VD:n och den berömda Bad Religion-gitarristen Brett Gurewitz bestämmer den globala strategin och arbetar med sitt team för att upptäcka talanger och förhandla om skivkontrakt. Epitaphs uppdrag är att betjäna musikerna på sin mångsidiga och kreativa lista – en modell där artisten sätts främst, som var radikal för tjugo år sedan och som många imiterar i dag.

Brett fungerar också som verksamhetschef för Epitaph Records, vilket gör honom ansvarig för verksamhetsprocesser och arbetsflöden. Det innebär att han dagligen arbetar med att förhandla kontrakt med artister. När det tog för lång tid att ta reda på var ett avtal befann sig i förhandlingsprocessen visste Brett att något behövde förändras.

När e-post och kalkylark leder till mer arbete

I musikvärlden är ett ”releasedatum” den dag då en singel eller ett album släpps. På Epitaph Records arbetar teamet baklänges från releasedatumet för att skapa sin produktions- och marknadsföringsplan. Varje projekt omfattar hundratals uppgifter, samt beroenden mellan team. Med flera projekt på gång samtidigt blev det allt svårare att hålla koll på allt vid en viss tidpunkt.

Epitaph Records behövde också bättre samordning mellan teamen. Eftersom det inte fanns något etablerat arbetsflöde att följa inom en avdelning (till exempel Business Affairs) eller mellan avdelningar (Business Affairs och Produktion) kunde det ta 10 minuter att söka efter den senaste kommunikationen om en artists avtalsförhandlingar. Enkelt uttryckt fungerade det inte längre att ha allt i e-postmeddelanden och kalkylark.

Jag vill verkligen förebygga utbrändhet bland mina anställda. Jag vill att de ska vara schyssta mot varandra och njuta av sin tid på jobbet. Asana hjälper oss med det.

I stället letade Brett efter ett verktyg som kunde hantera alla projekt, mål och processer i hela företaget – från en enskild marknadsföringsuppgift till företagets övergripande mål. Hans prioritet var att göra arbetet effektivare och mer kreativt.

Brett strävar efter effektivitet och kreativitet även i sitt privatliv, vilket ledde till att han upptäckte Asana redan 2012. Efter att ha använt verktyget för att hålla sitt liv mer organiserat insåg han snabbt att Asana även skulle vara till nytta för Epitaph Records. Brett började använda Asana tillsammans med sin assistent Sue, och de två blev mycket samordnade.

Bli en viktig del av företaget

Efter att ha upplevt Asanas positiva inverkan på nära håll bestämde sig Brett för att införa verktyget i andra team i företaget. Hans första steg för att testa Asana i större skala var med Business Affairs-teamet. De började spåra avtalsförhandlingar med artister i verktyget genom att skapa en mall som var specifik för de över 20 stegen i deras process. Från instruktioner för förslag till att skicka ett första utkast till motpartens juridiska ombud, till ett fullständigt undertecknat avtal – det är ytterst viktigt att följa upp varje steg, särskilt för ett företag som hanterar 50–100 olika förhandlingar samtidigt. Genom att använda Asana kunde Epitaph Records hålla personer ansvariga och spara mycket tid eftersom de äntligen hade en organiserad process att följa.

Att lansera ett album innebär många rörliga delar, och Asana hjälper oss att hålla koll på varje detalj, vem som ansvarar för den och när den ska vara slutförd.

Naturligtvis valde Brett att göra Asana till en lösning för hela företaget. För att underlätta införandet visade han teamet hur man använder verktyget på ett effektivt sätt. Han diskuterade också fördelarna med verktyget, till exempel att teamet kan skapa en projekttidslinje under ett möte och gå därifrån med vetskapen om vem som gör vad och när. De flesta i teamet tog snabbt till sig Asana eftersom de hela tiden känner sig samordnade med sina kollegor. Idag används det under introduktionen av nyanställda så att nya teammedlemmar garanterat får den utbildning som behövs för att lyckas i sitt arbete.

Få mer gjort med mindre stress

Nu använder hela Epitaph Records Asana för att samordna sitt arbete så att all information om uppgifter och projekt finns på ett och samma ställe. Verktyget anpassar sig efter verksamheten, från att lansera en ny singel till att rapportera kvartalsvisa royalties, vilket gör det möjligt för dem att förbli ett smidigt företag och hålla antalet anställda nere.

Vi får fem gånger mer gjort per person än bolag som är tio gånger större än oss, och relativt stressfritt. Att ha ett system som Asana innebär att du inte behöver hålla reda på allt i huvudet, vilket skapar utrymme för kreativitet.

Att använda Asana har också främjat ägarskap och samordning bland de anställda och mellan teamen. Att till exempel samordna konstavdelningen med marknadsföringsavdelningen och musikproduktionsavdelningen har varit avgörande för Epitaphs förmåga att lansera musik i tid och marknadsföra den på ett effektivt sätt.

Förutom att göra företaget effektivare har Asana förbättrat de anställdas välbefinnande på arbetet. Att veta att allt är dokumenterat, smidigt och lättillgängligt möjliggör en mer avslappnad arbetsmiljö. Arbetet kan lämnas på jobbet.

Att upptäcka framtidens artister

Asana har gett Epitaph Records ett ramverk för kontinuerlig förbättring. Företaget utvärderar sina verksamhetsprocesser regelbundet – och förbättringarna förstärker varandra. Framöver kommer Brett och hans team att fortsätta att upptäcka fantastiska nya talanger och med hjälp av Asana kommer de att hjälpa dem att sprida sin inspelade musik till världen.