Как отдел сопровождения сделок может улучшить ваш поток продаж

Чтобы быть успешными, компании должны получать прибыль, а для этого им нужно находить потенциальных клиентов и заключать сделки. Эта ответственность часто ложится на команду продаж, но, учитывая столь высокие ставки, не должны ли быть вовлечены и другие участники команды? 

Служба сопровождения сделок — это совместный подход к оценке сложных сделок и увеличению прибыли компании. В рамках этого процесса сотрудники из разных отделов совместно работают над привлечением лучших лидов и их продвижением по воронке продаж. Читайте дальше и узнайте, как создать дил-деск, который улучшит ваши операции по продажам. 

Что такое группа сопровождения сделок?

Дилдеск — это межфункциональная команда, которая работает сообща, чтобы быстро и эффективно продвигать высокодоходные сделки по воронке продаж. В то время как менеджеры по продажам работают над большинством сделок компании в одиночку, группа сопровождения сделок фокусируется на комплексных или высокодоходных сделках. Использование группы сопровождения сделок для оптимизации операций по продажам может сократить продолжительность циклов продаж до 40% и повысить продуктивность продаж до 20%.

Функции и обязанности аналитика отдела сопровождения сделок

Хотя большинство сотрудников, участвующих в работе деск-центра по сопровождению сделок, имеют другие роли и обязанности, вам следует назначить аналитика или специалиста деск-центра, который будет заниматься операционной деятельностью центра и обеспечивать бесперебойную работу.

Аналитик отдела сопровождения сделок не взаимодействует с клиентами напрямую. Он сосредоточен на процессуальной стороне сделок, и в его основные обязанности могут входить следующие:

• Взаимодействие с участниками группы сопровождения сделок для выполнения индивидуальных обязанностей в процессе продаж

• Обеспечение согласованности действий команды дилдеска

• Подготовка сделок 

• Совершенствование процессов и отслеживание эффективности работы отдела сопровождения сделок

Аналитик дилдеска — важнейший член команды, поскольку он является основным контактным лицом для всех. Он управляет рабочим процессом, определяя порядок обработки любых поступающих сделок с высокой стоимостью, сложной структурой или требующих особого внимания.

Другие команды, которые следует привлекать к работе в сделочной группе

Создание межфункциональной команды для работы со сделками на крупные суммы может привести к улучшению результатов по ним. Рассмотрите возможность включения сотрудников из следующих команд:

• Маркетинг: участники команды маркетологов могут использовать данные для анализа вашей целевой аудитории, составления списка потенциальных клиентов и оценки их проблемных точек.

• Отдел продаж: в сделках будут участвовать торговые представители, которые будут готовить убедительные предложения для клиентов или заказчиков.

• Юридический отдел: сотрудник юридического отдела может присоединиться к деск-команде по работе со сделками, чтобы проверять сделки и обеспечивать их юридическую корректность. 

• Финансы: сотрудник финансового отдела может проверять цены сделок и обеспечивать обмен денежными средствами после их заключения.

Как создать эффективную службу сопровождения сделок

Чтобы ваша служба сопровождения сделок работала должным образом, заранее настройте эффективный процесс. У участников команды, работающих в дил-деске, будут задачи, не связанные со сделками, проходящими через него, поэтому важно, чтобы все были на одной волне и правильно расставляли приоритеты.

Следуя приведённым ниже шагам, создайте эффективную службу сопровождения сделок, которая будет с лёгкостью продвигать нестандартные сделки по воронке.

1. Определите ожидания

Каждая компания использует свою дил-деск по-своему, и первое, что нужно сделать, — определить цели вашей дил-деск. Проанализируйте свои операции по продажам и определите, какие пробелы необходимо устранить. Задайте следующие вопросы:

• В каких областях команде продаж может понадобиться поддержка?

• Какие слабые стороны есть в нашем нынешнем процессе продаж?

• Как мы можем сократить продолжительность циклов продаж и повысить показатели успешных сделок?

Используйте свои ответы, чтобы определить, чего вы хотите добиться с помощью отдела по сопровождению сделок. Например, если команда продаж испытывает трудности со сделками на крупные суммы, поскольку они требуют больше времени и усилий, то отдел сопровождения сделок может заниматься этими сделками от начала до конца. Таким образом, эти сделки будут находиться под более пристальным вниманием и получать больше поддержки, а у других сотрудников останется больше времени, чтобы сосредоточиться на сделках с меньшей стоимостью.

2. Определите состав команды

Когда вы определитесь с ожиданиями от дилдеска, вам будет проще понять, какие сотрудники вам нужны. Если вы решили, что ваша служба сопровождения сделок будет заниматься сделками с высокой стоимостью от начала до конца, вам понадобятся участники команды, которые смогут управлять каждым этапом процесса продаж, включая:

• Торговый представитель

• Сотрудник юридического отдела

• Сотрудник финансовой команды

• Сотрудник команды маркетинга

• Сотрудник команды сопровождения клиентов

Эти сотрудники будут заниматься привлечением потенциальных клиентов, подготовкой договоров, ценообразованием, структурированием сделок и взаимодействием по крупным сделкам, в то время как команда продаж будет заниматься сделками меньшего масштаба. 

3. Установите критерии сделки

Теперь, когда у вас есть команда, готовая работать в отделе по сопровождению сделок, определите критерии, по которым сделки будут классифицироваться как крупные. Критерии, по которым сделка считается крупной (или сложной), могут включать следующее:

• Клиенты с определённым уровнем известности

• Клиенты с бюджетом выше определённого уровня

• Клиенты с несколькими контактными лицами

• Клиенты, требующие активного взаимодействия

Если вы хотите, чтобы ваша служба сопровождения сделок занималась крупными сделками от начала до конца, команда продаж должна передавать ей всех лидов, отвечающих установленным критериям. Однако отдел сопровождения сделок может подключаться на любом этапе процесса продаж. Например, вы можете решить, что будет эффективнее направлять ценных лидов в службу сопровождения сделок только после того, как менеджер по продажам поработает с ними и убедится, что они готовы к сделке. 

4. Определите свою рабочую стратегию

Каждой команде нужна стратегия для выполнения работы. Определив свой рабочий процесс с самого начала, вы добьётесь того, что, когда участники команды соберутся вместе, они будут точно знать, что и как делать.

Стратегия каждой группы сопровождения сделок будет отличаться. Но, если вернуться к нашему примеру выше, одна из передач в службу сопровождения сделок может выглядеть следующим образом:

• Специалист по продажам направляет информацию о перспективном клиенте в отдел сопровождения сделок.

• Это уведомляет участника команды маркетологов о необходимости оценить лида и его потребности.

• Специалист по продажам из отдела сопровождения сделок разрабатывает индивидуальную структуру сделки для лида.

• Сотрудник юридической команды оценивает сделку

• Сотрудник отдела сопровождения клиентов взаимодействует с лидом, чтобы повысить его заинтересованность и вовлечённость в процессе заключения сделки.

• Сотрудник финансовой команды завершает сделку

Поскольку ваша команда может не встречаться лично, структура передачи дел помогает всем знать, когда наступает их очередь подключиться к работе.

5. Анализируйте успех

Как и в случае с большинством рабочих процессов, создание центра сопровождения сделок — это не одноразовое мероприятие. Как только вы запустите свою службу сопровождения сделок, стремитесь к постоянному совершенствованию. Не торопитесь, чтобы понять, что работает, а что нет. Используйте программное обеспечение для продаж, чтобы оценить, увеличивает ли ваша служба обработки сделок прибыль. Вы можете заметить следующее:

• Увеличение количества высокодоходных сделок, проходящих через воронку продаж.

• Сокращение продолжительности цикла продаж.

• Повышение продуктивности среди участников команды, работающих в дил-деске и за его пределами.

• Увеличение количества заключаемых сделок с низкой стоимостью благодаря поддержке со стороны деск-команды. 

Вы также можете заметить области, которые всё ещё требуют доработки. Например, ваша команда дилдеска может поначалу испытывать трудности с общением. Поскольку этим участникам команды раньше не доводилось работать вместе, им может понадобиться время, чтобы приспособиться. Попробуйте организовать семинары или мероприятия для сближения участников вне процесса работы дилдеска и постарайтесь улучшить командную динамику на рабочем месте. 

6. При необходимости пересматривайте свою стратегию

Используйте аналитику, полученную в результате анализа, чтобы пересмотреть стратегию дилдеска. Хотя дил-деск часто улучшает поток продаж, плохо функционирующая команда может привести к снижению прибыли. Чтобы избежать негативных последствий, проводите анализ работы группы сопровождения сделок каждый раз, когда вы пересматриваете процесс продаж, — желательно на регулярной основе. Таким образом, вы будете отслеживать прогресс и эффективность команды.

Преимущества центра сопровождения сделок

При эффективном использовании дил-деск приносит пользу как вашей команде продаж, так и вашей компании. Объединяя участников команды из разных отделов и используя их уникальные профессиональные навыки, вы можете чаще удовлетворять потребности клиентов и заключать сделки, особенно крупные.

Другие преимущества дил-десков:

• Ускорение заключения сделок: одна голова хорошо, а две — лучше, а четыре — ещё лучше. Когда члены команды понимают свои роли и эффективно взаимодействуют друг с другом для заключения каждой сделки, вы будете заключать сделки быстрее.

• Более глубокое понимание потребностей клиентов: межфункциональная команда обладает более разнообразным набором навыков, чем команда, состоящая только из специалистов по продажам. Это облегчает понимание потребностей клиента с разных точек зрения.

• Более согласованные предложения: наличие чёткого процесса облегчает вашей команде создание предложений, которые более единообразны с точки зрения их объёма, качества и структуры.

• Более согласованная работа команд: поскольку в вашу дил-деск входят сотрудники из разных отделов, она естественным образом служит способом информирования участников межфункциональной команды. Эти сотрудники могут вернуться в свои отделы и рассказать о ходе продаж в компании без необходимости проводить совещания по статусу или длинные презентации.

• Снижение рисков: наличие эффективного центра сопровождения сделок может снизить риски за счёт увеличения прибыли компании и обеспечения стабильного потока высокодоходных сделок. 

Используйте сделку для привлечения клиентов и заключения сделок

Сильная служба сопровождения сделок — это команда, обладающая навыками и поддержкой, необходимыми для превращения потенциальных клиентов в постоянных. Используйте программное обеспечение для управления работой, чтобы закрепить рабочий процесс для вашей службы сопровождения сделок, чтобы всё плавно продвигалось по воронке, а сотрудники выполняли свои задачи без задержек.