Наша работа «не работает»

Выполнять работу на работе — непросто. Вы, наверное, чувствуете это в своей команде. Из-за большого количества инструментов и постоянной связи сотрудники истощаются, выгорают и тратят время на действия, которые не приносят пользы. Каждый день заполнен до краев, но в конце слишком часто кажется, что вы и ваша команда не достигли достаточного результата.

Электронная почта, электронные таблицы, приложения для обмена сообщениями и другие инструменты, которые призваны помогать, на самом деле усложняют работу, особенно когда речь идёт о совместной деятельности. Почему? Потому что, как оказалось, эти инструменты создают много работы по организации работы.

Работа по организации работы: глобальная проблема

Согласно исследованию Asana каталог «Anatomy of Work», в котором приняло участие более 10 000 работников умственного труда, среднестатистический человек тратит лишь около четверти своего времени на квалифицированную работу, такую как программирование, дизайн или создание маркетинговых кампаний, и ещё 13% на стратегическое планирование. Оставшиеся 60% рабочего дня уходит на обсуждение задач, поиск документов и управление меняющимися приоритетами.

Это означает, что большая часть вашего дня уходит на работу по организации работы. Это всё то, чем вы заняты в течение рабочего дня, но что не связано с теми навыками, благодаря которым вы получили свою позицию.

Многие люди воспринимают работу по организации работы как должное — это рутинная работа, которая сопутствует практически любой должности. Однако она становится такой объёмной только тогда, когда командам не хватает координации и чётких процессов.

Глобальный индекс «Anatomy of Work» за 2023 год

Узнайте, как совместная работа помогает компаниям повышать доходы, и что руководители могут сделать, чтобы помочь своим командам двигаться быстрее.

Получайте аналитическую информацию

Как работа по организации работы отнимает время и энергию

Работа по организации работы делает неэффективность более выраженной. При таком количестве каналов общения, инструментов и процессов информация легко фрагментируется, а проекты разрозненно существуют внутри компании или даже внутри одной команды. Это замедляет работу команды и затрудняет доступ к реальной работе, которая приносит результаты.

Из-за отвлекающих факторов, таких как бесконечные уведомления и дублирование, людям приходится работать дольше или больше, чем необходимо, чтобы уложиться в дедлайн. По данным исследования «Anatomy of Work», необходимость отвечать на постоянный поток электронных писем и уведомлений является основной причиной того, что почти треть работников регулярно задерживаются в офисе или работают из дома в нерабочее время. Каковы три главные причины, заставляющие людей работать допоздна? Это:

• Ответы на постоянные электронные письма (41%)

• Неожиданные совещания (36 %)

• Подтверждения (34%)

Всё это отнимает время и добавляет стресса, что приводит к задержкам. Подавляющее большинство работников умственного труда (88%) согласны с тем, что ограниченные по времени проекты и крупные инициативы часто задерживаются из-за того, что на них возлагается слишком много задач.

Иными словами, всегда будет немного работы по организации работы. Но тратить три четверти дня на работу, которую можно оптимизировать и упростить, не нужно, и это снижает продуктивность наших команд.

Как мы до этого дошли?

Короткий ответ: инструменты используются не по назначению. Электронная почта предназначена для общения, электронные таблицы — для количественного анализа, а приложения для обмена сообщениями — для быстрого обмена новостями, но все они часто используются для управления проектами и рабочими процессами. Это приводит к разрозненности информации, обособленности общения и потере времени на попытки собрать всё воедино.

Правильные процессы отсутствуют, поскольку, согласно каталогу «Anatomy of Work», 83% команд считают, что они были бы более эффективными, если бы работали по правильным процессам.

Управление работой как способ сократить работу по организации работы

Есть ли решение? Можем ли мы действительно уменьшить объем работы по организации работы, которую мы выполняем каждый день?

Ключ к сокращению работы по организации работы — осознание того, что проблемы, которые нужно решить, не связаны с общением и совместной работой, поэтому инструменты для общения и совместной работы не являются панацеей. На самом деле вы боретесь с проблемами координации, и для их решения вам нужно освоить управление работой.

Управление работой — это организация работы (от проектов с ограниченными сроками до непрерывных процессов) в команде и организации для повышения ясности и улучшения сотрудничества. Инструменты для управления работой, которые позволяют командам планировать, организовывать и выполнять работу — от повседневных задач до стратегических инициатив — в одном месте, позволяют вам применять управление работой на практике. С помощью инструмента для управления работой ваша команда и даже вся организация могут быть в курсе всех аспектов Business.

Проблемы с совместной работой и неэффективность начинают уменьшаться, когда ваша команда внедряет управление работой. Как? Управление работой позволяет каждому участнику команды сосредоточиться на работе, которая продвигает ваш бизнес, а не застревать в работе по организации работы. Например, электронная почта снова становится настоящим инструментом общения, а не способом управления работой.

Но с чего начать? Узнайте больше о программном обеспечении для управления работой и о том, как его можно внедрить и масштабировать практически для любой команды или организации, чтобы сократить работу по организации работы и начать более эффективное сотрудничество.

Глобальный индекс «Anatomy of Work» за 2023 год

Узнайте, как совместная работа помогает компаниям повышать доходы, и что руководители могут сделать, чтобы помочь своим командам двигаться быстрее.

Получайте аналитическую информацию