Когда Дэнни Мендоса впервые узнал, что его двоюродный брат живет в машине, он начал мобилизовывать ресурсы, чтобы поддержать его и помочь ему попасть в приемную семью. В процессе он узнал об условиях, с которыми сталкивается большинство приёмных детей: от переноски вещей из дома в дом в мусорном пакете до разлучения с братьями и сёстрами и невозможности получить высшее образование. Поэтому Дэнни основал Together We Rise, некоммерческую организацию, занимающуюся улучшением жизни детей в приёмных семьях.

Как основатель, Дэнни сосредоточен на концепции и стратегии организации. Его команда из 35 человек, работающая в Бреа (Калифорния) и Остине (Техас), помогает реализовывать предлагаемые ими программы, такие как программы «Спортивная сумка», «Скейтборд», «Велосипед» и стипендиальные программы.

В поисках ответственности

Когда в 2014 году организация начала расширяться, им стало трудно поддерживать ответственность. Членам команды было трудно запомнить всё, что нужно сделать, а бесконечные электронные письма и стикеры было сложно отслеживать. Команда Дэнни испытывала особое разочарование, когда небольшие задачи упускались из виду, потому что такие мелочи, как день рождения или выпускной в средней школе, очень много значат для приёмных детей. Без возможности отслеживать всё, что они делали, они не могли оказывать то воздействие, на которое рассчитывали.

Самое главное, что мы делаем, — это несём ответственность перед молодёжью в приёмных семьях, которой мы помогаем. До появления Asana у нас не было возможности управлять всеми мелкими деталями и обязанностями.

Чтобы обеспечить ответственность команды и управлять всей её работой без электронной почты и стикеров, Дэнни и его команда попросили своих знакомых дать им совет. Когда друг связался с ним и предложил Asana, Дэнни изучил эту платформу. Возможность назначать задачи и дедлайны своей команде обеспечила бы им систему ответственности, поэтому Дэнни решил попробовать.

Начав с небольшого проекта с низкими ставками — планирования собственного дня рождения — Дэнни помог своей команде освоить Asana простым и увлекательным способом. Такие функции, как «лайки» и отметка выполненных задач, похожая на список задач, показались знакомыми и интуитивно понятными, что облегчило команде переход на Asana. Чтобы помочь внедрить Asana в свои процессы, Дэнни призвал всю команду проверять Asana ежедневно. Наконец, он поддержал свою команду, когда они добавили в инструмент больше рабочих процессов, поделившись несколькими обучающими видео Asana.

Постановка, исполнение и достижение более крупных целей

С тех пор как его команда перешла на Asana, Дэнни и организация отметили повышение ответственности, прозрачности и масштабируемости, а в конечном итоге — улучшение результатов. Вот как это происходит:

Ответственность означает, что ни одна деталь не ускользнёт от внимания: использование Asana для управления мероприятиями и повестками совещаний позволяет каждому нести ответственность на каждом этапе процесса, сокращая количество деталей, которые упускаются из виду. Это также не позволяет людям забывать о своих задачах, что особенно важно в дни, предшествующие мероприятиям.

Мы можем делать больше с помощью Asana, потому что она обеспечивает ответственность каждого участника команды, помогает нам отслеживать статус работы и устраняет необходимость в постоянных сверках.

Видимость способствует более эффективному руководству: с помощью Asana Дэнни и команда руководителей могут получить общее представление обо всей работе, ведущейся в организации, и при необходимости углубиться в отдельные задачи. Для более конфиденциальной работы он может конфиденциально взаимодействовать с работниками через личные задания.

От основателя ожидают, что он будет знать всё происходящее наизусть, а это невозможно. Возможность использовать такой инструмент, как Asana, чтобы видеть, над чем работает каждый, была критически важна.

Согласованность позволяет команде делать больше: до Asana у Дэнни не было возможности делиться своей стратегией и целями с командой, что ограничивало результативность организации из-за путаницы в приоритетах. Теперь они ставят цели в Asana, чтобы все знали, на какой работе сосредоточиться, например, на запуске новой стипендиальной программы. А используя Zapier для интеграции Asana с Hubspot и Google Таблицами, Дэнни и его команда автоматизировали этапы процесса управления спонсорами, чтобы сосредоточиться на построении отношений, а не на дополнительных задачах. Благодаря Asana вся организация ставит более чёткие цели и запускает больше программ, помогая более чем 90 000 детей ежегодно — в 9 раз больше, чем раньше!

Внедрение технологий в офисе и в приёмных семьях

В результате достижения ответственности, прозрачности и успеха с помощью Asana, Together We Rise смогла черпать вдохновение из используемого программного обеспечения и применять его к услугам, которые они предоставляют детям в приёмных семьях. Благодаря технологиям в офисе они могут сделать больше для улучшения условий проживания в приёмных семьях.

До того, как мы начали использовать Asana, мы могли помогать лишь примерно 10 000 подростков в приёмных семьях в год. Asana помогла нам увеличить это число до более чем 90 000 детей в год!

Использование Asana — не единственный способ, которым Дэнни и его команда внедряют технологии. Они планируют запустить инструмент, который позволит приёмным детям, их семьям и социальным работникам загружать фотографии и воспоминания в приложение, чтобы хранить их в одном месте, где бы они ни жили.