Шесть советов по устранению разобщённости между подразделениями

Самые важные бизнес-инициативы — это межфункциональные инициативы, в которых участвуют различные отделы. Но разным отделам зачастую сложно работать вместе из-за непреднамеренной разрозненности информации. Когда у каждой команды свои инструменты и системы, сотрудникам из разных отделов бывает сложно понять, где и как взаимодействовать. 

Чтобы повысить эффективность и гибкость, отделам важно постоянно думать о том, как они взаимодействуют с другими командами и как предотвратить формирование изолированных структур. 

Что такое изолированность в бизнесе?

Изолированность в бизнесе — это ситуация, когда одна часть вашего бизнеса изолирована от других частей компании. Изолированность часто возникает естественным образом, когда группы разрабатывают собственные процессы и рабочие процессы. Отделы, естественно, хранят информацию по-разному, и это может затруднить получение информации, необходимой для совместной работы, сотрудникам, участвующим в межфункциональном взаимодействии.

Устранение разобщённости — это поощрение взаимодействия и предоставление работникам возможности общаться одинаково во всей компании. 

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию

Почему возникает разобщённость?

Изолированные структуры обычно формируются в зависимости от используемых инструментов, а не от людей, которые ими пользуются. Большинство инструментов организованы по принципу так называемой контейнерной модели данных, которая определяет, как инструмент упорядочивает и хранит информацию. По сути, эти инструменты требуют от нас организации информации по принципу «один к одному».

В контейнерной модели данных поток информации существует только в одном месте, и каждый участник команды должен сам находить, где эта информация находится. Хотя контейнерная модель является наиболее распространённым способом организации и хранения информации, она не способствует совместному использованию данных в рамках кросс-функционального взаимодействия. Это связано с тем, что работа строится не на принципе «один к одному», а на принципе «один ко многим». Это означает, что один элемент информации в рамках совместной работы связан с несколькими командами, имеющими разные цели, в рамках множества проектов.

Признаки разрозненности информации

Если вы заметили недопонимание и постоянный обмен сообщениями между вашими командами, работающими совместно, это может быть признаком более серьёзной проблемы. Если не проявлять осторожность, информационная разобщённость может привести к всё более серьёзным проблемам, таким как:

• Ненужные обновления статуса и совещания: если у команд нет доступа к необходимой информации, им всегда приходится связываться с другими, чтобы её получить. Это приводит к увеличению количества совещаний, в результате чего у участников команд остаётся меньше времени на важную работу, которая помогает достигать бизнес-целей.

• Дублирование работы: когда команды, работающие совместно, не общаются эффективно, существует вероятность того, что обе команды выполняют одну и ту же работу. Это пустая трата времени, сил и ресурсов, которая может дорого обойтись вашей компании.

• Соперничество между командами. Хотя некоторая дружеская конкуренция может способствовать повышению продуктивности, излишнее соперничество может привести к тому, что команды начнут враждебно относиться друг к другу. Это может привести к напряжённости и конфликтам, что создаёт неблагоприятную рабочую среду.

• Немасштабируемые основы: если из-за процессов отдельных команд постоянно возникают препятствия, вполне возможно, что причиной этой проблемы стала разобщённость между отделами. Если вы хотите масштабировать рабочие процессы, командам необходимо взаимодействовать и поддерживать друг друга, чтобы у обеих команд было единое видение конкретной инициативы.

Шесть способов преодоления изоляции

Устранение разобщённости — это повышение эффективности межфункционального взаимодействия. Ниже приведено шесть различных стратегий, которые помогут избавиться от обособленности и повысить качество взаимодействия в вашей организации.

1. Внедрите прозрачные формы общения

Когда каждая команда использует собственное программное обеспечение, особенно созданное на основе контейнерной модели данных, межфункциональное взаимодействие становится практически невозможным. 

Первым шагом к устранению организационной разрозненности является стандартизация прозрачных форм общения на уровне всего предприятия. Внедряя стандартизированные технологии или интегрированные бизнес-инструменты во всех отделах, вы можете гарантировать, что сотрудники будут знать, где и как эффективно обмениваться информацией. 

Если вы ещё этого не сделали, подумайте о внедрении общекорпоративной технологии для обеспечения прозрачного общения. Используйте менеджмент изменений, чтобы обучить свою команду лучшим практикам и тому, как эффективно применять их в вашей компании.

Использование централизованного инструмента, в котором документируются ключевые решения и контекстная информация о проектах, позволяет сотрудникам быстро обращаться к нему во время работы над проектами. Независимо от того, внедряете ли вы новую технологию или стандартизируете процессы с использованием существующих инструментов, убедитесь, что участники вашей команды знают, где найти нужную информацию и как при необходимости общаться с коллегами. Создав процессы как для живых обсуждений, так и для асинхронного общения, вы сможете сократить время, затрачиваемое на совещания, и повысить продуктивность. 

Аналогичным образом, ищите технологии, которые связывают отдельные проекты и задачи с более крупными, глобальными целями компании. Когда команды знают о более масштабной цели, они не сосредотачиваются исключительно на своих задачах, а видят общую картину.

2. Создайте централизованную систему учёта

Когда у каждой команды свой способ работы, информация разбросана по множеству инструментов и документов. Неорганизованные проекты могут привести к разрозненности информации, недопониманию и потере времени на поиск нужных данных. Самый простой способ предотвратить это — создать упорядоченную централизованную систему учёта.

Когда вы создаёте такую централизованную систему учёта, у команд появляется возможность анализировать прошлые проекты, чтобы понять, как они продвигались, как решались проблемы или как принимались определённые решения. Это даёт им возможность использовать прошлые проекты для вдохновения и предотвращения проблем. Начните с создания централизованной системы учёта. Документируйте в этом централизованном месте любые процессы принятия решений, обсуждения или беседы, связанные с проектом. Использование инструмента для управления работой, такого как Asana, помогает экономить время вашей команды, чтобы ей не приходилось запрашивать информацию у коллег или тратить время на самостоятельный поиск нужных сведений. Это позволяет сотрудникам самостоятельно искать информацию и использовать прошлые проекты для вдохновения без необходимости обращаться к коллегам.

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию

3. Стандартизируйте методы общения

Установите стандартные правила для своих команд, например, как лучше всего проводить совещания, отправлять сообщения и обмениваться информацией с другими участниками команды. Участникам команды намного проще понимать друг друга, когда у всех одинаковый фреймворк для общения. Отличный способ начать — составить планы обмена информацией для новых проектов. В плане обмена информацией прописывается, как ваша команда будет общаться на протяжении всего проекта, в том числе как и когда делиться информацией с основными заинтересованными сторонами. Составить план обмена информацией просто — всё, что вам нужно сделать, это определиться со способами общения, согласовать частоту обмена информацией, определить основных заинтересованных сторон и поделиться планом обмена информацией со всеми участниками команды.

4. Определите, как будут взаимодействовать участники межфункциональной команды

Некоторые проекты (например, запуск продукта) представляют собой разовые межфункциональные инициативы. Это проекты с чёткими сроками, в которых участвуют несколько отделов, работающих вместе над выполнением задач. Хотя сама работа носит межфункциональный характер, команды часто бывают более традиционными и изолированными, поскольку работа разделена по типам задач, которые необходимо выполнить до определённого дедлайна. Именно в таких случаях крайне важно определить, как команды будут работать вместе, чтобы участники более традиционных команд не вернулись к изолированному мышлению. 

Межфункциональные команды создаются для работы над долгосрочными инициативами или постоянными процессами. Такие команды могут быть эффективны, если у вас есть постоянные инициативы, требующие частого межфункционального взаимодействия, например, команды по сопровождению сделок или управлению закупками. Межфункциональные команды могут легко устранить разрозненность информации, определив, как они будут взаимодействовать друг с другом, и совместно создав процессы и рабочие процессы.

5. По возможности устраните физические барьеры

Если ваша команда работает в офисе, подумайте об устранении любых физических барьеров, которые могут препятствовать ситуативному общению. Это означает переход к открытой планировке и создание специальных зон для совместной работы, например общих помещений, помимо конференц-залов. Это способствует более естественному общению по мере развития событий и обеспечивает более органичное личное взаимодействие. Участники команды будут чувствовать себя более комфортно друг с другом и смогут более свободно общаться, когда речь заходит о важных рабочих вопросах.

6. Проводите больше времени вместе (вне работы)

Участники межфункциональной команды могут лучше работать вместе, если просто будут проводить больше времени друг с другом вне работы. Обедайте, пейте кофе или регулярно делайте перерывы на прогулку, чтобы общаться с сотрудниками из других команд. Это поможет укрепить связи между отделами и сформировать чувство общности и товарищества внутри вашей команды. 

Устраняйте разрозненность, чтобы создавать более эффективные команды

Поощрение межфункционального взаимодействия между командами приближает вас на один шаг к созданию более эффективного персонала. Создайте для участников команды условия, позволяющие им меньше отвлекаться на рутину управления проектами и больше сосредоточиться на важной работе, необходимой для достижения поставленных целей.

Покончите с разобщённостью: оптимизируйте организационную структуру для более эффективного взаимодействия между подразделениями

Из этой электронной книги вы узнаете, как организовать свою компанию, чтобы избежать разобщённости, ускорить работу и поддерживать координацию в условиях изменений.

Получайте аналитическую информацию