Как дать эффективную обратную связь по проекту за 7 шагов

Если вы только начинаете давать обратную связь по проекту, это может показаться невероятно сложной задачей. Однако, как и любой навык, умение давать эффективную обратную связь можно улучшать и оттачивать с течением времени. 

Обратная связь по проекту — это обсуждение эффективности участника команды, которое должно привести к чёткому определению следующего шага на пути к его профессиональному росту. Такую обратную связь обычно предоставляет менеджер проекта, который может быть, а может и не быть непосредственным руководителем участников команды. Сосредоточившись на конкретных деталях проекта, а не на общей обратной связи на уровне карьеры, вы можете укрепить доверие между собой и проектной командой. Правильно поданная обратная связь по проекту может сыграть важную роль в улучшении результатов и ускорении профессионального роста вашей команды.  

В семи приведённых ниже шагах представлены примеры эффективной обратной связи по проекту, которые помогут вам отточить процесс обратной связи и настроить свою команду на успех. 

1. Выберите подходящее время

Время — это ключевой фактор при предоставлении обратной связи по проекту. Чтобы всё сделать правильно, спросите у участников команды, когда они предпочитают получать обратную связь. Предпочитают ли они получать обратную связь сразу? Может быть, они предпочтут встретиться в конце недели, чтобы обсудить текущие проекты? 

Предоставляя обратную связь, представьте, что вы проводите мозговой штурм. Поощряйте свою команду предлагать идеи и делиться своими мыслями во время сессии обратной связи. Своевременно проведённая и хорошо спланированная сессия обратной связи по проекту может привести к появлению новых идей, которые будут способствовать его продвижению вперёд.  

Старайтесь поддерживать здоровый баланс между обратной связью при личном общении и асинхронным или офлайн-общением. Вы можете подумать, что обратная связь при личной встрече всегда лучше, но некоторые сотрудники предпочитают сначала ознакомиться с обратной связью в письменном виде, а затем обсудить её. Спросите у участников команды, что им больше нравится и как вы можете сделать процесс получения обратной связи для них более приятным. Это особенно актуально в эпоху удаленной работы, когда вы можете не видеть участников команды лично каждый день.

2. Используйте правильный вид обратной связи

Понимание того, какой вид обратной связи следует предоставить, — это уже полдела в процессе обратной связи. Разные ситуации требуют разных типов обратной связи, и как руководитель команды вы должны понимать, какой тип наиболее подходит для конкретного случая. 

Не все виды обратной связи актуальны или даже уместны для вас. Если вы руководите проектной командой, но фактически не управляете людьми, с которыми работаете, вам, возможно, стоит избегать некоторых более серьёзных видов обратной связи, например оценок эффективности. С другой стороны, если вы одновременно являетесь руководителем проекта и менеджером команды, только вам решать, хотите ли вы объединить обратную связь по проекту, профессиональную обратную связь и обратную связь по результативности или разделить их на отдельные сессии обратной связи. 

Шесть типов обратной связи

• Формальная обратная связь: этот тип обратной связи подходит для запланированных совещаний, которые вы специально назначаете для обратной связи, например, ежеквартальных обзоров. Обе стороны должны знать темы обсуждения и прийти подготовленными, имея наготове свои соображения и вопросы. 

• Неформальная обратная связь: неформальная обратная связь может выражаться по-разному — от похвалы за хорошо выполненную работу до быстрого внесения изменений в проект. Этот тип обратной связи по проекту сложнее, поскольку он может быть спонтанным, поэтому перед тем, как давать неформальную обратную связь, подумайте о ситуации. 

• Положительная обратная связь: положительная обратная связь так же важна, как и конструктивная. Вы должны обязательно хвалить участников команды за впечатляющую работу. Таким образом вы напомните своей команде, что замечаете как положительные, так и отрицательные моменты. 

• Обратная связь в виде поощрения: как и в случае с положительной обратной связью, вы можете использовать обратную связь в виде поощрения, чтобы подбодрить сотрудника. Он работал над сложным проектом или, кажется, немного выдохся? Напомните ему о его ценности и о том, как его ценят. Это даст отличный результат. 

• Обратная связь, ориентированная на будущее: такая обратная связь сосредоточена на будущих решениях, а не на прошлых исправлениях. Этот тип обратной связи — скорее проактивный подход к совершенствованию на основе прошлых наблюдений. Например, если сотрудник испытывает трудности с управлением временем, вы можете порекомендовать ему инструмент для организации календаря, а не заострять внимание на несвоевременно выполненном проекте. 

• Конструктивная обратная связь: конструктивная критика — это лучший вид обратной связи, помогающий участникам команды развиваться. Конструктивная критика предполагает анализ проекта, выявление возможности для улучшения и предоставление подробной рекомендации о том, как это сделать.

3. Будьте прямолинейны

Быть прямолинейным — не значит быть грубым. Скорее, это говорит о том, что вы заинтересованы в развитии участников вашей команды. 

Старайтесь избегать метода «сэндвича» при предоставлении обратной связи. Это подход, при котором конструктивная критика «зажата» между похвалой. Вместо этого будьте прямолинейны в своих отзывах. Это поможет наладить здоровую совместную работу в вашей команде. Быть прямолинейным — не значит быть жестоко честным. Всегда приводите примеры и делитесь обратной связью от первого лица. Это поможет вам сосредоточиться на конкретных деталях и том, как вы их восприняли, чтобы вы и ваш коллега могли сконцентрироваться на поиске и реализации решений, основанных на обратной связи.

4. Давайте конкретные рекомендации по улучшению

Лучшая обратная связь по проекту — это та, по которой можно принять меры, то есть когда вы даёте участнику команды рекомендацию, применимую к будущим проектам. Именно рекомендации делают критику конструктивной, а не деструктивной.

В обратной связи по проекту ключевым является вопрос «почему». Допустим, вы просматриваете электронное письмо, которое собирается отправить сотрудник, и рекомендуете изменить формулировки. В этом случае обязательно объясните, почему вы структурируете электронные письма определённым образом или почему избегаете определённых слов. 

5. Поощряйте обратную связь, направленную «вверх»

Для участников команды сессия обратной связи должна заканчиваться полным пониманием того, как они могут стать лучше. Поэтому, как менеджер проекта, вы всегда должны предоставлять возможность задать вопросы после того, как вы предоставили обратную связь. 

Вы также должны получать положительные отзывы об обязанностях менеджера проекта, таких как своевременность и ясность. Помните, что обратная связь работает в обе стороны, и вы всегда должны поощрять обратную связь от своей команды в адрес руководства. Получая обратную связь о работе менеджера проекта, не бойтесь задавать такие вопросы:

• Была ли моя обратная связь полезна?

• Могу ли я предоставить что-то ещё в будущей обратной связи?

• Есть ли у вас предпочтительный способ получения обратной связи?

Регулярно спрашивайте у участников команды, можете ли вы улучшить то, как вы предоставляете обратную связь.

6. Завершите беседу кратким подведением итогов

После официальных совещаний по обратной связи и оценок эффективности работы всегда следует подводить итоги, кратко излагая основные выводы.  Краткое изложение поможет и вам, и участнику команды лучше усвоить информацию. Пример последующего сообщения может выглядеть следующим образом: 

«Здравствуйте, ____!

Спасибо, что уделили время и поговорили со мной сегодня о вашей результативности. Кратко подвожу итоги нашей беседы и основных выводов: 

• Вопрос А

• Пункт Б

• Пункт C

• Пункт D

Если что-то из этого осталось непонятным, сообщите мне. И, как всегда, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы или отзывы. 

Спасибо за ваш упорный труд. 

Хорошего дня!» 

Такое письмо подтверждает, что обе стороны понимают ситуацию одинаково и что вся обратная связь была воспринята правильно. 

7. Поощряйте постоянную обратную связь

Как только вы освоите искусство эффективной обратной связи, она перестанет восприниматься как «обратная связь», а будет выглядеть как постоянное взаимодействие между вами и вашей командой. 

Всякий раз, когда вы встречаетесь с отдельными участниками команды, спрашивайте, чем они сейчас заняты и не было ли каких-либо проектов, которые оказались особенно сложными. Такие вопросы помогут вам понять, не перегружены ли участники команды работой и не нуждаются ли они в дополнительном внутреннем обучении. Эти простые вопросы дадут вам ценную информацию об удовлетворённости и продуктивности вашей команды. 

Выполнив эти действия, вы увидите, что обратная связь по проекту станет частью вашего повседневного процесса.

Эффективные и неэффективные стратегии обратной связи

Менеджеры проектов используют ряд методов и подходов при предоставлении обратной связи по проекту своим командам.

Фреймворк «Сделать, попробовать и обдумать»

Фреймворк «Сделать, Попробовать, Подумать» делит обратную связь по проекту на три категории, каждая из которых предназначена для получения разных откликов от участников проектной команды. 

• Обратная связь «Сделать»: этот тип обратной связи является обязательным, и вы будете использовать его для проектов, имеющих более значительные последствия для организации. Поэтому предоставляйте обратную связь типа «делать» с осторожностью и только тогда, когда влияние проекта выходит за рамки вашей команды или имеет необратимые последствия. 

• Обратная связь «Попробуйте»: обратная связь «Попробуйте» предполагает возможный следующий шаг для проекта, но оставляет принятие решений за командой. Примеры включают изучение потенциальных недостатков проекта или более глубокое погружение в исследование. Используйте эту стратегию, когда считаете, что ожидаемый результат хорош, но мог бы быть лучше или более проработанным. 

• Обратная связь «Рассмотрите»: самая вдохновляющая из трех, обратная связь «Рассмотрите» просто предлагает вашей команде подумать об альтернативных способах мышления. Прислушается ли ваша команда к вашему предложению, зависит исключительно от неё. 

Модель обратной связи McKinsey

Консалтинговая фирма по управлению McKinsey & Company разработала эту модель обратной связи, чтобы структурировать обратную связь по проекту, чтобы она могла легко поступать как сверху вниз, так и снизу вверх. Согласно модели McKinsey, обратная связь должна быть:

• Specific — конкретными 

• Основанной на фактах

• Менее личной 

• Неоспоримой 

• К исполнению 

Используя вышеуказанные характеристики, вы должны структурировать свою обратную связь следующим образом: 

«Когда вы сделали [X], я почувствовал(-а) [Y]. В будущем я бы рекомендовал вам сделать [Z]». 

Сочетая конкретное действие с возникшим в результате чувством и предлагаемой реакцией, вы можете учесть все вышеперечисленные элементы. Хотя такая формулировка в основном используется для разрешения конфликтов, вы можете адаптировать её под свои конкретные потребности в обратной связи.

SMART-обратная связь

Вы, наверное, уже слышали о SMART-целях, но знаете ли вы, что эти принципы можно применять и к обратной связи по проекту? Напомним, что эта аббревиатура расшифровывается следующим образом: 

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми 

• Achievable — достижимая 

• Realistic — реалистичная  

• Time-bound — ограниченная по времени

Все эти характеристики относятся к конструктивной обратной связи, поскольку она должна быть конкретной для проекта, измеримой, достижимой, реалистичной и ограниченной по времени. 

В следующий раз, когда вы будете давать обратную связь по проекту, сначала мысленно пройдитесь по принципу SMART, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все его пункты. Если что-то не так, возможно, вам придётся скорректировать свою стратегию обратной связи. 

Метод COIN

COIN расшифровывается как «контекст» (Context), «наблюдение» (Observation), «воздействие» (Impact) и «дальнейшие действия» (Next steps). Эта модель помогает структурировать совещания по отзывам, чтобы они казались менее конфронтационными и более конструктивными. Процесс делится на 4 шага: 

1. Контекст: этап «контекст» позволяет задать обстановку и объяснить, почему происходит обсуждение. На этом этапе подчеркните конечную цель проекта, чтобы было понятно, почему обратная связь важна. 

2. Наблюдение: затем расскажите участнику команды о том, что вы заметили в его работе. Это может включать как положительные отзывы, так и конструктивную критику, но обязательно высказывайтесь прямо. 

3. Результат: на этапе «результата» более подробно рассматривается ценность обратной связи. Объясните, как ваши предложения помогут приблизить проект к поставленной цели. 

4. Дальнейшие действия: возможно, самый важный этап — «дальнейшие действия» — должен содержать конкретные рекомендации, следуя которым участник команды сможет улучшить свою работу. Старайтесь быть максимально конкретными, например, поощряйте сотрудничество с другой командой или рекомендуйте попробовать новый инструмент. 

Преимущества обратной связи в управлении проектами

Обратная связь по проекту важна, поскольку она ускоряет процессы, помогает участникам команды расти, приводит к более высоким результатам и может способствовать укреплению доверия между командами. 

Внедрение регулярного цикла обратной связи в повседневную деятельность гарантирует повышение производительности и улучшение ожидаемых результатов. Читайте дальше, чтобы узнать о преимуществах цикла обратной связи для вашей команды. 

Экономия времени в долгосрочной перспективе

Если обратная связь по проекту станет частью вашей повседневной работы, вам не придётся беспокоиться о том, что проекты будут отставать от графика из-за необходимости внесения изменений. Включение обратной связи на протяжении всего жизненного цикла проекта поможет сократить количество упущений и обеспечить бесперебойное выполнение рабочих процессов. Постоянно проверяя качество, вы избежите задержек, связанных с масштабными доработками.

Улучшение культуры команды

Общение и совместная работа — это основа эффективной обратной связи по проекту. Если ваша команда регулярно обменивается обратной связью, вы заметите, что культура внутри команды и рабочая среда становятся более сплочёнными. А какой ещё бонус? Участники команды будут иметь представление о проектах друг друга, что поможет им генерировать новые идеи для своей индивидуальной работы. 

Создание более качественного конечного продукта

Когда речь идёт о создании успешного продукта, чем больше людей участвует в процессе, тем лучше. Обратная связь по проекту способствует более активному мозговому штурму и совместной работе в процессе создания, что, в свою очередь, всегда приводит к отличному конечному результату.  

Стимулирует профессиональный рост

Хорошие и конструктивные критические отзывы могут творить чудеса для младших членов команды, которые стремятся оттачивать свои навыки и достигать различных важных этапов в своей карьере. Если всё сделано правильно, обратная связь по проекту должна дать получателю более широкое представление о том, как выглядит успех в команде. Эти знания жизненно важны для стимулирования профессионального роста. 

Более четкое общение

Как руководитель команды вы задаёте тон общению в коллективе. Если вы регулярно предоставляете чёткую и честную обратную связь, вы заметите, что это отражается на повседневном общении вашей команды на рабочем месте. 

Общение является неотъемлемой частью любой корпоративной культуры, поэтому очень важно, чтобы вы демонстрировали пример чёткого общения посредством обратной связи. 

Повышайте эффективность с помощью отзывов по проекту

Регулярная обратная связь — залог высоких результатов. Обратная связь не только обеспечивает качество результатов, но и позволяет поддерживать постоянное взаимодействие и обмениваться аналитикой. Внедрение обратной связи в жизненный цикл проекта творит чудеса с рабочими процессами и профессиональным ростом вашей команды.

Никогда не поздно внедрить цикл обратной связи в повседневную работу. Если регулярное предоставление обратной связи по проекту — новый шаг для вашей команды, такой инструмент для управления работой, как Asana, поможет вам составить план действий и запустить стратегию обратной связи.