Как Asana использует управление работой для планирования цифровой дорожной карты

Цифровое планирование — это не просто создание списка задач по проектам, а принятие разумных решений, которые приводят к реальным результатам. Чёткая и хорошо продуманная дорожная карта требует согласования с заинтересованными сторонами, установления чётких приоритетов и принятия жёстких компромиссов. Дани Спайрс, директор по цифровым технологиям в Asana, знает эту проблему изнутри. 

«Как цифровая команда, мы должны поддерживать меняющиеся потребности Business, одновременно продвигая технические инициативы. Планирование дорожной карты помогает нам найти правильный баланс», — говорит она.

Для этого команда Дэни регулярно пересматривает свои приоритеты и учитывает отзывы со всей организации, чтобы поддерживать соответствие дорожной карты стратегическим целям. Это непросто, особенно когда работаешь с несколькими заинтересованными сторонами. Именно здесь на помощь приходит Asana.

Четыре способа, которыми Asana упрощает планирование дорожной карты

При правильном подходе цифровые дорожные карты помогают команде определять приоритетность наиболее важных проектов, создавая условия для роста и позволяя всем сосредоточиться на самом важном. По словам Дэни, основная цель — «выяснить приоритеты команды и определить, как мы можем распределить нагрузку, чтобы добиться результата, не отвлекаясь от других инициатив».

Для этого команде необходимо единое пространство, где можно просматривать потенциальные проекты, согласовывать стратегию, принимать решения и отслеживать прогресс, при этом не теряя связи с коллегами.

Вот как Asana помогает команде Дэни в этом.

Централизация работы над дорожной картой для прозрачности

Одна из самых сложных задач при построении цифровой дорожной карты — держать межфункциональных партнёров в курсе на протяжении всего процесса. По словам Дэни, список заинтересованных сторон цифровой команды «длинный и широкий» и включает в себя множество людей с разными приоритетами и обязанностями, которые должны учитываться для принятия точных решений. А это означает, что держать всех в курсе — непростая задача.

Чтобы решить эту проблему, команда Дэни использует функцию проекта в Asana для создания основного проекта дорожной карты, в котором содержатся все цифровые инициативы на финансовый год. В начале процесса заинтересованные стороны и команды добавляют свои предложения в генеральную дорожную карту в виде задач Asana, что обеспечивает прозрачность и возможность высказать своё мнение. 

Допустим, команда по поисковой оптимизации планирует обновить четыре основные страницы на Asana.com в первом квартале. Для достижения этой цели им потребуется помощь отдела цифрового контента, чтобы изменить макеты страниц, загрузить новый контент и опубликовать обновления. В ходе первоначального процесса составления дорожной карты менеджер проекта по SEO добавляет в цифровую дорожную карту задачу, соответствующую проекту по SEO, например «Обновления страниц в первом квартале». Затем цифровая команда рассматривает задачу непосредственно в дорожной карте и использует предоставленную информацию, чтобы решить, стоит ли двигаться дальше с этим проектом.

«Создавая централизованный план в одном месте, мы можем предоставить всем нашим партнёрам видимость и право голоса в этом процессе», — говорит Дэни.

Принятие решений о распределении ресурсов на основе данных

После того как команда Дэни создала цифровую дорожную карту, следующим шагом было принять решение о том, какие проекты должны быть реализованы.

Но дело не только в выборе работы. При таком большом количестве заинтересованных сторон запросы могут быстро превысить способность дорожной карты. Как отмечает Дэни, существует тонкий баланс между приоритезацией критически важных для бизнеса инициатив, таких как проекты, которые стимулируют продажи или воронку продаж, и стратегической технической работой, необходимой для поддержки долгосрочного роста.

Для принятия этих решений команда Дэни использует нестандартные поля Asana. Каждый раз, когда инициатор добавляет предлагаемый проект в дорожную карту, он помечает задачу нестандартными полями, чтобы помочь команде понять, как проект вписывается в общую картину, и решить, стоит ли браться за него. Вот некоторые из этих нестандартных полей:

• Квартал сдачи: квартал, в котором работа должна быть завершена.

• Обязательства: был ли проект утверждён и насколько.

• Приоритет: уровень приоритета задачи или проекта. 

• Непосредственно ответственная команда: какая команда будет отвечать за проект.

• Трудозатраты: числовая оценка от 1 до 5, которая указывает на уровень сложности проекта.

После добавления и маркировки проектов цифровая команда оценивает свою загрузку и решает, как распределить ресурсы между различными типами проектов, такими как стратегические инициативы, техническое обслуживание и поддержка заинтересованных сторон. Быстро взглянув на нестандартные поля, руководители цифровых направлений могут легко согласовать приоритет каждого проекта, требуемые усилия и потенциальное воздействие, что облегчает окончательную доработку дорожной карты.

«Наши нестандартные поля позволяют нам вести серьёзные обсуждения о способностях», — говорит Дэни. Мы можем показать заинтересованным сторонам, что было запрошено, что было выполнено и какой объём усилий требуется, а затем использовать эту информацию в качестве основы для обсуждения компромиссов».

Эти нестандартные поля также помогают команде Дэни понять, как каждый проект соотносится с основными целями Asana. Отмечая задачи тегами, соответствующими высокоуровневым целям компании, команда может быть уверена, что продвигаемая работа способствует достижению стратегических целей.

«С Asana всё взаимосвязано, — говорит Дэни. — «Мы можем чётко видеть, как наши приоритеты соотносятся с маркетинговыми целями и, в конечном счёте, с основными целями Business».

Связь между работой разных команд

Хотя цифровая дорожная карта является основным источником достоверной информации для проектов цифровой команды, это не единственный проект в игре. Разные команды работают по нескольким пересекающимся дорожным картам, например по маркетингу, разработке продуктов или клиентскому опыту. Это перекрытие может легко привести к дублированию усилий и пустой трате ресурсов.

Чтобы этого не происходило, команда Дэни использует функцию множественной адресации в Asana, которая позволяет одной задаче находиться в нескольких проектах. Например, проект по созданию страницы для поисковой оптимизации в первом квартале может быть размещён в дорожной карте по поисковой оптимизации, дорожной карте по контент-маркетингу и доске спринта по веб-разработке, чтобы все были в курсе и не дублировали задачи.

«Цифровая дорожная карта настолько обширна и охватывает так много функций, что задачи легко теряются», — говорит Дэни. «Множественная адресация позволяет нашим основным партнёрам взять цифровой проект и включить его в свою дорожную карту. Таким образом, мы можем держать всё под контролем, не дублируя работу».

Контроль соблюдения графиков работы с помощью отчётности в реальном времени

После того как дорожная карта утверждена и работа началась, команда Дэни использует панель задач Asana для отслеживания прогресса. Панель задач даёт общее представление о статусе проекта, помогая команде быстро решать проблемы и предотвращать узкие места.

 «Мы используем панель задач, чтобы отслеживать прогресс в достижении целей компании, — говорит Дэни. — «Каждый может легко увидеть, что является главным приоритетом, что заблокировано и что превышает способность».

В конце каждого квартала цифровая команда пересматривает свою дорожную карту и корректирует её с учётом новых приоритетов Business. Если есть изменения, требующие смещения акцента, они обсуждаются в ходе ежеквартальных переговоров, на которых команда решает, какие проекты следует продвигать. Затем обновлённая дорожная карта передаётся заинтересованным лицам, чтобы все были в курсе изменений.

Даже после окончания квартала работа команды продолжается. Они используют метрики панели задач для выявления успехов и проблем и применяют эти знания при планировании будущих проектов.

«Отслеживая даты начала и завершения нашей дорожной карты, мы можем видеть, сколько проектов было запланировано и завершено в установленные сроки», — говорит Дэни. «Затем мы можем использовать эти данные, чтобы получить чёткое представление о нашем прогрессе из года в год». 

Следите за тем, чтобы цифровая дорожная карта шла по плану

Хорошо управляемая цифровая дорожная карта не обязательно должна быть сложной. С помощью Asana ваша команда может согласовывать приоритеты, оптимизировать межфункциональное взаимодействие и принимать решения на основе данных, которые поддерживают стратегические цели вашей организации, создавая основу для значимых результатов.