Как Asana использует управление работой для эффективного управления целями

Цели придают структуру общим планам вашего бизнеса, но они по-настоящему полезны только, если вы можете действовать в соответствии с ними. 

Лотте Вестер, глава отдела организационной стратегии в Asana, руководит процессом, который помогает командам достигать целей. Она помогает преобразовывать общие инициативы в четкие цели и ключевые результаты (KR) для динамичных команд Asana. Однако она работает одна, а Asana — это многопрофильная, глобальная организация. Поэтому она не пытается делать всё в одиночку. Вместо этого она использует продукт, который, как она знает, может помочь ей организовывать и достигать целей, — Asana.

Проблемы управления целями

Скорость и эффективность позволяют крупным компаниям создавать продукты и выводить их на рынок с прибылью. Поэтому они ставят цели, которые помогают им работать быстрее, расходуя меньше ресурсов.

Для Вестер скорость является ключевым фактором. «Управление целями должно помогать вам быстро принимать правильные решения. Вам нужна встроенная гибкость, чтобы быстро менять курс при изменении обстоятельств или при возникновении проблем».

Однако достичь скорости непросто. Многие крупные компании имеют надежный набор технологий, но эти инструменты могут быть разобщены. Вы можете установить цель в одном инструменте, выполнить работу в другом, а взаимодействовать с командами — в третьем. Всю эту информацию нужно обновлять отдельно, вручную. К тому времени, когда работа будет завершена, будет трудно связать ее с целью, для достижения которой она изначально выполнялась.

Многие компании сталкиваются с проблемой целей по принципу «поставил цель — и забыл о ней»: кто-то может представить свои цели в виде презентации. Однако, погружаясь в повседневные задачи, люди забывают о них. Именно поэтому так важно, чтобы работа была напрямую связана с нашими целями. Именно так мы обеспечиваем ясность, прозрачность и сосредоточенность на достижении наших самых важных инициатив компании.”

Сама постановка целей часто происходит разобщенно: команды работают отдельно друг от друга, определяя и достигая своих индивидуальных приоритетов. Однако возможность взаимодействия между командами крайне важна для выполнения работы и обеспечения вовлеченности.

Во многих компаниях, особенно крупных, необходимость использовать несколько источников достоверной информации и работать с ними может замедлять работу, приводить к отсутствию ясности для руководства и чрезвычайно затруднять отслеживание целей, их обновление и составление отчетов о них. А когда вы теряете из виду свои цели, вы теряете из виду концепцию компании. Если цели находятся в центре внимания и связаны с вашей работой, вы можете использовать их для достижения результатов.

Четыре способа, которыми Asana помогает вам создавать взаимосвязанные и эффективные цели

1. Стандартизированные цели с помощью шаблонов 

Во многих компаниях понимают, что цели важны, но работников редко учат, как разрабатывать и структурировать эффективные цели. Результат? Каждый делает это по-разному. Эта несогласованность затрудняет оценку результативности.

Однако это не означает, что Вестер должна разрабатывать и проверять каждую цель, созданную в Asana. Вместо этого она создает шаблоны целей с точным форматом и деталями, которые, по ее мнению, должны включать команды. Затем, когда команда или сотрудник готовы приступить к работе над новой целью или ключевым результатом, у них уже есть готовая структура, и им не нужно начинать с нуля. Это помогает Asana стандартизировать структуру целей и порядок информирования о них в масштабах всей компании.

2. Сокращение затрат времени на работу с ИИ 

Вестер может стандартизировать создание целей с помощью шаблонов, но что, если вы начинаете с нуля? Или, возможно, в вашей компании создание и стандартизация всех целей возложены на руководителей отделов. В этом случае функция SMART-целей в Asana поможет вам начать работу. Вы вводите описание того, чего хотите достичь, а ИИ составляет для вас цель на основе предыдущих целей или показателей эффективности.

По мере достижения целей рассылка обновлений может становиться утомительной и отнимать много времени. Однако благодаря ИИ Asana позволяет быстро и легко подводить итоги хода выполнения работы. Вестер использует функцию умного статуса, чтобы с помощью ИИ создать черновик обновления статуса. За считанные минуты у нее появляется сводная информация о ходе работ и препятствиях, которой она может поделиться с командами и руководством.

3. Снижение объёма ручной работы благодаря автоматическим сводкам о ходе работ 

Когда работа и цели находятся в разных местах, вам приходится вручную обновлять ход выполнения. Однако в Asana цели связаны с проектами и ежедневными задачами, которые способствуют их достижению. Когда кто-то завершает задачу, этот прогресс сразу же отображается в реальном времени в рамках цели. 

Функции отслеживания хода выполнения работ в реальном времени в Asana позволяют получить полное представление о том, как продвигается достижение целей. Эта функция органично интегрирована в панели задач, поэтому заинтересованным лицам не нужно ждать обновления статуса, чтобы узнать, как обстоят дела. 

4. Централизованное рабочее пространство

Во многих компаниях цели хранятся в разных местах, например в презентациях, электронных таблицах и документах. Однако из-за такого разрозненного подхода очень сложно поддерживать связь с целями, понимать их и обеспечивать заинтересованным сторонам возможность видеть всю картину. Именно поэтому единая платформа Asana так важна.

Даже самые крупные цели компании находятся в Asana, где их могут видеть все. Это обеспечивает ясность. Сотрудники могут видеть цели компании, цели команды и индивидуальные цели, а также то, как все они связаны между собой. Это помогает мотивировать команды, поскольку каждый знает, что его работа влияет на работу всей организации. Это создает атмосферу сотрудничества, объединяя разные команды и их работу для достижения общих целей.

Упорядоченные цели — это достижимые цели

Использование правильных инструментов способно изменить то, как компании достигают своих самых амбициозных целей. Централизуя цели, стандартизируя их создание с помощью шаблонов и используя ИИ для эффективного отслеживания и обновления, Asana не только упрощает процесс постановки целей, но и способствует формированию культуры прозрачности, совместной работы и гибкости. 

Узнайте, как с помощью Asana можно быстрее ставить и достигать самых амбициозных целей вашей компании.