Onlinehandel hjälper möbel- och inredningsföretag att växa genom att nå nya målgrupper, och Leslies affärsutvecklingsteam uppmuntrar övergången genom att ta med dem till Overstocks plattform. Leslies mål är att märka en potentiell ny leverantör – som kallas en partner – som ”live” på plattformen, överlämna dem till Overstocks onboarding- och möbelinköpsteam och se företagets försäljning blomstra.

Leslie hanterar över 200 potentiella strategiska partner samtidigt och fokuserar på de ”svåra fallen”, eller större företag som tror att de inte är redo för onlineförsäljning. Hon fyller en viktig lucka genom att anpassa partnermålen och förklara hur plattformen fungerar, och hemligheten bakom hennes framgång är att göra dessa relationer personliga. Hon använder Asana för att hålla reda på sina kunders mål, preferenser, kontouppgifter och historik.

Den här nivån av personlig hantering får partnerna att känna sig som mer än bara ännu en fisk i havet. Minnet ensamt räcker inte för att klara av det, så Asana gör det tunga arbetet och låter Leslie fokusera på att skapa varaktiga relationer.

Stöd för varma relationer

Fyra gånger om året genomför Leslie och hennes Business Development-kollega Teagin en marknadsföringsstrategi med resor till North Carolina och Las Vegas där de träffar potentiella partner, felsöker problem och gör genomgångar i möbelutställningslokaler.

För att varje möte ska vara produktivt – och för att kunden ska känna förtroende – måste Leslie och hennes team vara uppdaterade om vem de pratar med och var den senaste konversationen slutade.

Hon anser att information som vad en kontakt gör, vad de säljer och var de bor är viktig kontext. ”Jag tror att vi ofta missar det i dagens värld”, säger hon. ”Det är uppfriskande att sätta ansikten till namn och bygga upp dessa relationer. Jag vill att partnerna ska veta att jag lyssnar och att jag bryr mig.”

När ett möte är slut behöver de också anteckna vad som ska göras och mentalt gå vidare till nästa partner, med lugnet i sinnet i vetskapen om att informationen från den föregående partnern har registrerats.

Dessa partnerrelationer kan pågå i flera år, och när de väl tecknar avtal med Overstock tar andra team över kontot. En ny partner överförs till ett introduktionsteam för utbildning och lämnas sedan över till möbelinköpare. Samtidigt är juristteamet involverat i avtalsdiskussioner. Leslie vill se till att dessa team har tillgång till samma sammanhang så att den varma relationen hon byggde följer partnern under hela deras resa med Overstock.

Varför de valde Asana

Leslie ville inte enbart förlita sig på sitt minne för partnerinformation, så hon gav sig ut för att hitta det bästa verktyget för att hantera den. Verktyget behövde hjälpa henne att komma ihåg viktiga detaljer, se till att hon levererade rätt meddelanden och planera framgångsrika resor för personliga möten, mässor och konferenser.

Hon valde Asana eftersom det är enkelt att resa med och uppfyller alla hennes behov. Hon tar med en surfplatta till möten så att hon snabbt kan se sammanhanget och föra anteckningar, och när partner ringer kan hon öppna Asana och ha koll på läget. Tvärfunktionella team på Overstock som arbetar med kontot kan hålla sig uppdaterade med samma information – och samtidigt använde produkt- och designteam på Overstock redan Asana för att utveckla onlineupplevelser.

Hur Overstock spårar partnerdetaljer i Asana

Idag spårar Leslies team information genom att lägga till en partners namn (t.ex. ”La-Z-Boy”) som en uppgift i Asana. Sedan lägger de till punkter att göra och detaljer i underuppgifter och kan bifoga dokument såsom juridiska avtal till underuppgifter.

De använder också anpassade fält för att spåra och sortera kunder baserat på viktiga attribut:

• Produkttyp: (t.ex. vardagsrum)

• Källa: (t.ex. hittad, direktkontakt, lead, etc.)

• Värde: Kundens värdebedömning, från Låg till Hög

• Status: Vilket skede de befinner sig i i processen (t.ex. inledande diskussioner, under utbildning osv.)

• Storlek: Återförsäljarens storlek

• Engagemang: Spåra kundengagemang för att ge teamet en känsla av balans och förståelse för var de ska lägga sin tid

Att upprätthålla den här detaljerade historiken är en viktig del av hur Leslies team visar kunderna att de är viktiga.

Arbeta effektivt

Asana håller teamet produktivt genom att hjälpa dem att:

• Planera tidslinjer – teamet använder slutdatum för att hålla sig i fas med leveranser. Genom att kartlägga dem i Asana kan de se till att de har tillräckligt med tid för alla delar av affärsutvecklingsprocessen.

• Följa processer – När teamet behöver upprepa en process för en ny kund kopierar de helt enkelt över uppgifter och underuppgifter, så att de inte behöver uppfinna dem på nytt varje gång.

• Dela och erövra – De anger tydligt partnerägarskap i Asana, så att teamet inte trampar varandra på tårna.

• Växla mellan kunder – Eftersom de registrerar allt i Asana under eller efter kundmöten – även när de är på språng – har de den mentala kapaciteten att helt gå vidare till nästa kund.

Ta med Asana på resan

Affärsutvecklingsteamet använder Asana-appen på sina telefoner och surfplattor för att lägga till saker att göra under möten. Leslie förklarar att det typiska alternativet är att skriva ner anteckningar och fylla i uppgifterna senare, tillbaka på hotellet. ”Det är dubbelarbete. Vi använder Asana-appen för att ta bort det extra steget.”

De kan också slutföra uppgifter när de reser. Leslie fick en gång punktering på vägen och slutförde alla sina uppgifter medan hon väntade på bilverkstaden. Hon missar ingenting.

Skapa en central referenskälla för långsiktigt stöd

Leslie lägger grunden för en framgångsrik livslång partnerrelation genom att noggrant spåra viktiga kontoutvecklingar i Asana.

”Vi använder Asana för att vi ska kunna ge alla samma insyn i alla våra partner”, säger Leslie. ”Om vi tecknar ett avtal med ett företag och det ett år senare uppstår ett problem kan personen som köpte möblerna gå till Asana och se historiken för partnerskapet. Personen kan se datumet då kontraktet undertecknades, när det gick live, försäljningskontrakten, eventuella diskussioner. Köparna kan alltid lita på Asana.”

Overstock säkerställer högkvalitativ support under hela kundrelationen genom att koppla olika team till samma data.

Resultat och prestationer

Sedan Leslies team började använda Asana har de genererat intäkter på miljontals dollar genom att hålla sig i fas med partnerleveranser. Med tiden har Leslie sett en enorm ökning av antalet företag som de har skrivit kontrakt med, och en stor del av det beror på deras förmåga att bygga relationer istället för att bara sköta pappersarbetet.

”Vi kallar inte våra leverantörer för ’säljare’ eller ’leverantörer’”, säger Leslie. ”Vi kallar dem för ’partners’ eftersom det verkligen är så vi ser på relationen. De vill utöka sin verksamhet, vi vill utöka vår verksamhet. Vi har samma mål.”

Det är uppfriskande att sätta ansikten till namn och bygga upp relationer. Jag vill att partner ska veta att jag lyssnar och att jag bryr mig.

Leslie Killinger, chef över verksamhetsutveckling, Overstock