Det som teamet förkroppsligade vid USA Games är kärnan i det som Special Olympics gör. Deras uppdrag är att erbjuda idrottsträning och tävlingar året runt för idrottare i alla åldrar med intellektuella funktionsnedsättningar och att främja inkludering, förståelse och vänskap för sina idrottare, familjer och samhällen.

Avdelningen i Northern California och Nevada – som skickade teamet från Clovis för att tävla i Seattle – organiserar över 300 evenemang varje år för både idrottare och donatorer. Abe Cruz, chef för design, ansvarar för att producera allt som deltagarna ser, hör och läser vid dessa evenemang i samarbete med marknadsföringsteamet för att skapa en enhetlig upplevelse för deltagarna.

Men som en ideell organisation med begränsade resurser och en stor arbetsvolym hade Abe och hans team svårt eftersom:

• De saknade ett centraliserat kommunikations- och samordningssystem för sitt arbete, vilket försämrade resursernas kvalitet.

• Förfrågningar kom från alla håll och viktig information saknades ofta, vilket resulterade i ytterligare, oplanerade granskningsvändor.

• Prioriteringar och arbetets status var inte tydliga, så de visste inte vad de skulle fokusera på vid en viss tidpunkt.

Urvalsprocessen: Gör det inte för komplicerat

När det gällde att utvärdera arbetshanteringsverktyg var Abes första prioritet att hitta ett enkelt och intuitivt gränssnitt. De behövde ett verktyg som var lätt att använda, inte skrämmande, och som skulle uppfylla deras behov av att samordna projekt, till exempel de storskaliga evenemang de producerar. De behövde också funktioner som skulle göra det möjligt för dem att kommunicera tydligt och effektivt, särskilt när det gällde kreativa förfrågningar och godkännanden. Slutligen letade Abe och hans team efter ett sätt att effektivisera teamets verksamhet – från möten till övergripande processer.

Efter en teamdiskussion och jämförelse av olika arbetshanteringslösningar valde de Asana. Det är enkelt och intuitivt för teamet att använda, men erbjuder också specifika funktioner – som mallar och anpassade fält – som skulle effektivisera deras arbetsflöden. Och med Asana för ideella organisationer får Abe och hans team nu de Premium-funktioner de behöver med 50 % rabatt.

Effektivitet först: Effektivisera arbetsflöden för bättre och snabbare resultat

Special Olympics marknadsföringsteam använder nu Asana för att effektivisera alla sina processer så att de har klarhet i detaljerna och kan leverera arbetet snabbare. Med Asana kan teamet nu:

• Hantera över 300 evenemang varje år: Med mallar kan teamet planera sina Summer Games och Polar Plunge-insamlingar snabbare och införliva lärdomar från tidigare evenemang så att de alltid förbättrar genomförandet. Dessutom blir det mindre panik i sista minuten eftersom viktiga steg inte glöms bort.

• Effektivisera kreativa förfrågningar och godkännanden: Genom att standardisera förfrågningsprocessen får Abe nu alla detaljer han behöver i förväg, så att förväntningarna är tydliga redan från början och godkännanden sker snabbare.

• Prioritera rätt jobb: Genom att spåra arbetets status och prioritet i Asana med anpassade fält har teamet klarhet i vad de ska lägga sin tid på och i vilken fas arbetet befinner sig, vilket har minskat antalet veckovisa teammöten.

För våra sommarspel 2019 lyckades vi producera evenemanget och marknadsföringsresurserna dubbelt så snabbt och samtidigt skapa en mer minnesvärd upplevelse för våra idrottare.

Bättre processer leder till bättre evenemangsupplevelser

Genom att använda Asana för att hantera sin evenemangsplanering, sina kreativa förfrågningar och sin teamkommunikation har Special Olympics marknadsföringsteam effektiviserat sina processer så att de arbetar mer effektivt. Abe och hans team kan nu fokusera på att skapa en miljö som främjar den enighet som Clovis-teamet visade prov på vid USA Games 2018. I stället för att bara producera material erbjuder de upplevelser och skapar minnen tillsammans med sina idrottare, donatorer och sin community. Vid de senaste Northern California Summer Games – där fler än 1 000 idrottare och tränare deltog – gick Abe och teamet till exempel samman kreativt för att producera audiovisuella medier, festliga banderoller på huvudscenen och banderoller i hela arenan, för att skapa en livlig atmosfär för idrottarna och deras familjer.

Utan Asana hade vi aldrig kunnat genomföra den fantastiska öppningsceremonin för årets sommarspel.