Guru, med huvudkontor i Philadelphia, är ett litet men snabbt växande teknikföretag med ett brett spektrum av kunder, bland annat Square, Buzzfeed och Zoom.

Koordinera försäljning och marknadsföring

Julia Bersin är marknadsföringschef i teamet för tillväxtmarknadsföring och ansvarar för att skapa program för inbound-marknadsföring, såsom kampanjer för att generera efterfrågan, evenemang på plats och mycket mer. Allt detta arbete kräver nära samordning och samstämmighet med försäljningsutvecklingsteamet så att marknadsföringen lockar till sig rätt personer och kan överlämna högkvalitativa potentiella kunder till försäljningsavdelningen.

Även om Julias team är baserat i San Francisco arbetar hon nära Dalton Gilgor, som leder teamet för försäljningsutveckling från huvudkontoret i Philadelphia. Ofta lägger de upp strategier inför ett evenemang på plats eller ett webbseminarium för att fastställa målgruppen och arbetar sedan nära varandra under och efter kampanjen för att säkerställa att varje kvalitetslead följs upp, så att de får ut så mycket avkastning som möjligt av varje marknadsföringsaktivitet.

Även om Julia och Dalton använder Zoom och Slack för att kommunicera var det svårt att samarbeta effektivt kring större projekt – särskilt med tanke på de olika geografiska platserna och tidszonerna. De behövde en lösning som kunde hålla alla på rätt spår för att nå sina deadliner.

Utan ett verktyg för att hantera sina projekt på ett och samma ställe gjorde teamen för tillväxtmarknadsföring och försäljningsutveckling följande:

• Tillbringade flera timmar i veckan med statusuppdateringsmöten eftersom projekten blev isolerade efter team och plats – de hade ingen insyn i det arbete som varje team utförde och informationen blev utspridd.

• Detaljer föll mellan stolarna eftersom Slack-meddelanden inte var genomförbara, var svåra att spåra och det inte var tydligt vad varje person var ansvarig för.

De visste att det måste finnas ett bättre sätt att följa upp projekt och hålla sig samordnade, även mellan olika team och olika kustregioner.

Eliminera geografiska silor och silor mellan avdelningar

När de sökte efter ett projekthanteringsverktyg som kunde föra samman de två teamen visste försäljnings- och marknadsföringsteamen att de behövde en produkt som kunde hjälpa dem att definiera ansvarsområden, skapa tydliga deadliner och enkelt uppdatera projektplaner. De ville också ha ett verktyg som kunde fungera som deras centrala arkiv för pågående arbete och som var integrerat med Slack. Det var då de bestämde sig för att prova Asana.

Som tur var behövde de inte leta länge. Marknadsföringsteamet använde redan Asana innan företaget beslutade att lansera plattformen för alla. Eftersom Asana redan var tillgängligt för dem började Julia och marknadsföringsteamet lägga till försäljningsteamet i Asana i tvärfunktionella projekt såsom webbseminarier. När alla intressenter fanns på samma plattform utvecklades samarbetet mellan försäljning och marknadsföring genom Asana på ett naturligt sätt, vilket gjorde det möjligt för varje team att hålla sig informerat om projektet i realtid.

Med Asana har vi överlag blivit mer samarbetsvilliga. Det finns ett projekt och alla jobbar med det. Det är inte så att Dalton har ett eget projekt för samma sak. Det känns som om vi tillsammans äger uppgiften.

Julia Bersin, chef för skapande av efterfrågan

Nu när båda teamen använder Asana fungerar det som en central referenskälla för alla projekt mellan försäljnings- och marknadsföringsteamen. Istället för att sitta i statusmöten på Zoom flera gånger i veckan kan vem som helst, när som helst, se vem som arbetar med vad. Ägarskapet är tydligt avgränsat, och alla vet vilka delar av projektet som är deras och vilka delar som tillhör någon annan. Denna klarhet eliminerar oklarheter och gör det möjligt för medarbetarna att fokusera på arbetet i stället för att behöva kontrollera vem som äger vad, reda ut missförstånd eller göra samma arbete två gånger.

Effektivisera processer för bättre resultat

När Julia och Dalton arbetar tillsammans kan de utarbeta strategier för en inbound-kampanj, till exempel ett webbseminarium eller ett evenemang på plats, och lägga in hela projektet i Asana med hjälp av en av deras färdiga anpassade mallar. Alla delar av projektet – från planering och genomförande av evenemanget till uppföljning av potentiella kunder i slutet – finns i samma projekt i Asana.

Dessutom, med det mallbibliotek som båda teamen har skapat tillsammans, behöver en nyanställd på marknadsavdelningen inte börja sin projektplan från grunden om hen ska starta ett webbseminarium eller ett evenemang – hen kan använda en av mallarna och börja arbeta därifrån med vetskapen om exakt vilka steg som ska tas och vilka som ska involveras. Processen är inte bara snabbare och mer effektiv, utan den ser också till att inget glöms bort eftersom även de minsta detaljerna redan är inkluderade.

Den tid vi sparar tack vare Asana gör att vi kan genomföra fler projekt, ingå fler avtal, skapa fantastiska marknadsföringsevenemang och ge både befintliga och potentiella kunder en bra upplevelse. Allt handlar om att få mer tid över för att göra saker som är viktigare för vår verksamhet och för våra kunder.

Dalton Gilgor, chef över kundutveckling

För Guru har Asana suddat ut gränserna mellan avdelningarna, vilket gör att varje projekt inte längre är ett nollsummespel utan snarare en genuin teaminsats. Även om någon inte är särskilt involverad i ett projekt har hen åtkomst till det, kan se vilka som deltar och är mer medveten om de stora initiativen som pågår i hela Guru. I slutändan gör det här det möjligt för Julia och Dalton att fortsätta skapa effektiva initiativ för inbound-marknadsföring för att utveckla Guru och ge team över hela världen möjlighet att hitta den information de behöver för att göra sitt jobb.