Fujitra tar itu med viktiga frågor från ledningsnivå till fältet, till exempel att skapa nya verksamheter, öka företagets tillväxt och lönsamhet, standardisera och effektivisera processer samt förbättra personalavdelningen och arbetsmiljön. ​Fujitsu valde Asana som navverktyg för det här projektet. ​Vi pratade med Joju Fukuda, EVP CDXO och CIO, som leder Fujitra, och andra medlemmar som använder Asana dagligen, om bakgrunden till implementeringen och dess effekter.

Fujitsu arbetar med DX i hela företaget för att stärka sin konkurrenskraft i den digitala tidsåldern

Fujitsu tillhandahåller ett brett utbud av tjänster inom informations- och kommunikationsteknik (IKT), inklusive systemintegrering, IT-tjänster, nätverkstjänster och elektroniska enheter. ​Under de senaste åren har företaget också fokuserat på utvecklingen av molntjänster och teknik för artificiell intelligens (AI) och har drivit IKT-branschen framåt genom sin erfarenhet och innovativa teknik.

Fujitsus företagsomfattande DX-projekt, ”Fujitra”, syftar till att förbättra verksamhetens effektivitet och skapa nytt värde genom att främja digitalisering inom företaget. ​Projektet bygger på företagets syfte att ”skapa förtroende i samhället och göra världen mer hållbar genom innovation” för att bli ett företag som är anpassat för en tid i snabb förändring. ​Fujitras insatser och prestationer har i hög grad bidragit till utvecklingen av företagets egna lösningar och tjänster, och dess uppdrag är att lösa sociala problem som en pålitlig DX-partner för kunder genom att använda digital teknik baserad på verklig erfarenhet.

Fujitra leds av CDXO (Chief Digital Transformation Officer) och CIO Fukuda, som är projektledare, och främjar ”fullt deltagande” samtidigt som de tar ledningen tillsammans med alla ledningsmedlemmar. ​DXO:er (DX Officers) har inrättats på större avdelningar, i koncernföretag och i utländska länder och regioner. ​Vi har skapat en community med cirka 60 DXO:er, och All Fujitsu har etablerat ett system som överlag är det bästa för att arbeta som ett team.

Fukuda, som leder Fujitsu, sa: "Fujitsus roll är att fokusera på olika möjligheter såsom teknik, IT, data, smartphone-appar, interna sociala medier och kostnadsoptimering genom standardisering av affärsprocesser, och att omvandla dessa till projekt så att den globala koncernen kan arbeta tillsammans över olika avdelningar för att främja dem."

Övervinna begränsningarna för var och när du arbetar för att öka produktiviteten med 40 %

Fujitsu har satt upp ett mål om att öka produktiviteten per anställd med 40 % under tre år som en del av sin medellånga ledningsplan som startade i april 2023. ​Det slutgiltiga målet är att öka vinsten och affärsresultaten genom att öka produktiviteten. ​För att uppnå detta är det viktigt att de anställda kan lägga mer tid och energi på det strategiska arbete de är tänkta att göra.

Som en inkörsport till förändring implementerar vi Asana globalt i olika avdelningar och regioner, vilket stärker teamen samtidigt som vi övervinner tidsskillnader. ​Även om vi är fysiskt åtskilda kan vi bygga en förtroenderelation mer än någonsin tidigare. ​Vi tror att olika förändringar och utvecklingar kommer att ske på alla områden, till exempel att vi kommer att klargöra vem som ska göra vad och när, och att vi kommer att kunna rådfråga varandra vid behov, vilket i slutändan kommer att leda till en 40-procentig produktivitetsförbättring.

Herr Fukuda

Fukuda berörde också den senaste tidens spridning av digitala verktyg och sa: "I mitt privatliv kan jag enkelt chatta och använda sociala medier för att hålla kontakten med bekanta som jag inte har träffat på flera år. ​I en sådan tid kommer många människor sannolikt att ifrågasätta om användning av e-post för att kommunicera med andra i Business kommer att leda till ökad produktivitet."

Fukuda säger att anledningen till att han blev intresserad av Asana var att företag baserade i Silicon Valley på USA:s västkust började använda Asana, det ena efter det andra.

Fujitsu står, precis som företag i Silicon Valley, inför intensiv konkurrens och hög personalomsättning, så vi måste eliminera personliga fördomar. ​Jag hörde att sådana företag gjorde Asana till sitt standardverktyg, och jag tyckte att det här verktyget var det rätta.

Herr Fukuda

Strukturera arbetet och föra vidare kunskap. ​Asana stöder informationsbaserat beslutsfattande

Fukuda nämnde flera fördelar med att använda Asana. ​En av dem är ”grundlig strukturering”. ​Istället för att börja arbeta på ett vagt sätt är det viktigt att först förstå helheten och identifiera de uppgifter som bör prioriteras. ​Till exempel är det nödvändigt att strukturellt förstå all information som behövs för projektet, såsom de uppgifter som ska prioriteras under dagens arbetstid, förhållandet mellan uppgifterna, till exempel det faktum att nästa process inte kan flyttas om inte den föregående processen är slutförd, och de faser som kräver åtgärder från andra.

Fukuda säger att Asana naturligt strukturerar och visualiserar arbetsprocessen, vilket gör det möjligt för honom att öka förtroendet och produktiviteten samtidigt som slöseri elimineras.

Kommunikationen med min sekreterare, som jag tidigare skötte via e-post och chatt, har effektiviserats genom att använda Asana. ​Uppgiftsprioriteringar är organiserade och förloppet syns i en överblick. ​Genom att minska onödiga konversationer och göra det lättare att samordna mina tankar med min sekreterare kan jag hantera uppgifter utan stress. ​Att förbättra förtroendet och maximera produktiviteten mellan två personer är definitivt ett plus.

Dessutom har det faktum att alla kan se förloppet för uppgifter också lett till ökad effektivitet för hela teamet. ​Osamu Yuzuki, CIO Office Manager på Digital System Platform Headquarters, sa: "Team som använder Asana upptäcker ofta att den tid som läggs på jobb om jobbet, såsom att förbereda dokument, rapportera till chefer och delta i möten, minskar med cirka 30 %. ​Jag tror att det beror på att de anställdas uppgifter visualiseras och att de kan utföra dem på rätt sätt."

Den andra fördelen är ”överföring av kunskap och erfarenhet”. ​Effektiva arbetsstilar i avdelningar och team, särskilt arbetsstilarna hos högpresterande medlemmar, omvandlas till bibliotek och distribueras till andra medlemmar. ​Med Asana kan du dela, kopiera och använda effektiva sätt att utföra ett specifikt jobb, samt mallar som är användbara när du påbörjar ett jobb. ​Det går att formalisera kunskap och erfarenhet på organisationsnivå och distribuera dem i hela företaget.

Asanas användbarhet har också fått höga betyg. ​Ta Ishibashi, CIO Office of the Digital System Platform Headquarters, sa: "Fujitsu har många avdelningar, och det fanns situationer där schemanas transparens minskade på grund av komplexa insatser, men nu använder vi Asana för att förbättra uppgiftshanteringen för varje avdelning. ​En av de tilltalande aspekterna av Asana är dess UI/UX. ​Asana har en inbyggd mekanism som gör att du kan koncentrera dig på ditt arbete, och användargränssnittet är lätt och lekfullt, vilket gör det enkelt att använda för personer på alla nivåer.”

Datadrivet beslutsfattande uppmuntras också. ​Fukuda sa: ”Dagens värld är datadriven. ​Det som är viktigt är att visualisera saker objektivt ur dataperspektiv. ​Du kan till exempel logiskt och objektivt bekräfta att team B är mer produktivt än team A, eller vilka uppgifter du har ägnat för mycket tid åt på sistone. ​Datan som alltid visas i Asana gör det enklare att sträva efter den perfekta arbetsstilen för dig och din organisation", förklarade Fukuda.

Sprida positiva effekter genom att låta anställda arbeta på eget sätt

Fujitsu har upplevt olika fördelar med att använda Asana, men nyckeln till att maximera dessa fördelar i framtiden är en utbredd användning av Asana. ​Fukuda sa: ”För närvarande använder tusentals människor det, men jag tror att effekten kommer att maximeras i hela organisationen först när det når tiotusentals människor. ​Det är bara meningsfullt om alla använder det.”

Utöver detta tror vi att en synergieffekt kan uppnås genom att parallellt förbättra ”kvaliteten” på användningen. ​För att föra vidare bättre "kunskap" och "erfarenhet" är det nödvändigt att dela utmärkta mallar och bibliotek. Därför kommer en förbättring av hur de används inom avdelningar och team genom daglig användning att leda till maximalt utnyttjande av "kunskap" och "erfarenhet".

Vi planerar också att stärka vårt samarbete med data och digital teknik för att ytterligare förbättra effektiviteten. ​Vi kommer till exempel också att utforska tillvägagångssätt som kombinerar data och den senaste tekniken, såsom AI som upptäcker och påpekar problem med arbetets förlopp, och RPA som automatiskt ansluter till nästa process när en uppgift är slutförd i Asana.

Fukuda avslutade med att säga: ”Många människor tror inte att de 'vill arbeta'. ​Arbete är ett sätt att försörja sig, och idealet är att kunna utföra det effektivt på kort tid med så lite stress som möjligt. ​Och det slutgiltiga målet är att kunna ägna energi åt det ursprungliga syftet, njutningen och det givande. ​Jag tror också att om vi hjälper varandra kommer det att leda till fördelarna och glädjen med att vara en del av ett företag. ​Att förmedla och föreslå den här idén för kunder kommer att leda till Business, vilket är en bra cirkel. ​Vi vill skapa sådana positiva effekter.”

Att kunna göra det arbete du vill göra är det första steget mot välbefinnande. ​På Fujitsu strävar vi efter att förverkliga detta genom att främja Fujitra, och genom att sammanföra team som använder Asana strävar vi efter att skapa en positiv framtid, inte bara för oss själva utan även för samhället.