8 ключевых функций, которые должна иметь платформа для управления работой

Наша работа «не работает». Работа разбросана по разным местам, инструменты не синхронизируются, а команды страдают от перегрузки приложениями и усталости от технологий. Но есть более эффективный способ. С помощью платформы для управления работой предприятия можно связать все элементы организации — от самых мелких ежедневных задач до самых сложных целей компании — для более комплексного и слаженного выполнения работы. 

Задача заключается в том, чтобы выбрать правильную платформу. Именно в этом вам и поможет данное руководство. Мы подробно расскажем вам о функциях, которые обязательно должны быть в платформе для управления работой на уровне предприятия. В итоге вы будете уверены в своей способности принять решение, которое будет отвечать нынешним потребностям вашей организации и её долгосрочной бизнес-стратегии.

8 ключевых функций, на которые нужно обратить внимание при выборе платформы для управления работой на уровне предприятия

Мы разделили восемь функций, необходимых для любой платформы, с учётом потребностей современных организаций.

1. Масштабируемость и безопасность 

Когда речь идёт о выборе платформы для управления работой, которая будет эффективна в долгосрочной перспективе, важно найти решение корпоративного уровня, способное масштабироваться в соответствии с потребностями вашей крупной организации. Рассматривайте это так: правильная платформа для управления работой — это не просто ещё одно программное обеспечение, которое вы приобретаете, чтобы добавить его в свой технологический стек. Это инвестиция, которая объединит вашу работу, будет адаптироваться и развиваться вместе с вашим бизнесом. 

Это означает, что нужно выбрать платформу, которая создана с учётом требований к масштабируемости и безопасности. Идеальная платформа должна быть способна обслуживать бизнес-подразделения разных размеров, масштабироваться в рамках отделов и сохранять простоту использования и стабильность производительности по мере роста вашего предприятия. 

Безопасность — это краеугольный камень масштабируемости. Ищите платформу с функциями безопасности корпоративного уровня, такими как надёжное шифрование, комплексные настройки администратора и детализированные разрешения. Не менее важны меры защиты данных, такие как двухфакторная аутентификация, регулярное резервное копирование данных, надёжные функции восстановления и стремление к высокому показателю безотказной работы. Кроме того, для обеспечения соответствия нормативным требованиям крайне важно, чтобы платформа отвечала требованиям таких регламентов в области защиты данных и конфиденциальности, как GDPR (Общий регламент по защите данных), CCPA (Закон штата Калифорния о защите персональных данных потребителей), FERPA (Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни) и HIPAA (Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования). 

Совет. Воспользуйтесь нашим шаблоном списка дел для обеспечения соответствия GDPR, чтобы ваша команда правильно выполняла сбор, хранение и передачу данных.

2. Интеграция с существующими системами 

Идеальная платформа для управления работой не существует сама по себе — это объединяющий элемент, который объединяет инструменты и системы, на которые уже опирается ваш бизнес. Вместо того чтобы усложнять вашу технологическую инфраструктуру, платформа должна упрощать её, объединяя ваши межфункциональные команды, отделы и инструменты в одном месте.

Чтобы этого добиться, ищите платформу, которая интегрируется с другими используемыми вами приложениями. Уделяя первоочередное внимание функциональной совместимости, вы можете объединить все свои инструменты и данные в одном месте, обеспечив беспрепятственную связь между рабочими процессами без необходимости покидать платформу. Сделайте ещё один шаг вперёд, выбрав платформу с доступом к API, чтобы иметь возможность разрабатывать собственные приложения, адаптированные к конкретным потребностям вашего предприятия. Помните: цель платформы для управления работой — не заменить ваши инструменты, а объединить их. 

3. Удобство использования и простота внедрения 

Когда речь заходит о выборе платформы для управления работой, у руководителей много забот — целый список функций, которые нужно изучить, и вопросов, которые нужно решить. Но для команд, которые будут пользоваться платформой каждый день, главный вопрос сводится к чему-то гораздо более простому: насколько легко её использовать и внедрять?

Удобство использования — это не просто желательный, а обязательный фактор. Дизайн платформы должен быть интуитивно понятным и простым в использовании, чтобы команды могли сразу приступить к работе без длительного обучения. Ищите платформу с интуитивно понятным интерфейсом и удобными функциями, такими как персонализированная главная страница и список задач. 

Идеальная платформа для управления работой должна восприниматься как естественное продолжение рабочих процессов ваших команд. Платформа с ресурсами по сопровождению клиентов и поддержке, такими как помощь в адаптации, индивидуальные тренинги, самостоятельные обучающие материалы и подробная база знаний, поможет вашей команде быстро освоиться — и это важно. Ведь чем проще вашим командам пользоваться платформой, тем быстрее они (и ваша организация) смогут воспользоваться её преимуществами, такими как улучшенное взаимодействие, оптимизированные рабочие процессы и повышенная производительность. 

4. Гибкость и персонализация

Универсального подхода к работе не существует — и идеальная платформа для управления работой тоже не должна быть универсальной. Платформа должна подходить для всех уровней компании — от рядовых сотрудников, выполняющих повседневные задачи, до руководителей, отслеживающих цели на уровне организации. Важно выбрать платформу, которая обеспечивает гибкость в представлении данных, гарантируя, что каждый участник команды будет иметь доступ к актуальной информации, адаптированной к его конкретной роли, независимо от его места в иерархии компании. 

Чтобы это стало возможным, ищите платформу для управления работой, которая использует стандартную модель данных для централизации информации, но при этом обеспечивает гибкость и возможности персонализации. Это позволяет всем работать с одним и тем же набором данных, адаптированным под индивидуальные потребности. К числу ключевых возможностей, на которые следует обратить внимание, относятся различные представления проектов, в которых отображается наиболее актуальная для пользователя информация, а также функция множественной адресации, позволяющая отслеживать задачи и управлять ими в нескольких проектах. Таким образом, никому не будут мешать несущественные детали, и никто не будет лишен общей картины — каждый участник команды сможет видеть именно то, что ему нужно, именно тогда, когда ему это нужно. 

5. Возможности межфункционального взаимодействия

Платформа для управления работой должна служить центральным узлом для межфункционального взаимодействия, позволяя разрозненным отделам общаться, делиться идеями и эффективно работать вместе.  Правильная платформа может изменить характер взаимодействия между командами, оставив в прошлом разрозненные задачи, разбросанные файлы и бесконечные переписки по электронной почте. Всё — от оперативных обновлений до подробных обсуждений и принятия решений на уровне общей картины — происходит в одном месте. Если у вас менее сложные потребности, наше руководство по выбору лучшего программного обеспечения для управления задачами поможет вам сравнить более простые инструменты для назначения и отслеживания задач.

Ищите гибкую платформу, которая объединяет ваши межфункциональные команды, отделы и инструменты. Выберите платформу, которая обладает достаточной гибкостью для поддержки различных проектов и типов рабочих процессов, а также позволяет легко взаимодействовать, учитывая уникальные стили работы и процессы. Подходящая платформа также должна интегрироваться с существующими критически важными для бизнеса инструментами команд, позволяя им беспрепятственно взаимодействовать, не переключаясь с привычных инструментов.  Объединив все проекты, задачи, файлы и обратную связь вашей команды в одном месте, вы сможете устранить разрозненность информации и каналов взаимодействия между межфункциональными командами, что в конечном итоге повысит эффективность и будет способствовать созданию среды для совместной работы между командами.

6. Согласование и отслеживание стратегических целей

Еще одна важная функция, на которую следует обратить внимание, — это возможность увязать работу каждой команды с глобальными целями компании. Это гарантирует, что все будут знать, «зачем» выполняется та или иная работа, и поможет командам сосредоточиться на действительно важных задачах, то есть на работе, которая способствует реализации стратегических инициатив организации.

Ищите функции, которые позволяют отслеживать цели и работу по их достижению в одном месте, например общие цели, анализ данных в реальном времени и функции создания настраиваемых отчётов. Отслеживая общие цели и их статус в одном месте, команды могут контролировать как индивидуальную работу, так и прогресс в целом. Это позволяет им видеть, какие цели идут по плану, а какие под угрозой, чтобы они могли внести необходимые коррективы, чтобы не сбиться с курса и достичь целей быстрее. 

7. Автоматизация и ИИ 

Платформа для управления работой, оснащённая функциями автоматизации и ИИ, позволяет устранить одну из главных причин снижения продуктивности — дублирование работы. Инвестиции в платформу, которая устраняет повторяющиеся, малозначимые задачи, позволяют вашим командам сосредоточиться на стратегической, важной работе. Более того, используя ИИ и автоматизацию для стандартизации и масштабирования рабочих процессов, вы можете обеспечить согласованность и точность своих процессов. 

Когда речь заходит о функциях ИИ, ищите платформу с возможностями, которые оптимизируют процессы принятия решений и повышают прозрачность, например, с функцией анализа данных о проектах в реальном времени для предоставления аналитики, обновлений статуса и выявления потенциальных рисков и препятствий.

Также следует искать платформу, которая использует ИИ и автоматизацию для создания и оптимизации кастомизируемых рабочих процессов на уровне всей организации. К числу конкретных функций, на которые следует обратить внимание, относятся правила, автоматизирующие задачи, формы, стандартизирующие запросы, и кастомизируемые шаблоны, позволяющие создавать повторяющиеся рабочие процессы, которые может построить любой человек — без технических знаний и навыков программирования.

8. Функции отчётности 

Платформа для управления работой с мощным функционалом отчётности не просто держит вас в курсе — она позволяет вам быть на шаг впереди. Функции отчётности превращают необработанные данные в понятную картину, позволяя вам видеть, как продвигаются инициативы вашей компании, где находятся узкие места и насколько работа соответствует бизнес-целям. Благодаря этим возможностям все — от рядовых сотрудников до высшего руководства — могут быть в курсе происходящего, принимать более взвешенные решения и быстрее добиваться результатов. 

Ищите платформу с продвинутыми функциями отчётности, которые могут способствовать принятию решений на основе данных, например, панели задач для отчётности, позволяющие настраивать исходные данные, визуализировать информацию различными способами и отслеживать ход работ во всей организации. Кроме того, убедитесь, что платформа обладает функциями для беспроблемной интеграции данных, позволяющими импортировать данные в другие продвинутые инструменты отчётности, такие как Tableau и PowerBI, что расширит ваши возможности в области аналитики и отчётности.

Работайте эффективнее с платформой для управления работой

Правильная платформа для управления работой может трансформировать рабочие процессы вашего предприятия и устранить разрыв между стратегией, планированием и исполнением. Готовы увидеть этот процесс в действии? Сделайте следующий шаг и узнайте, как платформа вроде Asana может обеспечить ясность и ответственность, максимизировать результаты деятельности компании и коренным образом изменить то, как работает ваша организация.

Остались вопросы об управлении работой? Ознакомьтесь с нашим разделом вопросов и ответов.

Что такое управление работой?

Управление работой — это систематический подход к упорядочиванию рабочих процессов организации (таких как проекты, текущие процессы или рутинные задачи) в целях обеспечения ясности, необходимой командам и организациям в целом. Это способ координации людей и их деятельности на всех уровнях организации для обеспечения каждому доступа к информации, необходимой для выполнения работы, которая имеет наибольшее значение. На уровне предприятия управление работой обеспечивает стратегическую организацию рабочих процессов команд в соответствии с более широкими целями организации. Управление работой выходит за рамки отдельных задач, охватывая проекты и постоянные процессы, чтобы обеспечить ясность и чёткое руководство на всех уровнях — от участников команд до руководителей.

В чём разница между платформой для управления работой и платформой для управления проектами?

Возможно, вы уже слышали о программном обеспечении для управления проектами или даже использовали его. Хотя платформы для управления проектами отлично подходят для работы с отдельными проектами или разовыми инициативами, платформы для управления работой выводят эту концепцию на новый уровень. Это связано с тем, что программное обеспечение для управления проектами ориентировано на отдельные проекты или задачи, тогда как платформы для управления работой охватывают весь операционный контур предприятия. Она объединяет стратегию, планирование и исполнение на одной платформе, связывая цели организации высшего уровня с работой по их достижению. 

Каковы преимущества платформы для управления работой?

Согласно нашим исследованиям, 60% времени работника уходит на организацию работы — совещания по статусу, рассылку обновлений по электронной почте, дублирующую работу и ручной ввод данных, — а не на квалифицированный труд. 

С помощью платформы для управления работой можно оптимизировать время, которое ваша команда тратит на стратегические инициативы. Сокращая время, затрачиваемое на совещания и ручное обновление информации, платформы для управления работой повышают ясность, способствуют межфункциональному взаимодействию и обеспечивают всестороннее представление о том, как вся работа способствует реализации глобальных инициатив компании, что позволяет достигать их быстрее.

Как узнать, нужна ли моему предприятию платформа для управления работой?

Любая организация, в которой есть межфункциональная работа, распределённые команды, а также сложные рабочие процессы и инициативы, может извлечь выгоду из платформы для управления работой. В частности, платформа для управления работой может помочь вашей компании:

• Связывать работу отдельных сотрудников с целями компании, обеспечивая ясность и ответственность

• Получать основанные на данных рекомендации в режиме реального времени о том, как корректировать курс при необходимости и достигать результатов

• Автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность совместной работы, чтобы успевать больше и быстрее

• Улучшить имеющийся набор технологий и объединить все межфункциональные команды, отделы и инструменты

• Сократить объём ручных, малозначимых задач и сосредоточиться на высокорезультативной работе