Stand.earth unterstützt die Umwelt und verwaltet die Kapitalbeschaffung mit Asana

Im vergangenen Jahr wurden über sechs Milliarden Starbucks-Tassen weggeworfen, die Textilindustrie verbrauchte über 378 Milliarden Liter Wasser, und Kreuzfahrtschiffe setzten an den europäischen Küsten fast zehnmal mehr Schwefeloxid als alle Autos in Europa frei. Diese Auswirkungen auf die Umwelt sind enorm, aber sie bieten auch eine große Chance.  Stand.earth ist eine gemeinnützige Umweltorganisation, die Unternehmen und Regierungen unterstützt und ermutigt, die Umwelt in den Vordergrund zu stellen. Für sie stellen Dinge wie Kaffeetassen, Kreuzfahrtschiffe und Jeans eine Chance dar, diese Branchen zu verändern und die Auswirkungen von einzelnen Personen und Unternehmen auf die Umwelt zu minimieren. Sie arbeiten daran, das Bewusstsein zu schärfen, damit jeder fundiertere und nachhaltigere Entscheidungen treffen kann.

Ein großer Teil der Arbeit jeder gemeinnützigen Organisation ist die Sicherung der Finanzierung. Bei Stand.earth konzentrieren sich fast 80 % ihrer Spendenaktionen auf Stiftungen. Stephen Danner, Director of Development bei Stand.earth, leitet das Fördermittel-Team, das für die Ausarbeitung von Vorschlägen und Projektbeschreibungen zur Sicherung von Zuschüssen und Finanzierung des Unternehmens verantwortlich ist. Dies ist ein terminkritischer und detailorientierter Prozess, bei dem das Team mit Antragsfristen, Compliance-Anforderungen und langen Listen an erforderlichen Dokumenten konfrontiert ist. Als mittelgroßer gemeinnütziger Verein, der um die Finanzierung gegen große Unternehmen der 10-fachen Größe konkurriert, ist es wichtig, dass sie Anträge vor Ablauf der Fristen einreichen. Dabei müssen Sie die überzeugendsten Informationen, Erklärungen in Bezug auf Finanzen und visuelle Elemente nutzen. Als das Team ständig wuchs und sie mehr Projekte und Finanzierungsmöglichkeiten entdeckten, hatten sie in folgenden Punkten Schwierigkeiten:

• Alle auf dem laufenden Halten – weil Informationen verstreut waren.

• Die rechtzeitige Abgabe von Anträgen zur Einhaltung strenger Zuschussfristen.

• Die Reaktion auf kurzfristige Chancen und informelle Anfragen – weil Details übersehen wurden. Diese Möglichkeiten kamen zu einer bereits vollen Arbeitsbelastung hinzu, die durch die mehr als 15 formalen Einreichungen pro Monat entstand.

Infolgedessen mussten sie ein zentrales Arbeitsverwaltungssystem implementieren, das der gesamten Organisation ein skalierbares Wachstum ermöglicht.

Die Suche nach dem einen Tool zur effektiveren Zusammenarbeit

Das Führungsteam von Stand.earth war der Meinung, dass das Unternehmen zu viele Projektmanagement-Tools im Einsatz hatte und einen einheitlichen Weg zur Zusammenarbeit benötigte. Neben dieser Frustration kam noch hinzu, dass es den Teams ohne eine zentrale Informationsquelle an geregelten Verantwortlichkeiten und ausreichender Eigenverantwortung fehlte. Das wirkte sich auf die interne Kultur aus, da die Vorgehensweisen von Teamkollegen nicht den Erwartungen der Teamleiter entsprachen. Außerdem spürten sie bereits die ersten Anzeichen einer schwindenden Vertrauensbasis.

Die Zusammenführung der gesamten Organisation in einem einzigen Tool wäre ein großes Unterfangen, hätte aber auch einen großen, positiven Einfluss auf die Planung, Zusammenarbeit und Moral. Stephen begann damit, die Bedürfnisse und Anforderungen aller Teams zu erfassen, sodass sie über eine klare Liste an Bewertungskriterien verfügten. Die Liste der 35 Punkte umfasste alles: Projektmanagement-Funktionalität, Kosten, Integrationen, Automatisierung, verschiedene Projektansichten und Gästezugriff.

Sie sammelten dann Empfehlungen aus dem Team und überprüften fünfzehn verschiedene Möglichkeiten. Nach der Bewertung der einzelnen Tools stach Asana als Sieger hervor. Es erfüllte alle Kriterien, die die Teams aufgestellt hatten, und die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit überzeugte alle Beteiligten. Zusätzlich zu den Funktionen von Asana konnten sie den Asana-Rabatt für gemeinnützige Organisationen für sich sichern.

Als sie sich auf die Einführung von Asana vorbereiteten, stellte Stephen Schulungsmaterialien für die Mitarbeiter zusammen, um den Umgang mit Asana zu erlernen. Das beinhaltete auch eine aufgezeichnete Schulung, die nun für alle obligatorisch ist. Stephen teilte auch zusätzliche Ressourcen, wie Asana-Artikel und Videos. Um neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung zu helfen, integrierten sie die Asana-Schulung in ihren neuen Einführungsprozess. Um neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung zu helfen, integrierten sie die Asana-Schulung in ihren neuen Einführungsprozess.

Verbesserung der Prozesse zur Beschaffung von weiteren Finanzmitteln

Mit Asana hat Stand.earth die Workflows im gesamten Unternehmen optimiert. Arbeit, die viele Meetings und Ergebnisse, komplexes Zeitplanmanagement und extrem hohe Arbeitspensen mit sich bringt, ist jetzt für das gesamte Team einfacher zu bewältigen.

Stephen und sein Team verwalten nun ihren kompletten Verwaltungsprozess für Fördermittel in Asana. Mithilfe einer Salesforce-Integration sind sie in der Lage, eine hohe Spenderzufriedenheit aufrechtzuerhalten und ein größeres Finanzierungswachstum zu erzielen. Das erreichen sie, indem sie sicherstellen, dass sie kontinuierlich mit den Spendern in Kontakt bleiben. Durch die Verwendung von Projektvorlagen kann Stephen sicher sein, dass alle Arbeitsergebnisse Regelkonform angefertigt wurden. Hinzu kommt, dass ihre Team-Meetings schneller ablaufen, da sie durch die Teamkalenderansicht die Verantwortlichkeiten und Fristen aller Beteiligten einsehen können.

Ein Problem, das Stephen vor Asana hatte, war die Notwendigkeit einer zentralen Kommunikationsmöglichkeit. Diese würde seinen Teammitgliedern helfen, zu wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen und welche Aufgaben Priorität haben. Jetzt erstellt er mit den Personen, die ihm direkt Bericht erstatten, dreimonatige Arbeitspläne in Asana. Gleichzeitig hat er ein Modell für die Personalabteilung und andere Vorgesetzte erstellt. Dadurch ist ergebnisorientiertes Arbeiten nun der Standard, alle haben Klarheit über die gewünschten Ergebnisse und wissen, wofür sie verantwortlich sind. Indem sich die Mitarbeiter von Stand.earth weniger auf kleine administrative Details konzentrieren müssen, können sie mehr strategische Diskussionen führen. Neben der dazugewonnen Zeit für strategisches Denken hat jeder die Möglichkeit, die Arbeit in die eigenen Hände zu nehmen und Projektmanager zu werden.

Stephen und sein Team sind nun ebenfalls in der Lage, nahtlos mit ihren externen Partnern, wie z. B. Auftragnehmern oder Designern, in Asana zusammenzuarbeiten. Anstatt sich auf E-Mails und gemeinsame Dokumente zu verlassen, kann Stephen externe Mitarbeiter mithilfe der Sichtbarkeits- und Gästefunktionen von Asana ohne zusätzlichen Papierkram involvieren. Asana spart ihm Zeit, weil die administrativen Aufgaben wegfallen, die mit der Einbindung externer Partner einhergehen. Außerdem braucht er sich nicht mehr darum zu sorgen, dass jemand bestimmte Informationen sieht, auf die diese Person keinen Zugriff haben sollte.

Wenn klare Verantwortlichkeiten zu Wachstum und einem gesünderen Planeten führen

Asana hat Stand.earth und Stephens Team geholfen, verantwortlicher, ergebnis- und terminorientierter zu arbeiten. Abgesehen davon können sie mithilfe von Asana 10 % mehr potenzielle Chancen identifizieren, weil ihr Prozess optimiert ist und sich alle Informationen an einem Ort befinden. Mit diesen Fördermittel-Möglichkeiten konnten sie in nur einem Jahr die finanziellen Mittel um 17 % steigern. Das ist auf die erhöhte Einbeziehung von Investoren und die bessere Koordination des Lead-Teams zurückzuführen. Sie sind nun in der Lage, geschäftliche Beziehungen nachzuverfolgen und zu pflegen, anstatt sie nur mit viel Aufwand aufrechtzuerhalten.

Nicht nur im Alltag von Stephens Team macht sich der Einsatz von Asana bemerkbar. Indem sie sich finanzielle Mittel sichern, erzielen sie eine enorme Wirkung auf die Umwelt. Durch das neue Maß an Klarheit, das von Grund auf in kleinen Dingen wie Aufgaben und Kalendern herrscht, sind sie in der Lage, große Veränderungen hervorzurufen. So wie die kleinen Details in unserem Leben übergroße Auswirkungen auf die Umwelt haben können, von Kaffeebechern bis hin zu Jeans, hat die tägliche Arbeit von Stephen und seinem Team einen großen Einfluss darauf, wie Stand.earth seine Mission erfüllt.