Como planejar e gerenciar a sua reunião geral com o nosso modelo

As reuniões gerais ou de funcionários são essenciais para manter abertos os canais de comunicação por toda a empresa, e para assegurar de que todos estão a par das metas e objetivos do negócio. Elas são um espaço para compartilhar tudo, desde atualizações dos manuais de RH até anúncios sobre o lançamento de novos produtos, mas são também uma forma de nutrir a colaboração, a transparência e o alinhamento. Portanto, é natural que fazer o seu planejamento seja também de importância fundamental. Para se assegurar de que a próxima reunião decorra sem problemas, use o modelo acima de pauta de reunião geral da empresa e siga estas dicas:

• Divida a sua reunião em temas fundamentais. Certifique-se de que a reunião tem uma pauta clara dividindo-a em categorias como resultados e estratégias, destaques do trimestre anterior, atualizações de projeto e novas iniciativas. Deixe também um espaço para celebrar as realizações.

• Designe um moderador e um orador para cada tema. Informe a eles com antecedência sobre o que são responsáveis e quanto tempo têm para falar.

• Determine um cronograma para a preparação da reunião. A reunião já está agendada, mas há um prazo determinado para a preparação da pauta? Ou terminar os slides? Assegure-se de que todos os envolvidos no planejamento saibam sobre que trabalhos de planejamento são responsáveis, e quando estes deverão estar prontos.

• Partilhe a pauta para receber perguntas e comentários com antecedência. Antes da reunião, partilhe uma visão geral da pauta e peça aos funcionários para enviarem suas dúvidas. Dessa forma todos entram na reunião com uma compreensão comum do que se obterá dela.

Depois de desenvolver um modelo para o planejamento de reuniões gerais, reuse-o sempre que necessário para avançar mais rapidamente pelo processo e se assegurar de que nada ficará esquecido. Vá ainda mais além e configure-o na Asana para fazer do planejamento de reuniões um esforço colaborativo.