Отдел маркетинговых операций компании Gannett увеличивает базу цифровых подписчиков с помощью Asana

Важные события

Задача

• Когда компания Gannett перенесла производство кампаний из внешнего агентства на собственный штат, команда маркетинговых операций изначально могла реализовывать от 50 до 70 кампаний в месяц на 200 рынках.

• Их целью было повысить операционную эффективность, чтобы увеличить количество кампаний, используя те же ресурсы.  Поскольку информация была разбросана по различным приложениям, было сложно составлять хронологии, отслеживать ход кампаний от начала до конца и оценивать, как используются ресурсы.

Решение

• Отдел маркетинговых операций перенес работу над кампаниями в Asana. 

• Вместо того чтобы использовать одновременно электронную почту и различные программные платформы, Asana предоставила им единый центр для совместной работы, где они могли видеть все текущие проекты.

Результат

• Увеличили количество реализуемых кампаний до 120–150 в месяц за счет повышения операционной эффективности — в 2,4 раза по сравнению с первоначальной способностью реализовывать 50–70 кампаний в месяц.

• Экономия 389 рабочих дней (эквивалент 1,5 года работы на полную ставку) благодаря централизации общения и автоматизации действий в Asana.

• Использовали отчеты Asana для количественной оценки производительности команды и индивидуальной загрузки, чтобы выявлять возможности для автоматизации и стратегически распределять ресурсы.

Наличие единой централизованной экосистемы, объединяющей всех исполнителей и заинтересованных лиц, действительно помогло нам лучше понять, какую работу мы выполняем, и ускорить её выполнение. ”

Беспрепятственное масштабирование рабочих процессов кампаний

В настоящее время команда маркетинговых операций компании Gannett управляет 120–150 кампаниями в месяц. Управляя реализацией кампаний в Asana, команда работает быстрее благодаря стандартизированным лучшим практикам, оптимизированным рабочим процессам и быстрому доступу к важным данным о кампаниях.

Оптимизация и реализация кампаний в больших масштабах

Сегодня Asana — это официальная платформа, которую маркетинговая команда Gannett использует для комплексного управления кампаниями. При этом формируется единый источник достоверной информации обо всей работе по кампаниям, что помогает команде оптимизировать рабочие процессы и действовать быстрее сообща.  

Чёткие процессы помогают выполнять работу по графику

• Команда маркетинговых операций стандартизировала свои самые результативные наработки, создав шаблоны для наиболее часто проводимых кампаний. Благодаря этому у них есть заранее проверенные рабочие процессы, которые можно запустить одним щелчком мыши. 

• В проектах Asana определяются зависимости, благодаря чему последовательность выполнения работ становится понятной. Когда команда хочет использовать шаблон повторно или создать новый, она использует конструктор рабочих процессов, чтобы наглядно представить, как проект будет проходить различные этапы.

Автоматизация помогает маркетологам работать быстрее

• Команда использует формы, чтобы ускорить управление запросами.

• Команда также использует правила для автоматизации таких действий, как перераспределение запросов, установление дат сдачи и назначение задач.

Повышение прозрачности обеспечивает согласованность действий заинтересованных сторон кампании

• Заинтересованные стороны добавляются в проект Asana в качестве сотрудников, что позволяет им видеть планы кампании, её статус и обсуждения. Эта прозрачность укрепила партнёрские отношения между отделом маркетинговых операций и остальной частью организации.

• Чтобы хранить информацию о кампании в одном месте, команда маркетинговых операций прикрепляет документы к задачам, а не отправляет их по электронной почте. Они также используют интеграцию Asana для Outlook, чтобы добавлять электронные письма к задаче в виде комментариев, следя за тем, чтобы обсуждения не терялись.

Команда отслеживает дополнительные метаданные о кампаниях с помощью нестандартных полей — например, чтобы указать, какая подкоманда отвечает за определенные задачи.

Независимо от того, рассчитана ли кампания на 3 дня или на 30 дней, отслеживание множества разных типов проектов в одной единой экосистеме оказалось для нас чрезвычайно полезным.”

Выявление препятствий и обеспечение планомерной работы над кампанией

Теперь, когда информация централизована, команда маркетинговых операций может видеть общую картину, составлять отчеты о своей работе и находить возможности для повышения продуктивности. Имея все данные в Asana, команда получила представление о том, как она работает и в каких областях может добиться улучшений, что позволило ей внести изменения, которые более чем вдвое повысили ее продуктивность.

Эффективная отчетность помогает командам быстро адаптироваться

• Руководители и участники команды могут получить общее представление о работе с помощью портфелей Asana, в которых кампании сгруппированы по типу, например по каналу. В рамках портфелей маркетологи ежемесячно и ежеквартально оценивают статус кампаний и сообщают о нем.

• Чтобы оценить объем запросов на кампании, команда маркетинговых операций использует панели задач для отчетности и проект «Запросы на кампании», в котором отображаются количество и тип запросов, полученных от деловых партнеров.

• Команда может создавать специальные отчеты по всем кампаниям, используя данные нестандартных полей. 

Аналитика загрузки команды позволяет более эффективно управлять ресурсами

• Функция «Загруженность» в Asana позволяет руководителям в реальном времени видеть способность команды выполнять работу, а также загруженность отдельных участников команды.

• Это означает, что руководство может оценивать загрузку отдельных сотрудников, видеть, где командам не хватает ресурсов, и замечать, в каких проектах возникают задержки, а затем принимать взвешенные решения о том, в какие области следует инвестировать средства для развития или какие процессы следует автоматизировать.

Возможность сделать информацию доступной для всех в Asana, а не хранить её изолированно, позволила нам обсуждать, почему мы работаем именно так, а не иначе, и сыграла решающую роль в нашем росте.”

Расширение охвата, укрепление связей

По мере того как Gannett расширяет свою базу цифровых подписчиков и оптимизирует печатный бизнес, команда маркетинговых операций продолжит проводить кампании в Asana, чтобы приблизиться к своим ежеквартальным и годовым целям по количеству подписчиков. 

То, что было создано в Asana вчера, никогда не остается неизменным, поэтому отдел маркетинга может продолжать совершенствовать процессы и находить новые эффективные способы взаимодействия с подписчиками. Охват Gannett уже сейчас не имеет себе равных. Перенося работу над кампаниями в Asana, отдел маркетинговых операций обеспечивает дальнейшее успешное выполнение миссии Gannett по укреплению сообществ на местном и национальном уровнях.