Outreach, med huvudkontor i Washington och internationella kontor i London och Prag, hade expanderat till en punkt där de interna arbetsflödena började bli ohanterliga. Alla använde olika verktyg, från arbetshanteringsplattformar till kalkylark och anteckningsappar. Teamen kämpade med att definiera projektens omfattning, hålla deadliner och samordna gemensamma mål. Utöver allt detta försökte IT-avdelningen hantera en snabbt växande teknikstack och behövde hantera säkerhetsriskerna, samtidigt som de förenklade administrationen runt behörigheter.

Chefen för IT-projekt och program, Carley McGee, visste att något måste göras. Carley leder företagets stora IT-implementeringar och driver Outreachs program för programvaruupphandling. Hennes team på sju personer betjänar företagets över 600 anställda, som alla ställde samma fråga till henne: ”Vilket är det bästa verktyget för att hantera mitt arbete?”

Förutom potentiella säkerhetsproblem skapade de fragmenterade arbetsflödena en miljö där det var:

• Svårt för chefer att få en tydlig översikt. Teamen hade svårt att presentera data om sitt arbete och det fanns inget organiserat arkiv över arbete och beslut.

• Lätt att missa e-postmeddelanden, eftersom arbetet inte hanterades på ett ställe. Projektdetaljer gick ibland förlorade i virrvarret.

• En gissningslek för att hantera resurser. Ingen kunde få en överblick över kommande arbete och planera arbetskapacitet.

Enligt Index för arbetets anatomi säger 64 % av organisationer som använder programvara för arbetshantering att deras företag är effektivt, jämfört med 27 % av företag som inte har ett system för att hantera sitt arbete. Carley ville se till att Outreach höll sig på rätt sida av klyftan och bestämde sig för att hitta en lösning som skulle vara enkel att använda, säker och användarvänlig för självstudier. Viktigast av allt var att det var ett verktyg som folk faktiskt skulle använda.

På jakt efter enkelhet, säkerhet och flexibilitet

Carley behövde en plattform med starka säkerhetsåtgärder, särskilt med tanke på nuvarande förordningar såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning (Dataskyddsförordningen) och California Consumer Privacy Act (CCPA). När personer lämnade företaget behövde Outreach kunna överföra data på ett smidigt sätt till en kollega, och när interna team arbetade med tredje part behövde de enkelt kunna kontrollera medarbetarnas åtkomstnivåer.

Som ett första steg granskade Carley och hennes team de verktyg som andra team på Outreach prenumererade på. Teknikteamet använde en projekthanteringsplattform som fungerade bra för dem, och inledningsvis övervägde Carleys team att utöka den för bredare användning mellan olika team. Men gränssnittet var komplicerat, och att introducera resten av företaget skulle ha belastat resurserna. Outreach behöll i slutändan teknikavdelningens befintliga verktyg och valde Asana för resten av företaget eftersom det är både enkelt och anpassningsbart till en mängd olika användningsfall. Outreach integrerade helt enkelt Asana och Jira, teknikteamets verktyg, så att teamen kunde hålla koll på varandras framsteg och dela information mellan plattformar, vilket förhindrade isolering och utspriddhet.

Med Asana har IT-teamet på Outreach nu flexibiliteten att lägga till licenser allteftersom företaget växer, och de kan också ansluta det till Okta, deras verktyg för säker identitetshantering. Marknadsförare kan begränsa åtkomsten till leverantörer som arbetar med deras kampanjer, och Asanas olika säkerhetscertifieringar hjälper teamet att känna sig trygga när det gäller att hålla konfidentiell information hemlig.

Företag som har flera säkerhetscertifieringar och som visar att de tar säkerheten på allvar betyder mycket för oss.

Carley McGee, chef för IT-projekt och program

Superanvändare leder vägen till en företagsomfattande användning

Outreach började med drygt 100 Asana-licenser, men inom en månad eller två hade användningen skjutit i höjden.

När nya anställda börjar på företaget lägger Carley till dem i Asana via Okta-integreringen, och för dem som behöver hjälp med att komma igång skapar hon ett introduktionsprojekt med grunderna för Asana från en mall så att de aktivt kan lära sig att använda plattformen. Superanvändare och Asana-förespråkare – vanligtvis projektledare från olika team på Outreach – har en Slack-kanal där de delar med sig av bästa praxis och vägleder nykomlingar, som kan ställa frågor.

Det är ofta svårt att övertyga chefer om att införa ändringar i arbetsflödet. Men vid tidpunkten för implementeringen ledde en av Asanas superanvändare Sales Operations. I veckovisa ledningsmöten visade han upp teamets arbete med hjälp av portfolior. Alla deras projekt var redan registrerade och uppdaterade i Asana, så han behövde inte göra något extra arbete för att hitta prestationer eller uppdatera den senaste statusen. Hans användning av Asana visade hur lätt det var för chefer att få bättre insyn och fick andra i organisationen att följa efter.

En sak som Carley älskar med Asana är den inbyggda rapporteringen om användning och inloggningar. Det gör det enkelt för henne att se om de anställda faktiskt använder plattformen, och det gör det möjligt för henne att spåra kostnadseffektiviteten när antalet Asana-platser på Outreach ökar.

Det kändes nästan som om teamen började använda Asana över en natt. Inom en månad eller två var det bara, boom! Personer som begär åtkomst till Asana. Det växte ganska snabbt.

Från planering av övergripande arbete till uppföljning av mål för individuella möten

Asana är flexibel efter design och hjälper team på alla nivåer inom Outreach att hantera sina arbetsflöden:

• Marknadsavdelningen genomför kampanjer, samarbetar med leverantörer och hanterar externa evenemang.

• Försäljningsverksamheten tar emot förfrågningar, hanterar systemuppdateringar och planerar kommande arbete.

• Försäljningsledningen använder Asana för årsplanering och i individuella samtal för ansvarstagande i karriärutveckling med rapporter.

• Flera team hanterar även OKR:er i verktyget.

I stället för att manuellt spåra allt i kalkylark introducerar personalavdelningen nu nyanställda genom automatiseringar som de har byggt i Asana. Efter en anställning meddelar rekryteringsavdelningen personalavdelningen via ett projekt med en uppsättning uppgifter – som att skicka ut ett paket till den nyanställda – för att hantera introduktionen i back-end. Genom denna automatisering har personalavdelningen eliminerat två dubbelinmatningssteg.

Utöver Asanas standardfunktioner för arbetshantering, såsom projekt, uppgifter och slutdatum, har Outreach-team några personliga favoriter. Analysteamet älskar att använda formulär för interna förfrågningar, så att de kan samla in den information de behöver i förväg innan de hanterar sina köer. Team är också stora förespråkare för regler, som de använder för att automatisera steg och spara tid, och portfolior, där de håller koll på projekt på en övergripande nivå.

Användningen av Asana i hela företaget har lett till en ny nivå av ansvarstagande mellan chefer och medarbetare. Det blir mindre fram-och-tillbaka-kommunikation och arbetet blir mer synligt. Detta har varit en stor fördel under 2020, då alla Outreach-team har arbetat på distans. På IT-sidan lägger Carey och hennes team nu mindre tid på att hantera applikationer och har lättare att hantera säkerhetsrisker.

Smidig It-hantering med Asana

Numera glöms inget arbete bort på Outreach, och teamen är mer proaktiva tack vare påminnelser om projektstart och deadlines i Asana. Med ett smidigt arbetsflöde på plats kan Outreach nu bättre betjäna sina kunder och fortsätta att optimera försäljningscykler i hela världen med förnyad effektivitet.

Innan vi hade ett bra projekthanteringsverktyg i IT- och säkerhetsteamen var vi tvungna att lägga ner mycket tid på att hålla i handen på folk och jaga upp dem för att få uppdateringar om projekt och förstå vad som pågick. Asana har hjälpt oss enormt med det.