Как шаблон отчёта о расходах может улучшить контроль затрат (с примерами)

Ни для кого не секрет, что управление компанией стоит денег. Чтобы предоставлять клиентам услуги высочайшего уровня, компании часто приобретают программное обеспечение для дизайна и средства общения. Кроме того, команды должны инвестировать в себя, чтобы получать отраслевые знания и улучшать групповую динамику. Внутренние расходы могут включать профессиональное развитие, выездные мероприятия по тимбилдингу и командировки для сотрудников, занимающих определённые должности. 

Хотя некоторые расходы компании являются регулярными и повторяющимися, у каждой компании также есть множество единичных покупок для удовлетворения ситуативных потребностей, подобных упомянутым выше. Отчётность по расходам имеет решающее значение для возмещения затрат и отслеживания общих расходов. В этой статье мы расскажем, как использовать шаблон отчёта о расходах, и объясним разницу между традиционной и цифровой отчётностью.

Что такое отчёт о расходах?

Отчёт о расходах — это форма, которую подаёт любой сотрудник организации, понесший деловые расходы. Бюджет используется для планирования расходов до их возникновения, а отчёты о расходах — для отслеживания расходов после их возникновения.

Существуют различные виды отчётов о расходах, одни из которых предназначены для учёта внутренних расходов, а другие — для учёта внешних. Вы можете создавать отчёты о расходах, которые используются для учёта повторяющихся расходов в течение определённого периода времени. Кроме того, можно создавать отчёты о расходах на ситуативные покупки, совершаемые в течение неопределённого периода времени в рамках одной категории расходов. К категориям расходов могут относиться:

• Расходы на поездки

• Офисные расходы

• Заработная плата и льготы

• Ремонт и техническое обслуживание

Отчёты о расходах должны содержать информацию, необходимую для возмещения расходов лицу, их понесшему, и для отслеживания этих расходов. К таким элементам могут относиться:

• Дата расхода

• Поставщик или предоставленная услуга

• Можно ли отнести расходы на конкретного клиента или проект

• Общая уплаченная сумма (включая налоги, комиссионные и сборы)

• Тип расхода

Традиционная отчётность о расходах и цифровая отчётность

Любой сотрудник компании может нести деловые расходы. Как менеджер проектов вы можете отвечать за более крупные закупки, например ежемесячные подписки и сборы с клиентов, но другие участники команды также могут совершать деловые покупки, требующие возмещения, например расходы на командировки. 

Поскольку отчётность о расходах охватывает разные отделы и проекты, процесс отслеживания должен быть понятным и доступным. Отчёты о расходах в печатном виде достаточно просты, но объединение отчётности о расходах с программным обеспечением для управления проектами позволяет подавать, отслеживать и планировать расходы в одном месте.

Совет. Если ваши расходы включают авиабилеты, гостиницы или поездки к клиентам, использование шаблона планировщика поездок вместе с отчётами о расходах позволит организовать все детали поездок, бюджеты и возмещения в одной системе.

Как пользоваться шаблоном отчёта о расходах

Большинство шаблонов отчётов о расходах имеют простой табличный формат, и ваша компания может предоставить стандартный набор форм для использования во всех отделах. Помимо создания отчётов, вам нужно будет разобраться в том, как их использовать и отправлять, чтобы получать возмещение за любые потраченные средства. В случае сомнений ознакомьтесь с внутренними политиками компании и обратитесь за дополнительной информацией к финансовой команде.

Далее мы рассмотрим типичные этапы подачи отчёта о расходах. Однако перед отправкой отчёта о расходах всегда следует проконсультироваться со своей финансовой командой, чтобы убедиться, что у неё нет определённой системы или формата. Аналогичным образом, финансовая команда обычно является окончательным утверждающим органом по любым деловым расходам — таким образом она может гарантировать точность ваших деловых расходов.

1. Перечислите расходы, соответствующие критериям шаблона

Первым шагом в составлении отчёта о расходах является сам отчёт. Если вы используете шаблон отчёта о расходах за определённый период, вам нужно будет перечислить все деловые расходы, понесённые вами за этот период, и указать всю информацию, предусмотренную шаблоном. Если вы используете шаблон отчёта о расходах по категориям, вы будете использовать отчёт для отслеживания повторяющихся расходов в рамках этой категории. Возможно, вам также потребуется представить отчёт о расходах по единовременным тратам, например, о возмещении взноса за участие в ежегодной конференции или о пожертвовании, которое ваша компания согласилась удвоить.

Ниже приведены некоторые лучшие практики для перечисления расходов в отчётах любого типа.

• Сохраняйте квитанции по каждому расходу, чтобы финансовая команда могла проверить указанную вами информацию.

• Указывайте каждый понесённый вами расход в отдельной строке.

• Разбивайте промежуточные итоги на налоги и чаевые, чтобы упростить ведение бухгалтерского учёта.

• Опишите цель расхода и укажите, был ли он связан с проектом, расходы по которому можно отнести на счёт клиента.

• Укажите способ оплаты, который вы использовали для покрытия расходов, например кредитную карту или наличные. 

• При необходимости приводите дополнительные пояснения.

Совет. Цифровая отчётность о расходах упрощает этот этап, поскольку вы можете вводить данные о расходах, загружать квитанции и делиться информацией на одной платформе. При использовании бумажных отчётов вам придётся следить за их судьбой в течение длительного времени и заботиться о том, чтобы они попали к нужным людям. 

2. Отправьте отчёт о расходах на подтверждение

После того как вы завершите отчёт о расходах, вам нужно будет отправить его на подтверждение. В каждой компании своя структура команды, отвечающей за одобрение финансовых отчётов. Прежде чем отправлять отчет о расходах, уточните у своей финансовой команды, кто является лицом, ответственным за окончательное утверждение расходов. 

Как менеджеру проектов вам, возможно, придётся подавать эти документы руководителю отдела, который находится выше вас по иерархии, или вы можете подавать отчёты о расходах напрямую в финансовый отдел. Если отчёт о расходах заполняет ваш подчинённый, он может отправить его вам на подтверждение, прежде чем он попадёт к следующему ответственному лицу. 

Совет. Поскольку отчёты о расходах часто переходят из рук в руки, всегда существует риск их утери. Участники команды могут легче потерять из виду бумажные документы или передать их не тем людям в неподходящее время. С помощью цифровой системы подачи отчётов о расходах можно настроить их отправку по назначению.

3. При необходимости внесите изменения

Даже если вы тщательно проверили свой отчёт о расходах, у финансового отдела могут возникнуть вопросы, прежде чем он его утвердит. Это вовсе не означает, что у вас возникли проблемы, но вам нужно будет внести все запрошенные изменения, прежде чем вы сможете получить возмещение расходов. Вот некоторые типичные изменения, которые вам, возможно, придется внести:

• Уточнение типа расхода

• Предоставление подробной разбивки цен

Чем больше деталей вы укажете изначально, тем меньше вероятность того, что вам придётся вносить изменения в отчёт после его отправки. Цель состоит в том, чтобы быстро получить подтверждение, чтобы сократить время обработки для финансовой команды, получить возмещение и вернуться к работе.

Совет. Внесение изменений в бумажный отчёт о расходах может быть утомительным процессом. Скорее всего, вам придётся найти исходный файл отчёта на компьютере, сверить его с замечаниями, указанными в возвращённом вам отчёте, внести изменения, а затем распечатать новую копию и отправить её повторно. В случае с цифровым отчётом все изменения можно внести в один живой документ. 

4. Дождитесь, пока финансовая команда отчитается о расходах

К этому моменту финансовая команда, будем надеяться, уже одобрила ваши расходы. Как правило, на этом ваше участие в процессе отчётности по расходам заканчивается. Однако, если речь идёт о расходах, связанных с проектом, вам, возможно, придётся подготовить дополнительную отчётность. Обязательно включите эти расходы в бюджет компании или проекта, чтобы не выйти за рамки области проекта и не отклониться от более масштабных целей бизнеса. 

Совет. Визуализировать финансовый план проекта или компании без программного обеспечения для управления проектами сложно. Вводя расходы из своих отчётов о расходах в более масштабную систему управления затратами, вы можете видеть, на что были потрачены деньги, и составлять стратегические финансовые планы на будущее. 

5. Получение возмещения

На заключительном этапе вам будут возмещены все соответствующие требованиям расходы, которые вы понесли. На этом процесс отчетности завершается — до тех пор, пока у вас не появятся новые расходы и вы не начнете всё сначала. 

Совет. Процесс составления отчётности может быть весьма напряжённым, поскольку многие сотрудники несут расходы, а циклы их возмещения начинаются и заканчиваются в разное время в течение года. Именно поэтому крайне важно иметь надежный процесс, которому должны следовать все. Благодаря автоматизации онлайн-форм снижается риск ошибок и задержек. 

Шаблон отчёта о расходах и пример

В приведённом ниже примере показан заполненный шаблон отчёта о расходах для сотрудника отдела маркетинга. Салли Браун перечислила свои деловые расходы за неделю, начинающуюся 15 января, и отправила их на утверждение в финансовый отдел своей компании. Этот еженедельный отчёт о расходах содержит множество деталей, включая назначение каждого расхода и разбивку стоимости. 

Бегло просмотрев отчёт Салли, можно увидеть, что она совершила деловую поездку на маркетинговую конференцию и ездила на фотосессию, где заплатила модели. 

Ниже вы можете скачать копию шаблона еженедельного отчёта о расходах. Однако перед тем, как использовать его, убедитесь, что ваша финансовая команда одобрила формат и макет. После этого участники вашей команды смогут использовать этот шаблон для ввода данных о деловых расходах, пояснения их характера и подачи заявок на возмещение.

Почему отчёты о расходах так важны?

Один человек или группа людей в компании не могут нести единоличную ответственность за совершение деловых покупок. Не каждый сотрудник будет совершать покупки для компании, но наличие процесса отчётности по расходам гарантирует, что любой, кому потребуется подать отчёт о расходах и получить возмещение, сможет это сделать.

Отчёты о расходах важны, поскольку они:

• Отслеживают расходы команды и компании

• Улучшают контроль над расходами, показывая, где их можно сократить

• Определяют прибыльность путём вычета расходов из валового дохода

• Возмещают работникам расходы, связанные с деятельностью компании

Деньги — это один из самых важных аспектов, за которым необходимо следить в компании, а отчётность по расходам — это всего лишь один из элементов более масштабной системы управления затратами.

Используйте онлайн-формы для отчётности о расходах и контроля бюджетов компании

Отчёты о расходах в печатном виде могут быть полезны, когда участникам команды нужен быстрый способ перечислить свои покупки, но использование онлайн-форм выведет финансовый контроль в вашей компании на новый уровень. Если вам нужна гибкая система, которая позволяет вносить изменения, автоматизировать подачу заявок и легко обмениваться документами, то цифровые отчёты — это очевидный выбор. С помощью Asana вы можете создать стандартный процесс сбора информации, который упростит учёт расходов и возмещение затрат.