YMCA Victoria är en ideell organisation med uppdraget att stärka unga människor genom att ge dem färdigheter och självförtroende för att leva positiva och självständiga liv. Organisationen förvaltar stora fritids- och vattenanläggningar över hela Australien, driver läger, idrottsevenemang, barnomsorgscenter, ledarskapsprogram och mycket mer. 

Marknadsföringsteamet på YMCA Victoria började använda Asana strax före utbrottet av covid-19-pandemin för att hålla sig samordnade så att de kunde nå sina mål. Detta sammanföll också med en omorganisation av avdelningen som samlade marknadsförings- och digitala specialister från olika affärsenheter till ett enda marknadsföringsteam på cirka 40 personer. 

Josh Russo, chef för digital optimering på YMCA Victoria, ledde implementeringen av Asana i början av 2019. Programmet togs ursprungligen i bruk för att stödja hans team inom digitala tjänster och blev omedelbart en framgång. Asana var lätt att använda, gjorde det möjligt att lägga till uppgifter i flera projekt och hade färdiga mallar som hjälpte teamet att komma igång. Användningen av Asana ledde till följande:

• En betydande minskning av antalet interna e-postmeddelanden och dubbelregistreringar av data genom att förbättra arbetsflödena för kommunikation.

• Ökat förtroende inom teamet tack vare större insyn i det arbete de utförde.

• Mer tid för strategiskt arbete, till exempel att bygga webbplatser, vilket ledde till bättre KPI-resultat.

Tack vare Asanas framgång i Joshs team infördes plattformen i hela marknadsföringsteamet.

Asana kom in i bilden i ett avgörande skede för oss. Det hjälpte oss att arbeta effektivare, vilket var avgörande när vi övergick till distansarbete.

Josh Russo, chef för digital optimering

Övergång till distansarbete 

När pandemin började övergick marknadsföringsteamet, liksom de flesta andra runt om i världen, till distansarbete. Vid det här laget var teamet skickliga på att använda Asana och följa en månatlig sprintmodell. Tack vare Asanas centrala roll i marknadsföringsteamets dagliga arbete blev övergången till distansarbete inte alltför störande. Faktum är att Asana var den centrala plattformen som teamet använde för att starta och återhämta sig från flera nedstängningar, inklusive en av de längsta nedstängningsperioderna i världen. 

Det är väldigt svårt att få 40 personer att arbeta på samma sätt, särskilt på distans. Asana gjorde det här enkelt tack vare vår möjlighet att skapa arbetsflöden och mallar, tilldela uppgifter och lagra dem i flera projekt.

Josh Russo, chef för digital optimering

YMCA Victoria är verksamt inom flera branscher, och alla upplevde stora förändringar och restriktioner under nedstängningsperioderna. Det var marknadsföringsteamets ansvar att informera över 60 000 kunder om stängningar och återöppningar, samt tusentals anställda och volontärer – och Asana var avgörande för den här processen. 

Hantera nedstängningar med Asana 

Så här använde YMCA Victorias marknadsföringsteam Asana för att hantera de utmaningar som covid-19-nedstängningarna medförde: 

• Det finns en uppgiftsmall för omstart med 600 underuppgifter som hjälper marknadsföringsteamet att snabbt stänga och öppna alla YMCA-anläggningar igen. Varje liten detalj, från att ändra öppettiderna på Google till att uppdatera informationen på webbplatsen, ingår i mallen. Först tog det teamet en vecka att kommunicera stängningen eller återöppningen av verksamheterna. Nu tar det mindre än en dag med hjälp av mallen – en minskning med 85 % av den tid som krävs. 

• Förfrågningsformulär användes redan före covid-19, men blev viktigare under nedstängningarna. Med hjälp av Asana-formulär kan personer i hela verksamheten skicka marknadsföringsförfrågningar från vilken plats som helst utan att behöva oroa sig för att de ska gå förlorade eller missas. Bara under en månad slutförde marknadsföringsteamet 316 förfrågningar, vilket motsvarade totalt 4 258 uppgifter. 

• Rapporteringen är nu enklare eftersom Asana samlar in den information de behöver, inklusive antalet slutförda förfrågningar. Det gör det lättare för Josh och andra teamledare att fortsätta med det vanliga arbetet trots nedstängningar och andra störningar som orsakats av covid-19.

Sammantaget gör Asana kommunikationen och samarbetet mycket enklare i hela teamet. Möjligheten att skapa och dela projekt, tilldela uppgifter och kommentera dem har minskat behovet av interna e-postmeddelanden. Övergången till distansarbete ökade användningen av Asana ytterligare, och nu öppnar de flesta teammedlemmar Asana före alla andra plattformar när de börjar sin arbetsdag.  

Vår senaste nystart resulterade i en ökning på 84 % av webbtrafiken och en ökning på 80 % av försäljningsleads. Det hade inte varit möjligt att hantera detta utan de processer som Asana hjälpte teamet att skapa.

Josh Russo, chef för digital optimering

Övergång till hybridarbete 

YMCA Victoria har nu övergått till en hybrid arbetsmodell. Marknadsföringsteamet fortsätter att hantera arbetet i Asana. Alla nya teammedlemmar inom marknadsföring går igenom utbildningskursen i grunderna för Asana och går sedan vidare till ett specifikt introduktionsprojekt för YMCA Victoria som beskriver interna processer, till exempel hur man använder mallar för teamprojekt.

Josh har planer på att skapa ett megaprojekt som beskriver alla marknadsföringsaktiviteter som planeras under det kommande året, så att de kan följas upp och rapporteras med ännu större precision. Det finns även planer på att skapa en intern klubb för Asana-representanter så att teamet kan se till att de fortsätter att använda plattformen på bästa möjliga sätt.