Holdingbolagets riskkapitalgren är Yıldız Ventures, som även inkuberar banbrytande intrapreneurskapsprojekt inom ramen för sin struktur för företagsriskkapital och driver acceleratorprogram för nystartade företag. VD:n, Yahya Ülker, inför banbrytande teknik och metoder för att hjälpa Yıldız Ventures att berika sitt startup-ekosystem och arbeta snabbare när de utvärderar investeringar.

Yahya såg en möjlighet att öka organisationens produktivitet genom att centralisera arbetet till en plattform. Innan teamet på 300 personer började använda Asana använde de en blandning av verktyg, däribland e-post, chatt, kalkylark och en mängd olika appar. Eftersom det inte fanns något sätt att spåra alla projekt och all kommunikation i hela organisationen kunde teamet inte dra nytta av effektivitetsvinsterna från standardprocesser:

• Yıldız Ventures får in hundratals pitchar från startup-företag och ansökningar om finansiering varje år, och att hantera dem via e-post var svårt att skala upp och krävde långa e-postkedjor.

• Interna processer, till exempel att begära fler medarbetare eller IT-behov, tog lång tid att genomföra via e-post.

• En stor mängd kommunikation kom in från leverantörer, uppstartsbolag och externa medarbetare via olika, frånkopplade kanaler, vilket fördröjde svarstiderna och krävde extra möten.

Yahyas vision var att effektivisera samarbetet i Asana för att göra processerna smidigare och snabbare – till och med automatisera dem – och att förbättra upplevelsen för alla som kontaktade Yıldız Ventures för partnerskap eller finansiering.

Asana automatiserar vårt rutinarbete, så att vi kan synkronisera mellan olika Yıldız Ventures-team och portfoliobolag.

Yahya Ülker, VD för Yıldız Ventures

Söka efter en förstklassig samarbetsplattform 

När han tillträdde som VD för Yıldız Ventures 2019 letade Yahya efter en arbetshanteringsplattform med fler funktioner än de enskilda uppgiftshanteringsverktygen han hade använt tidigare. Han utvärderade över 10 verktyg och valde Asana för dess förmåga att stödja samarbete i hela organisationen. 

Yahya och flera teamkollegor började använda Asana för att hantera sitt arbete. År 2021 anlitade Yıldız Ventures Omtera, ett konsultföretag inom Work Management och Asanas partner, för att påskynda införandet och optimera användningen.

Omtera och Yıldız Ventures visste att om de effektiviserade företagets processer kunde de öka organisationens kapacitet och omvandla bortslösad tid till strategiskt arbete. Enligt det globala indexet för Arbetets anatomi förlorar kunskapsarbetare i genomsnitt nästan tre timmar per vecka på onödiga möten, och anställda uppskattar att 4–6 timmar skulle kunna sparas varje vecka om processerna förbättrades. 

Omtera tog itu med detta direkt och byggde grunden för en effektiv, strategifokuserad organisation.

Effektivisera arbetsflöden med Omtera

Med hjälp av Omtera ökade Yıldız Ventures sin Asana-användning från 20 % av de anställda till 95 %. Murat Yılmaz, partner och chef för försäljning och användarframgång på Omtera, ledde implementeringen.

Omtera började med att träffa varje team för att förstå deras arbetsflöden och problemområden och hjälpte sedan till att bygga upp dessa arbetsflöden i Asana. De införde processer som tidigare var offline eller hanterades i andra verktyg, kopplade samman processer mellan teamen och såg till att teamen använde funktioner som formulär, automatiseringar och integreringar. De genomförde också skräddarsydda Asana-utbildningar för team och olika befattningsnivåer, från nybörjare till chefer. Nu när de flesta på Yıldız Ventures använder Asana för sina viktigaste arbetsflöden delar de ett Asana-projekt med Omtera som spårar pågående implementeringsarbete, till exempel kommande Asana-funktioner, utbildning och statusuppdateringar om nya arbetsflöden som håller på att skapas.

Yıldız Ventures har många in- och utgångar från företag och olika grupper. De behövde en central plattform för att organisera alla förfrågningar, hantera allt arbete och se helheten.

Murat Yılmaz, partner, chef för försäljning och användarframgång på Omtera

Operativ effektivitet för snabbare och mer strategiska investeringar

I dag använder alla team på Yıldız Ventures processer i Asana för att fatta snabbare och smartare beslut. De rapporterar att de nu kan:

• Utföra verksamhetsprocesser 40 % snabbare

• Minska improduktivt arbete med 35 % och öka strategiskt arbete med 80 % 

• lägger 35 % mindre tid på e-post och 55 % mindre tid på att leta efter information

Yıldız Ventures har effektiviserat sina arbetsflöden i hela organisationen. 

Uppföljning av OKR

Yıldız Ventures använder Asana-mål för att följa upp OKR:er och rapportera om framstegen kvartalsvis. Varje teammedlem har fem mål – till exempel ett mål för antalet fintech-startupföretag att hitta – som samlas i ett huvudmål. Asana visar automatiskt procentandelen av förloppet fram till slutförande. 

Investeringsverksamhet

Investeringsverksamhetsteamet använder Asana som ett CRM för att spåra affärsflödet och utvärdera investeringar upp till 50 % snabbare. Så här fungerar det.

Med Asana har vi skapat ett unikt arbetsflöde som gör att vi helt kan automatisera våra steg för investeringsutvärdering för att hitta de bästa startupföretagen att investera i.

Ecem Altıok, investeringschef på Yıldız Ventures

(1) Godkännande av ansökningar om finansiering

Yıldız Ventures har spårat över 1 000 affärer genom Asana sedan 2020 för att utvärdera direkta investeringar och fondinvesteringar. Alla start-up-företag eller organisationer som behöver finansiering eller vill komma i kontakt med Yıldız Ventures fyller i ett Asana-formulär som finns på deras webbplats. Yıldız Ventures har tagit emot över 700 ansökningar om finansiering via dessa formulär, som läggs till automatiskt i Asana som uppgifter. Asana-regler tilldelar automatiskt uppgiften till rätt person för granskning baserat på sektorstilldelningar, vilket sätter igång en kedja av utvärderingssteg – inga e-postmeddelanden krävs.

Tidigare kom ansökningarna in via e-post. Det fanns ingen möjlighet att spåra i vilken fas varje ansökan befann sig, vem som skulle granska den härnäst och vem som hade vilken information. 

(2) Hantera affärsflödet

Yıldız Ventures använder Asana som ett automatiserat CRM-system för att hantera begäranden om finansiering. Varje ansökan går igenom ett antal faser där en teammedlem granskar den och fattar ett ja-/nej-beslut. Därefter dirigerar regler ansökan till nästa granskare längre upp i kedjan. 

Teamet kan nu följa ansökningens fas när den går igenom anskaffning, preliminär bedömning, detaljerad bedömning, noggrann granskning och investeringskommittén. Sökandens Asana-uppgift samlar alla anteckningar och konversationer på ett och samma ställe, så att den slutliga beslutsfattaren har all nödvändig information direkt till hands när det är dags för granskning av ansökan.  

Om ett företag inte är redo för investeringar flyttas deras Asana-uppgift till ett backlog-projekt så att Yıldız Ventures kan följa upp med företaget om ett år – trots deras snabba tillväxt tappar de aldrig bort en ansökan.

Arbetsflödet gör det också enklare att få tillgång till investeringsmöjligheter och gör att vi kan spåra kapitalanskaffningshistoriken från tidiga skeden till senare skeden på ett mycket effektivt sätt. När vi stöter på ett startupföretag kan vi enkelt söka i vårt affärsflöde i Asana och se om någon av våra teammedlemmar inom investering har träffat dem tidigare. Om så är fallet skapar det en omedelbar och unik koppling.

Ecem Altıok, investeringschef på Yıldız Ventures

(3) Spårning av pågående investeringar 

När Yıldız Ventures väl har investerat spårar teamet den pågående relationen via Asana. Yahya säger: ”Vi använder Asana för att föra en logg över all information och alla uppdateringar som rör investeringarna – uttag, årsmöten, kontakter med mera.” 

Anpassade fält i uppgiften anger data såsom företagets bransch, avtalets storlek och valuta, vilket fungerar som en referenskälla och hjälper Yıldız Ventures att analysera trender i hela sin investeringsportfölj. 

Yıldız Ventures använder också Asana-rapportering för att spåra investeringscykler, resultat och verksamhet. Paneler hämtar data från anpassade fält för att rapportera om hur många ansökningar de fick in varje månad, hur många de godkände och hur mycket pengar som investerades. Anpassade fält registrerar även utdelningar och avkastningsanalyser.

Förfrågningar till personalavdelningen

Med Asana lägger teamet på personalavdelningen 50 % mindre tid på att hantera förfrågningar, rekrytera och introducera nyanställda. 

Tidigare användes e-post för förfrågningar till personalavdelningen, till exempel godkännanden av fler anställda i ett team. Omtera flyttade den här processen till Asana, där ett formulär registrerar förfrågan och regler tilldelar uppgifter till rätt beslutsfattare på personalavdelningen. När antalet anställda har godkänts spåras kandidatens resa via en uppgift, och när kandidaten har anställts introduceras hen via en Asana-projektmall.

Murat från Omtera säger: ”Asana är det främsta rekryteringsverktyget som effektiviserar personalavdelningens processer på Yıldız Ventures och möjliggör snabba godkännanden. I Asana kan de dela kommentarer från intervjuer, använda mallar för att följa upp lediga tjänster och märka uppgifter för godkännande, så att alla vet vilka nästa steg är för att komma fram till ett erbjudande.”

Andra användningsområden för Asana inom Yıldız Ventures

IT: Förfrågningar om IT-behov kommer nu in via Asana-formulär.

Produkt: Produktteamet använder Asana för Jira-integreringen för att hantera aktiva sprintar och produktöversikter.

Juridik: Yıldız Ventures hanterar hundratals juridiska avtal i Asana.

Leverantörshantering: Leverantörer skickar in ansökningar via ett Asana-formulär, som omvandlas till uppgifter i ett Asana-arbetsflöde så att avdelningarna kan utvärdera och välja leverantörer.

Intern samordning: Team använder Asana för att samla mötesanteckningar, hantera Yıldız Ventures innehållskalender, samarbeta med team i Yıldız Holding och eliminera interna e-postmeddelanden genom att använda Asana-kommentarer och -uppdateringar. De integrerar Asana med verktyg som de använder dagligen, såsom Gmail, Google Kalender, Google Drive och Workplace. 

Med arbetsflöden i Asana kan Yıldız Ventures reagera snabbare på möjligheter på sin marknad.

Asana gör det möjligt för oss att se och spåra arbetsbelastningen från alla vinklar och identifiera effektivitet och ineffektivitet.

Yahya Ülker, VD för Yıldız Ventures

Att leda ett startup-ekosystem in i framtiden

Yıldız Ventures planerar att fortsätta förbättra sin Asana-implementering, och Omtera finns där vid deras sida för att optimera processer och hålla dem informerade om Asanas senaste funktioner. Murat säger: ”Vi delar med oss av vad som kommer härnäst i Asanas roadmap så att Yıldız Ventures kan planera för det och undvika att investera i överflödiga verktyg.”

Efter att ha upplevt så många operativa fördelar med Asana stöder Yıldız Ventures även sina portföljstartupföretag i att införa Asana. De hjälpte till exempel nätbutiken istegelsin.com att förbättra sina processer för hantering av leverantörer och förfrågningar genom att flytta dessa arbetsflöden till Asana.

När Yıldız Ventures tar steget in i framtidens arbete bjuder de in sitt startup-ekosystem att följa med.