan untuk setiap proyek, Alur Kerja, dan Bagian. Integrasi dengan Google Workspace juga sangat penting, karena FOCUS Bikes sekarang utamanya bekerja dengan Google Apps. Untuk kolaborasi dengan Tiongkok, diperlukan alat yang memungkinkan akses dari sana. Dan, tentu saja, persyaratan keamanan yang sangat ketat dari Pon Group yang berada di level yang lebih tinggi juga harus terjamin.

Pertama, Patrick Lenkner dan atasannya Ben Gerold dari Tim Teknik bekerja sama dengan Bagian TI untuk mempelajari beberapa alat secara detail. Mereka mencari alat yang benar-benar dapat memenuhi semua persyaratan sehingga tidak perlu ada alat tambahan dengan fungsi lain yang harus diintegrasikan dengan susah payah di kemudian hari. Desain platform Asana yang mudah dipahami dan faktor kesenangan yang tinggi saat menggunakannya dengan cepat menarik perhatian mereka. Namun, Asana menawarkan lebih dari itu. Ikhtisar terperinci tentang linimasa, daftar yang jelas, dan Tampilan Papan yang terstruktur jelas memenuhi persyaratan yang diinginkan.

Selama onboarding, ada pegawai yang bersikeras untuk bekerja secara eksklusif dengan Asana mulai sekarang

Patrick Lenkner dan Ben Gerold sangat terkesan dengan tingkat keramahan pengguna Asana yang tinggi dan beragam opsi yang tersedia. Pada tahun 2018, Asana mulai digunakan—awalnya hanya di Bagian Teknik.

15 anggota tim bidang teknik segera menggunakan alat tersebut untuk semua Manajemen Kerja bagian mereka. Lalu, antusiasme dengan cepat menyebar ke bagian lain berkat budaya sinergi Pon Bikes. Bahkan, beberapa pegawai tidak mau kembali ke cara kerja lama mereka setelah pengalaman awal mereka dengan Asana. Hasilnya, makin banyak kolega yang secara bertahap bergabung atas permintaan mereka sendiri, yang membuat metode kerja jauh lebih efisien. Hal terbaiknya adalah para pegawai juga sangat menikmatinya. Meskipun demikian, proses orientasi dipertimbangkan dengan matang, dan Patrick Lenkner akhirnya menjadi Duta Asana. Dia mengiklankan secara internal, menghilangkan keraguan, serta menawarkan pelatihan dan sesi tanya jawab berkala. Mematuhi praktik baru secara konsisten dan secara berkala menerima umpan balik sangat membantu dalam mempelajari praktik baru. Hasilnya, ketidakjelasan dan kekhawatiran terselesaikan, tetapi keberhasilan dan ide juga disampaikan secara berkala.

Saat ini, tim teknis dianggap sebagai sumber dan penanggung jawab penyebaran Asana di FOCUS Bikes. Pernyataan seperti "Tidak ada satu pun yang luput lagi—jumlah bug jauh lebih sedikit dari sebelumnya" membuat para pegawai terkesan selama fase peluncuran. Kehilangan jejak dari rangkaian email yang tampaknya tak ada habisnya dengan cepat menjadi masa lalu, dan kenyamanan mengklik tombol "suka" selalu menyenangkan.

Dari 2018 hingga 2020, semua fungsi dimasukkan ke dalam Google Workspace dan Asana. Email menjadi jauh kurang penting, dan saat ini semua tautan ke file Google Drive dan kanal disimpan secara terpusat di Asana. Semuanya diarahkan ke pengaturan kantor bersama, dan FOCUS Bikes terhubung dengan semua lokasi dan mitra melalui Asana—baik di Cloppenburg maupun Asia. Dalam Pon.Bike Group, FOCUS Bikes adalah panutan yang hebat dengan integrasi Asananya. Merek lain juga mulai dan ingin mengintegrasikan Asana ke aliran kerja mereka. Selain FOCUS Bikes, alat ini saat ini digunakan di pabrik produksi Derby Cycle dan di Kalkhoff. Gazelle dan Pon. Otomotif juga sudah menyatakan minat.

Makin banyak pegawai yang bekerja dengan Asana, makin menyenangkan dan makin baik fungsinya. Semua pegawai harus dilibatkan

Asana terlibat dalam semua proyek dan Alur Kerja

Asana mendukung semua aspek proyek, baik dalam Alur Kerja SCRUM, dalam rapat tim, dalam pelaporan, mulai dari curah pendapat dan penetapan harga hingga produksi seri. Sejak implementasinya, FOCUS Bikes telah mendapatkan manfaat dari transparansi yang lebih besar dan peningkatan waktu throughput, produktivitas yang lebih tinggi, lebih sedikit kesalahpahaman, dan tingkat kesalahan yang jauh lebih rendah.

Ketika semua pegawai diinstruksikan untuk bekerja dari rumah pada Maret 2020 karena pandemi, beralih ke Asana berarti FOCUS Bikes sudah siap sepenuhnya. Pegawai cukup menutup laptop mereka, pulang, dan terus bekerja dengan lancar—tepat dari bagian terakhir yang mereka selesaikan di kantor. "Berkat Asana, situasinya relatif bebas stres," kata Patrick Lenkner. "Para pegawai bangga dengan cara kerja yang progresif dan tidak terikat lokasi."

Seolah-olah kami tahu pandemi akan datang dan memaksa kami bekerja dari jarak jauh, dan kami dapat mempersiapkannya satu setengah tahun sebelumnya. Waktu kami sempurna

Dari pengembangan langsung ke lini perakitan dengan Asana

Karena struktur grup, ada antarmuka ke Teknik Industri di pabrik produksi dan perakitan Derby Cycle. Di sinilah pengembangan yang diajukan oleh FOCUS Bikes diproses sebelum dikirim ke lini perakitan. Asana adalah bagian penting dari proses kerja ini. Pertama, "sepeda percontohan" dibuat. Ini mengungkapkan semua tantangan yang terlibat dalam persiapan produksi serial. Organisasi sepeda uji coba, pencatatan semua kemungkinan hambatan, dan pemrosesan dilakukan sepenuhnya di Asana. Ini adalah langkah besar di mana Asana membantu mentransfer hasil pekerjaan kantor langsung ke produksi. Hasil akhirnya adalah sepeda yang siap digunakan. Kebetulan, salah satu sepeda pertama yang diproduksi dengan Asana menggunakan rekayasa industri dibeli oleh seorang Pegawai Asana.

Asana seperti media sosial Business. Cara kerjanya seperti Instagram dan di sinilah kami sekarang mengerjakan proyek kami. Ini benar-benar keren

FOCUS Bikes memenangkan persaingan di pasar sepeda dengan Asana

Saat Asana di-onboard di FOCUS Bikes, tim terdiri dari 30 pegawai. Namun, karena permintaan sepeda yang melonjak, FOCUS Bikes telah melalui fase pertumbuhan khas perusahaan rintisan. Setelah hanya dua tahun, saat ini perusahaan mempekerjakan 150 pegawai. Kontak dengan perusahaan Pon.Bike lainnya juga makin intensif. Fase pertumbuhan yang luar biasa ini didorong oleh Asana sejak awal.

Pasar sepeda mengalami ledakan besar, mengubah sepeda sederhana menjadi produk gaya hidup yang makin populer. FOCUS Bikes memiliki ambisi tinggi dalam menggunakan Manajemen Kerja yang tangkas untuk mengembangkan dan meluncurkan sepeda yang tepat bagi pelanggan secepat mungkin. Misalnya, jika teknologi e-bike baru tersedia pada bulan April, FOCUS Bikes ingin meluncurkan sepeda ini di pasar paling lambat pada bulan Mei, bukan setahun kemudian. Sepeda yang tepat—dengan kualitas yang tepat—perlu diluncurkan ke pasar pada waktu yang tepat. Di sinilah FOCUS Bikes memenuhi mantra yang dinyatakan sendiri "Sepeda yang Tepat. Waktu yang Tepat. Kualitas Tepat." Alur Kerja yang sangat tangkas ini didukung secara besar-besaran oleh Asana dan menjadi dasar kesuksesan FOCUS Bikes.

Asana mendukung FOCUS Bikes di pasar yang berubah dengan cepat

Patrick Lenkner melihat tantangan yang lebih besar akan muncul bagi industri ini. Di satu sisi, ada insiden di Terusan Suez: lalu lintas kargo udara sudah dibatasi, ditambah dampak merugikan lainnya akibat pandemi, dan tidak hanya pada ekonomi. Karena rantai pasokan biasa tidak lagi berfungsi dengan baik, waktu pengiriman untuk suku cadang sepeda tertentu menjadi jauh lebih lama.

Di sisi lain, permintaan sepeda tinggi di seluruh dunia dan terus meningkat. Alasan di balik peningkatan permintaan itu kompleks. Banyak negara menerapkan konsep transportasi alternatif dan berinvestasi dalam strategi seperti memperluas infrastruktur bersepeda, yang membuat bersepeda menjadi sangat menarik. Makin banyak orang menggunakan e-bike sebagai alternatif yang hemat biaya dan ramah lingkungan dibandingkan mobil atau transportasi umum. "Revolusi mobilitas" menjadi topik hangat bagi semua orang. Ketika sektor teknologi masuk ke produksi sepeda dan lompatan teknologi makin sering terjadi, siklus inovasi makin singkat. Roda benar-benar diciptakan ulang, makin sering. Perencanaan yang tangkas dan sangat berwawasan ke depan diperlukan untuk bertahan di lingkungan ini. Asana adalah platform ideal untuk memenuhi persyaratan ini.

Asana setidaknya sama menyenangkannya dengan bersepeda itu sendiri

Tim muda di FOCUS Bikes memiliki semangat tersendiri. Mereka paling senang membawa sepeda yang tepat ke pasar dan juga bersepeda bersama. Fungsi Asana berikut sangat populer dan terus digunakan sejak peluncuran:

• Tugas Saya: Ini memungkinkan semua orang mengelola daftar tugas personal mereka secara independen di berbagai proyek.

• Portofolio dan Dasbor: Untuk mempertahankan ikhtisar berbagai proyek.

• Kesenangan ekstra: Begitu tugas selesai, jempol dan unicorn terbang melintasi layar.

Jika melihat ke belakang, apa yang dapat dilakukan secara berbeda?

Tentu saja sangat banyak. Namun, Patrick Lenkner akan menangani peluncuran Asana hari ini dengan cara yang sama seperti tiga tahun yang lalu. "Sangat tepat untuk tidak langsung melakukan onboarding ke seluruh perusahaan. Kami berhasil menjalankan alat ini dengan lancar hanya di satu Bagian. Itu menyenangkan." Peluncuran Asana dari atas ke bawah akan memberikan hasil yang berbeda. Waktu yang berharga akan terbuang untuk memahami alat ini dan mempelajari semua kiat dan triknya. Berkat onboarding bertahap dan sukarela, Asana dapat berkembang secara organik menjadi 

Manajemen Kerja FOCUS Bikes. Kiat terbaik dari Patrick Lenkner untuk peluncuran Asana adalah:

Mulai cepat! Dapatkan pengalaman dengan cepat! Dan sesuaikan Asana dengan kebutuhan individu Anda!