Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые командами по творчеству, росту и контенту. Она распределяет их нагрузку и ресурсы, но до внедрения Asana не было возможности одновременно просматривать все поступающие запросы и работы, находящиеся в процессе. Они проводят 40 кампаний по развитию в квартал, 20 контент-кампаний в квартал и от 8 до 10 крупных кампаний в год, поэтому отсутствие контроля приводило к задержкам и дублированию работы.

При проведении кампаний команда маркетинга использовала сложную смесь из электронной почты, чатов и электронных таблиц. Это приводило к тому, что:

• Не было единого источника достоверной информации или ответственности за сроки выполнения

• Постоянная необходимость запрашивать обновления статуса

• Информация была разрозненной, а документы терялись в почтовых переписках

• Дублирование запросов на работу, которые можно было бы объединить

Чтобы масштабироваться с необходимой компании скоростью, команде маркетинга нужно было работать эффективнее.

С помощью Asana мы работаем на 30–40% быстрее, чем в прошлом году, и запустили почти в два раза больше рекламных кампаний.

Выбор инструмента для управления работой с целью повышения эффективности

Команде был нужен инструмент, который позволил бы повысить прозрачность и качество совместной работы, формализовать процессы, управлять поступающими запросами и отслеживать все дедлайны.

Они выбрали Asana, потому что эта платформа была достаточно гибкой, чтобы поддерживать различные рабочие процессы, и упрощала взаимодействие с участниками команды, особенно в плане назначения задач и сбора обратной связи от заинтересованных сторон в одном месте. Функция поиска на платформе также упростила поиск документов и завершённых материалов для повторяющихся кампаний.

Благодаря тому, что команда полагается на Asana для организации и упрощения рабочих процессов, мы стали на 20 % более эффективными.

Все творческие запросы направляются через Asana

Сегодня идея маркетингового проекта становится «реальной», когда она попадает в Asana. Если для проекта требуются визуальные материалы или тексты от творческой команды, владельцы каналов, запрашивающие проект, заполняют задание «Креативный бриф», указывая даты сдачи, ответственных, необходимые подтверждения и т. д.

Этот бриф находится в проекте «Творческие запросы», где Керри просматривает и оценивает его с учётом приоритетов отдела, а затем назначает работу, переместив её в проект «Творческие запросы в процессе».

У Керри есть шаблоны для стандартных задач, которые автоматически копируют график обратного планирования. Например, одной из подзадач для новой кампании по рассылке электронных писем может быть создание соответствующей целевой страницы — этап, который раньше упускали из виду, но теперь не забывают, поскольку он включён в шаблон.

По мере выполнения творческого запроса участники команды обновляют его статус с помощью настраиваемых полей в Asana. Это автоматически уведомляет заинтересованных лиц о том, что материал готов к проверке и получению обратной связи, которую они могут оставить прямо в комментариях к задаче. Теперь нет необходимости запрашивать обновления статуса или созывать офисные совещания по обратной связи. Asana предоставляет Керри единое место для управления ресурсами, а также создаёт надёжную историю выполненной работы и материалов для команды.

Новым работникам достаточно посмотреть на доску творческих запросов, чтобы сразу понять, над чем работает весь отдел маркетинга, и им не нужно ни о чём спрашивать.

Оптимизированный процесс для успешных кампаний

Asana обеспечивает единый источник достоверной информации для всей текущей и завершённой маркетинговой работы. Это привело к повышению прозрачности и эффективности, что позволило команде работать быстрее, избегать дублирования работы, отсеивать низкоприоритетные запросы и своевременно проводить более успешные кампании.

Использование Asana также помогло команде маркетинга создать руководство для крупных кампаний. При планировании новогодней кампании — самой масштабной на тот момент — они зафиксировали каждую деталь в Asana, что позволило им значительно ускорить подготовку следующей крупной кампании два месяца спустя.

Поскольку всё происходит в Asana, новые работники и фрилансеры могут быстрее пройти адаптацию, а сотрудники в командировках могут оставаться в курсе проектов с помощью мобильного приложения Asana. Команда больше не использует электронную почту для управления проектами и не нуждается в таком количестве совещаний.

Теперь, когда команда маркетинга работает более эффективно, она находится в отличной форме и помогает ClassPass оставаться на высоте.

Благодаря Asana мы сократили количество совещаний примерно на 25% и надеемся сократить его ещё больше, используя нестандартные поля для обновления статусов вместо совещаний.