Прочитайте это, если вы до сих пор управляете работой в электронных таблицах

Бывало ли у вас ощущение, что вы пытаетесь срубить дерево швейцарским армейским ножом? Добро пожаловать в мир управления современной работой с помощью электронных таблиц. Конечно, в этой надёжной маленькой таблице есть полезные инструменты, но когда речь заходит о тяжёлой работе в условиях современной совместной деятельности, вам нужно что-то более мощное.

Все мы страдаем от перегруженности электронными таблицами

Многие из нас испытывают нездоровую привязанность к электронным таблицам. Мы убедили себя в том, что их ограничения — это просто «так уж всё устроено», и не замечаем, как они сдерживают нашу работу и творческий потенциал.

Мы понимаем. Нет ничего лучше, чем восторг от первой функции ВПР. Мы тоже иногда с ностальгией смотрим на «Библию Excel 2010» на нашей книжной полке. Вы действительно больше нигде не найдёте 900 страниц советов, подсказок и приёмов работы с Excel!

Но это было тогда, а сейчас — другое время.

Работа кардинально изменилась, а эти ячейки просто не успели за ней. И их ребрендинг в «умные» тоже ничего не меняет.

Но если вам нужно больше аргументов, чтобы отказаться от электронных таблиц, мы собрали пять причин, по которым они не подходят для современной работы, и пять причин, по которым такие инструменты, как Asana, — это шаг вперёд.

Пять причин, по которым электронные таблицы подводят нас всех

1. Совместная работа в режиме реального времени — это страшно

Управление совместной работой в электронной таблице — это кошмар. Комментарии в ячейках примитивны и неудобны для навигации, поэтому важные обсуждения часто теряются в переписках по электронной почте или в приложениях для чатов. Кроме того, электронные таблицы не позволяют судить об общем прогрессе проекта, если только кто-то не потратит много времени на построение пользовательских диаграмм. И даже в этом случае достаточно одного неверного действия со стороны участника — случайного удаления или перезаписи формулы — и вся структура может развалиться.

2. Сложная настройка и слабая автоматизация 

У каждой команды свой уникальный способ работы, но электронные таблицы не могут адаптироваться к различным рабочим процессам без обширной настройки. Если вы хотите просматривать данные в виде календаря или диаграммы Ганта, будьте готовы потратить на их создание все выходные. В электронных таблицах всё нужно делать вручную — от обновления статусов до создания хронологий и назначения задач. Рабочие процессы без написания кода, правила и автоматизация, ленты комментариев — самые базовые элементы эффективной совместной работы — здесь отсутствуют.

3. Сложность перерастает в хаос

Электронные таблицы могут быть эффективны для очень небольших проектов, но по мере роста команд и усложнения проектов они быстро теряют свою актуальность. Добавление новых задач, цветовое обозначение статусов и создание формул могут сделать некогда упорядоченную систему громоздкой. Вскоре вам понадобится сертифицированный специалист по электронным таблицам, чтобы просто поддерживать этот монстр в рабочем состоянии.

4. Сохраняется разрозненность данных

Использование электронных таблиц для управления работой часто приводит к разрозненности документов и фрагментации информации — каждый лист и каждая книга существуют сами по себе. Синхронизация всей информации — это рутинная, утомительная и практически невыполнимая задача. Если кто-то уйдёт из организации, удачи в поисках того, где всё находится. Если к команде присоединится новый сотрудник, ему придётся копаться в разрозненных папках и цепочках переписки, чтобы хоть как-то разобраться в ситуации.

5. Где прячутся цели

Давайте посмотрим правде в глаза: электронные таблицы — это место, где амбициозные цели часто собирают цифровую пыль. Они похожи на абонемент в спортзал, который вы приобрели в январе: полны благих намерений, но редко используются. И дело не только в том, что они пылятся. Цели в электронных таблицах существуют в отрыве от выполняемой работы, что затрудняет определение приоритетности ежедневных задач и понимание того, как они способствуют достижению общих целей.

Наши исследования неизменно показывают, что, когда работники не видят, как их работа соотносится с целями компании, их усилия теряют смысл. Команды тянут в разные стороны, что приводит к несогласованности и плохим результатам.”

Пять преимуществ платформ для управления совместной работой

1. Совместная работа и отчётность в режиме реального времени

В Asana мы считаем, что подходящая для вас платформа обеспечивает беспрепятственную совместную работу в реальном времени в рамках рабочего процесса, гарантируя, что все участники команды имеют доступ к самой актуальной информации. А получение аналитики для принятия решений на основе данных не составит труда благодаря готовым инструментам отчётности и визуализации данных, которыми может пользоваться любой сотрудник и которые не требуют навыков программирования.

2. Настройка, настройка и ещё раз настройка

Ни одна команда больше не работает изолированно. Ваша команда цифрового маркетинга работает со специалистами по инжинирингу, а вашей команде по коммуникациям нужны последние сведения о выпуске функций от отдела разработки продукта. Объединение этих команд в рамках одного кастомизируемого способа обмена информацией и совместной работы с одними и теми же общими данными — это революционный шаг. Независимо от того, нужны ли вам канбан-доски для проектов, реализуемых по методологии Agile, представления в виде хронологии для проектов, реализуемых по методологии Waterfall, или что-то совершенно иное, Asana похожа на коробку с конструктором Lego — её легко настроить и собрать так, как лучше всего подходит вашей команде. 

3. Масштабируемость имеет значение

В отличие от электронных таблиц, платформы для управления работой на уровне предприятия предназначены для эффективного и безопасного масштабирования в масштабах всей компании. Благодаря шаблонам многократного использования, глобальным нестандартным полям и общей модели данных Asana обеспечивает согласованность и координацию между командами. А с помощью визуального конструктора рабочих процессов Asana любой сотрудник может создавать правила автоматизации, экономящие время и повышающие его личную эффективность. Платформа легко масштабируется вместе с вашей организацией, упрощая управление работой в любых масштабах — от команд из 2 человек до организаций, насчитывающих 200 000 сотрудников. 

4. Больше никакой разрозненности

Asana — это централизованная платформа, на которой все рабочие данные связаны между собой и доступны, что обеспечивает прозрачность и ответственность во всей организации. Больше никакой разрозненности, никакой фрагментации информации — только один чёткий путь вперёд. Благодаря уникальной модели данных Work Graph от Asana команды, их работа и результаты, которых они достигают, объединяются, что значительно повышает производительность и создаёт динамическую карту, делающую ИИ более точным, надёжным и заслуживающим доверия.

5. Стратегия встречается с исполнением

В Asana цели интегрированы в ту же платформу, где ведётся работа. От высшего руководства до рядовых сотрудников — каждый может видеть, как его усилия способствуют достижению целей компании. Это также означает, что по мере выполнения работы в Asana прогресс в достижении цели автоматически обновляется в реальном времени. Больше не нужно выпрашивать у участников команды отчёты о статусе или вручную обновлять электронные таблицы — только более качественное и быстрое принятие решений.

Прощание с электронными таблицами не должно быть болезненным

Перейти с электронных таблиц на Asana проще, чем вы думаете. Благодаря самообучающимся ресурсам, программам сертификации по продукту и профессиональным услугам Asana может помочь вашей команде осуществить плавный переход. 

И вам не придётся начинать с нуля — имеющиеся данные можно импортировать, а рабочие процессы — настроить в соответствии с потребностями вашей команды. Благодаря поддержке при адаптации и подробным рекомендациям отказ от электронных таблиц — это плавный переход к повышению эффективности и улучшению совместной работы.

Пора модернизировать ваши инструменты

Современная работа требует инструментов, созданных для совместной работы, прозрачности, автоматизации и масштабируемости, — таких инструментов, как Asana. Отказываясь от электронных таблиц и внедряя специализированные решения для управления работой, команды могут сократить количество ошибок, повысить производительность и изменить методы совместной работы, превращая хаос в гармонию, а усилия — в результаты.  

Не нужно верить нам на слово. Запишитесь на демонстрацию Asana уже сегодня и убедитесь в разнице сами.