Kyna English startade i början av covid-19-pandemin. Tram tyckte att det var enkelt att anställa kvalificerade lärare från hela världen, men det var svårt att samordna ett globalt team. Studentprofiler och kundsupportuppgifter spårades i kalkylark. Problemet var att kalkylarken inte alltid var uppdaterade. Teammedlemmar gick ofta igenom tidigare samtals- och chattloggar för att få fram aktuell information. Index för Arbetets anatomi visar att anställda kan spara 4,9 timmar per vecka med förbättrade processer. Tram hade som mål att öka kundkvarhållandet och växa från hundratals till tusentals elever. Hon visste att detta var möjligt med bättre arbetsprocesser. 

Att hitta ett nytt sätt att samarbeta

För att utveckla Kyna English och effektivisera processerna behövde Tram ett verktyg som var:

• Mycket samarbetsinriktat så att det blev enklare att hitta information och hantera arbetet i olika team.

• Lätt att använda så att nya och befintliga medarbetare snabbt kunde utbildas.

• Tillgängligt för integreringar med chatt- och e-postprogramvara för att spåra kundkommunikationen på ett och samma ställe.

Tram provade Asana under en provperiod och bestämde sig för att plattformen var rätt val för att hjälpa företaget att växa.

Asana var rätt val för Kyna English. Plattformen är intuitiv, den integreras med vår e-post- och chattprogramvara och den lagrar information på ett och samma ställe. Jag behöver bara en plattform för att hålla mig uppdaterad om arbetet i hela verksamheten.

Tram Ho, grundare och VD för Kyna English

Implementera Asana med hjälp av Flexidata

Kyna English samarbetade med Flexidata, en Asana-lösningspartner, för att konfigurera arbetsflöden och rapporteringsfunktioner. Paneler för rapportering konfigurerades för att spåra de anställdas arbetsbelastning och projektförloppet. Den e-post- och chattprogramvara som Kyna English använde integrerades med Asana så att meddelanden överförs som uppgifter i plattformen.  Studentprofiler migrerades också från kalkylark till Asana. Resultatet? Kyna English-teamet har blivit mycket effektivare och har nått sitt mål att utbilda tusentals studenter.

Utbilda tusentals studenter med hjälp av Asana

Enligt index för Arbetets anatomi rapporterar 55 % av anställda i organisationer med ett starkt samarbete intäktstillväxt under de senaste tre åren. Kyna English utbildar nu över 3 000 studenter och har sett betydande förbättringar i kundkvarhållandet.

Här är några insikter om de arbetsflöden och funktioner som har hjälpt Kyna English-teamet mest.

Spåra elevprofiler i Asana

Alla elevprofiler lagras som projekt i Asana. Information om elevernas personlighetstyper, inlärningspreferenser, förlopp i klassen, föräldrarnas förväntningar och tillhörande supportförfrågningar spåras på ett och samma ställe. Det här omfattande sammanhanget gör det mycket enklare att överlämna ärenden mellan medarbetare och hjälper ledare att fatta snabbare beslut om elevkonton. 

Asana hjälper oss att samarbeta. Kundsupport är inte längre en tidskrävande process. Det är enkelt att ställa in slutdatum för kundförfrågningar och följa uppgifternas förlopp.

Tram Ho, grundare och VD för Kyna English

Visualisering av anställdas arbetsbelastning och uppgifter

Paneler har konfigurerats så att ledare på Kyna English kan se de anställdas arbetsbelastning och hur personalen arbetar med uppgifter. Dessa data hjälper Tram att identifiera missade eller försenade uppgifter och att fatta bättre beslut om mål och resurser.

Planer på att fördubbla tillväxten

När Kyna English startade var tjänsterna baserade i Vietnam. Nu är företaget verksamt i Indonesien och Thailand och har planer på att fortsätta expandera. Teamet på Kyna English har satt upp ett mål om att fördubbla antalet studenter som företaget utbildar. Med arbetsflöden som är organiserade och kontinuerligt förbättras i Asana har teamet inga tvivel om att de kommer att nå sitt nya mål.