Theresa Agonia, chef för externa frågor, ansvarar för kommunikation, medborgarservice och samhällsrelationer för administrationen och leder ett dedikerat team på 18 personer. Hon samarbetar även med andra städer över hela landet kring några av borgmästare Elorzas viktigaste strategier och delar med sig av kunskap och lärdomar om ämnen som bostäder, invandring och reformer för social rättvisa.

Men att styra en stad med 180 000 invånare är ingen enkel uppgift, och ledningen såg redan från början möjligheter att bryta ner kommunikationsbarriärerna inom organisationen:

• Med 40 avdelningar som samarbetade kring initiativ – från reformer för social rättvisa till ungdomstjänster – var det svårt att hålla alla informerade och hålla koll på deadlines för många personer och projekt.

• Avdelningsbyggnaderna var fysiskt utspridda över hela staden, vilket skapade isolerade enheter som gjorde det svårt att samarbeta.

• Viktiga e-postmeddelanden hamnade längst ner i inkorgen utan ett bra sätt att prioritera meddelanden.

Så snart borgmästare Elorza tillträdde 2015 började han och hans ledningsgrupp att införa Asana för hela stadshusadministrationen – och på så sätt föra samman dess avdelningar.

I styrelsen råder det ingen brist på utmaningar, men det finns mycket vi kan kontrollera. Det finns processer vi kan förbättra och förfina. Det är verktyg som Asana som gör att vi kan bli ännu bättre.

Borgmästare Jorge Elorza

Flytta stadshusets 40 avdelningar till Asana

Borgmästare Elorza hade använt Asana i andra organisationer, och hans team hade till och med hanterat hans valkampanj med plattformen. Så när han tillträdde introducerade borgmästaren och Theresa resten av stadshusets anställda till Asana.

I flera år hade alla använt telefonsamtal och e-post för att få saker gjorda. Theresa betonade hur Asana skulle hjälpa dem att arbeta smartare och utmärka sig i sina roller – hur det skulle göra deras liv enklare. De var också medvetna om de anställdas olika nivåer av teknisk kompetens när de utformade Asana-utbildningen och såg till att svara på enskilda personers frågor så att de kände sig bekväma med att ansluta sig till sina kollegor på plattformen.

Idag introduceras nya anställda till Asana redan från början, samtidigt som de får utbildning av personalavdelningen och i etik.

Theresa delar med sig av tips och trick för att hjälpa de anställda att få ut så mycket som möjligt av Asana:

• Använd Asana för all kommunikation och ersätt e-postmeddelanden och telefonsamtal, så att det finns en sökbar förteckning över samarbetet för framtida referens. Teamet har konventioner och ett internt språk, till exempel att lägga till ”FYI:” i början av informativa uppgifter och ”Q:” för att beteckna en fråga.

• Använd Asana för att föra personliga anteckningar så att det blir enkelt att komma ihåg gamla projekt flera år senare.

• Gör Asana-uppgifter handlingsinriktade och tilldela slutdatum för att öka ansvarstagandet.

• Ladda ned mobilappen (särskilt för anställda som arbetar ute på fältet) så att du kan kontrollera arbetet även när du inte sitter vid datorn.

När alla var uppdaterade blev Asana ett välskött register över tidigare arbete och en organiserad översikt över framtida arbete.

När vi tillträdde stod det klart att det hände så mycket inom kommunförvaltningen. Det förekom många informella möten och projekt mellan olika avdelningar. Asana gör att vi kan hålla varandra informerade och vara effektiva.

Theresa Agonia, chef för externa frågor

Tillgänglig information gör en stad lättillgänglig

Staden Providence har använt Asana för att kommunicera och följa upp alla projekt sedan 2015. Nu när teamen är så välorganiserade försvinner ingenting under digitala högar av e-postmeddelanden – all kommunikation sker via Asana, vilket sparar uppskattningsvis 295 arbetsdagar per år. Dessa 295 arbetsdagar var tidigare fyllda med "jobba om jobb", vilket enligt index för Arbetets anatomi tar upp 61 % av en amerikansk kunskapsarbetares dag.

Med Asana får rätt personer nu rätt meddelanden, det finns en effektiv väg för att få projekten gjorda och allt arkiveras för framtida referens, vilket skapar en sökbar mängd information.

Asana har också varit avgörande under covid-19-pandemin och har hjälpt till att hantera komplikationerna med distansarbete och samarbete mellan avdelningar. Här är några exempel på projekt som City of Providence hanterar i Asana:

Arbetsplaner. Arbetsplaner är stadens smeknamn för avdelningsövergripande initiativ som omfattar flera program och policyer, till exempel reformer för social rättvisa. En arbetsplan finns i ett Asana-projekt med avsnitt för att organisera arbetet efter fokusområden. Alla arbetar utifrån samma information, vilket gör ansvarsområden och deadliner tydliga. Arbetsplanen för reformen av social rättvisa omfattar till exempel initiativ för polisreform och en ny process för sanning, försoning och gottgörelse, som involverar fler än 35 personer från olika avdelningar. Asana gör det enklare att hålla personer ansvariga för sin del av tidslinjen, vilket är viktigt när en ny policy lanseras och olika avdelningar hanterar dess spridning, efterlevnad och kommunikation. När alla kan se hela arbetsplanen i Asana – inte bara sitt specifika område – är det enkelt att hålla sig uppdaterad om förloppsrapporter, risker, nästa steg och mycket mer.

En juridisk fond på 1 miljon USD för bostäder under COVID-19. Under covid-19-pandemin fick staden ytterligare federala bidrag för att hjälpa organisationer med covid-19-hjälp och återhämtning. För att stödja invånare som stod inför bostadsosäkerhet lanserade förvaltningen nyligen en investering på 1 miljon USD för att finansiera utökad tillgång till rättshjälp vid vräkning och akut bostadsstöd för invånare i Providence som påverkats av covid-19-krisen. Att hantera detta komplexa projekt mellan olika avdelningar, och alla organisationer som fick medel, i Asana har varit en stor framgång. Juridiskt bistånd kan vara skillnaden mellan att en invånare blir vräkt eller får behålla tak över huvudet i ytterligare en månad.

Spåra förfrågningar från medborgare och samtal till stadshuset. När en invånare ringer för att begära ett möte eller rapportera ett potthål spårar teamet för medborgarservice interaktionen i Asana. Eftersom allt loggas glöms inga problem bort. Och nästa gång invånaren ringer använder den anställda på stadshuset Asanas sökfunktion för att ta fram eventuell historik och sammanhang. Resultatet? Noggrann uppföljning och ökat förtroende mellan stadshuset och invånarna, vilket är en stor vinst för alla förvaltningar. Det finns också fördelen med att upptäcka trender bland förfrågningarna. Om fem personer i samhället har ringt om samma sak kan Theresas team börja skapa en berättelse kring ett nytt behov.

Utnämning av styrelseledamöter i lokalsamhället. Asana har blivit ovärderligt när det gäller att utse över 300 styrelseledamöter till över 40 styrelser, vilket vanligtvis är en process som tar 45 dagar. Denna process har förkortats från 45 till 30 dagar – en tidsbesparing på 30 % – genom att hantera deadlines, status och uppföljningar i ett Asana-projekt för styrelser och kommittéer.

Asana används nu så flitigt att det berör alla delar av förvaltningen. Asana-mallar hjälper till att effektivisera vanliga projekt, till exempel platsannonser, evenemangsplanering och presskonferenser, med en uttömmande lista över steg för att säkerställa att ingen glömmer podiet.

Theresa älskar Asanas förmåga att lägga till uppgifter i flera projekt. Hon arbetar med så många avdelningar, så det sparar mycket tid när hon kan tilldela uppgifter till personer och de visas i Asana-projekten för olika avdelningar. Detta har hjälpt henne att minska dubbelarbete, vilket kostar amerikanska kunskapsarbetare 6,5 timmar varje vecka (index för Arbetets anatomi).

Vi använder Asana för att se hela omfattningen av ett projekt eller en policy som vi arbetar med. Vi använder det också för kommunikation och för att skapa mötesagendor.

Theresa Agonia, chef för externa frågor

Providence: en stad med ledarskap

Stadens personal är fast besluten att fortsätta att erbjuda god förvaltning och service till invånarna i Providence. Deras arbete med social rättvisa har varit ett viktigt fokus under borgmästare Elorzas mandatperiod, och med Asana i verktygslådan kan de nu prioritera större och djärvare idéer, samt hålla jämna steg med pandemin genom att ta itu med den bostadsinstabilitet som covid-19 har orsakat.

När de blickar framåt kommer Theresa och de team som hjälper Providence att fungera smidigt att fortsätta att bana väg och dela med sig av sina kunskaper och sin ljusa vision till andra borgmästarkontor över hela landet.

Alla organisationer bör använda en plattform som Asana. Det ökar produktiviteten, ansvarstagandet och organisationen inom en dynamisk arbetskraft, som City of Providence. Det gör att vi kan förhindra att ärenden glöms bort och ökar vår kapacitet att vara mer effektiva.

Borgmästare Jorge Elorza

Bildkälla: David Santilli