Qual é o papel das dependências na gestão de projetos

Muito parecido com uma corrida de revezamento, os projetos são frequentemente concluídos passando tarefas de um membro da equipe para o próximo. Ao contrário de uma corrida de revezamento, algumas tarefas do projeto exigem que outras tarefas avancem antes de poderem ser iniciadas. Essa relação entre as tarefas é conhecida como dependência. 

Como gestor de projetos, entender como as dependências funcionam pode ajudar a definir um plano claro e consistente antes de iniciar o projeto. Veja o que você precisa saber para agilizar o processo, otimizar as dependências, priorizar tarefas, evitar gargalos e gerir fatores externos para manter o cronograma do projeto em dia

O que se entende por dependências na gestão de projetos?

Em geral, uma dependência é algo que depende de outra coisa. 

Exemplos de dependências:

• Os bebês dependem de cuidadores

• As plantas dependem da luz solar

• Os peixes dependem da água

No que se refere à gestão de projetos, uma dependência é uma tarefa que depende da finalização de outra tarefa. 

Exemplos de dependências na gestão de projetos:

• A declaração de relações públicas de uma empresa depende das aprovações do CEO sobre as mensagens

• Um reembolso depende do envio de um relatório de despesas

• A correção de um bug depende da identificação da sua causa raiz

Por exemplo, no setor de construção, a concretagem da fundação depende da finalização da escavação. No marketing, o lançamento de uma nova campanha de produto depende da finalização do design e da marca do produto. 

Como gestor de projetos, é importante acompanhar todas as dependências do projeto para que as partes interessadas saibam quando devem começar a sua parte do projeto. Usar um software de gestão de projetos com painéis e outras integrações de plataforma, como APIs, pode ajudar a gerir as dependências do projeto entre equipes e módulos.

Exemplos de dependências no desenvolvimento de software:

• O React depende do Babel para compatibilidade com o navegador.

• O Django depende do Pillow para o processamento de imagens.

• O Node.js depende do Express para a gestão de servidores web.

Na ciência da computação, uma dependência de software é um componente de software que depende de outro programa para funcionar corretamente. Isso é gerenciado por meio de um gerenciador de pacotes como npm para JavaScript ou pip para Python. As dependências são especificadas em arquivos de configuração e instaladas quando você compila ou inicia o runtime.

Gerir essas dependências é crucial para as equipes de desenvolvimento que usam metodologias Scrum ou Agile.

Termos-chave sobre dependências

Antes de discutirmos os diferentes tipos de dependências, apresentamos aqui alguns termos-chave que devem ser compreendidos.

Restrições do projeto

As restrições do projeto são limitações ou restrições que o gestor do projeto deve cumprir à medida que o projeto avança. As três principais restrições do projeto são:

• Custo: quanto dinheiro você pode gastar para concluir o projeto.

• Tempo: quanto tempo você leva para concluir um projeto.

• Escopo do projeto: as metas, entregáveis, recursos e funções específicos que fazem parte do projeto.

• As restrições do projeto estão interconectadas e são frequentemente chamadas de “triângulo da gestão de projetos”. Uma mudança em uma restrição requer uma mudança nas outras para compensar. Por exemplo, aumentar o escopo do projeto normalmente requer um aumento no custo e/ou no tempo.

Compreender e equilibrar as restrições do projeto é fundamental para o sucesso da gestão de dependências. As dependências do projeto podem afetar todas as três restrições: aumentar o custo, causar atrasos e afetar o escopo do projeto.

Caminho crítico

Na gestão de projetos, o caminho crítico é a sequência de tarefas dependentes que formam a duração mais longa, permitindo determinar o menor tempo possível para concluir o projeto. É um conceito fundamental ao lidar com dependências, pois qualquer atraso em uma tarefa crítica atrasará todo o projeto.

O método do caminho crítico (CPM, na sigla inglesa) é uma técnica usada no planejamento de projetos para identificar as tarefas críticas e não críticas, calcular a duração esperada do projeto e mostrar as dependências entre as tarefas. O diagrama de Gantt é uma forma comum de visualizar o caminho crítico e as dependências de tarefas no cronograma do projeto. 

Bloqueadores

Um bloqueador é qualquer coisa que possa impedir a finalização de uma atividade do projeto. Os bloqueadores podem ser problemas internos, como um membro da equipe estar ausente por uma semana, ou fatores externos, como um fornecedor externo não cumprir um pedido de compra a tempo. Identificar os bloqueadores com antecedência pode minimizar o impacto deles no tempo de execução.

Tipos de dependências na gestão de projetos

O conceito de dependências é simples, mas há vários tipos de dependências de projeto a considerar.

Dependências lógicas

Também conhecidas como dependências causais, são partes de um projeto necessárias para a sua finalização. Muitas vezes, são a meta de todas as tarefas anteriores e não podem ser executadas em paralelo com outras tarefas. 

Por exemplo, você não pode delegar uma tarefa a outra pessoa se não tiver outra pessoa na equipe. Nesse caso, a contratação de outro membro da equipe é considerada uma dependência lógica.

Dependências de recursos

As dependências baseadas em recursos são restrições do projeto, pois se relacionam com a quantidade limitada de recursos que você tem para o seu projeto. Se houver recursos adicionais disponíveis para o projeto, essa dependência não será um problema. A alocação eficaz de recursos é fundamental para gerir esses tipos de dependências do projeto.

Por exemplo, o progresso do Projeto B depende de um único designer terminar o Projeto A para que ele tenha a capacidade de concluir o Projeto B sem ficar sobrecarregado.

Dependências preferenciais

As dependências preferenciais são criadas por processos impostos pela equipe, mas não são necessariamente obrigatórias para que um projeto seja concluído. 

Por exemplo, um editor pode exigir uma revisão final antes de enviar um artigo para publicação. Embora esta seja uma etapa criada pela equipe para garantir que não haja erros, ela não é necessariamente indispensável para a conclusão do projeto.

​​Dependências externas

As dependências externas são tarefas que dependem de fatores externos sobre os quais você ou a sua equipe não têm controle. As dependências internas são mais comuns, pois dependem de coisas que a sua equipe pode controlar.

Um bom exemplo de dependência externa é quando um fenômeno climático impede que uma remessa de frutas frescas chegue a um restaurante. Um chef poderia ter um cardápio que exigisse laranjas, mas, devido a uma geada inesperada, não conseguiria criar os pratos necessários. O chef dependia externamente do fornecedor de laranjas para criar pratos específicos. Identificar fatores externos permite que planos de contingência sejam implementados.

Tipos de dependências de tarefas na gestão de projetos

Algumas dependências são específicas das duas tarefas envolvidas. Estes são os tipos mais comuns de dependências de tarefas:

• Conclusão para início: esta é a dependência de tarefas mais comum. A tarefa B não pode começar até que a tarefa A seja concluída. Essa funcionalidade é comum na metodologia de gestão de projetos em cascata.

• Conclusão para conclusão (FtF): a tarefa B não pode ser concluída até que a tarefa A também seja concluída. Esse tipo de dependência de conclusão é comum em tarefas que têm subtarefas dentro delas; se as subtarefas não forem concluídas, você não poderá concluir a tarefa principal. 

• Início para início (StS): a tarefa B não pode começar antes do início da tarefa A. Essas são tarefas que devem ser executadas em paralelo umas com as outras. Um bom exemplo de uma dependência de início é o lançamento de um e-commerce programado. Um profissional de marketing de mídia social pode querer publicar um anúncio de uma promoção que será lançada, assim como um desenvolvedor da Web envia a página da Web correta para ser publicada. O profissional de marketing de mídia social não começa até que o desenvolvedor web comece, para garantir que o anúncio seja divulgado ao mesmo tempo.

• Início para fim (StF): a tarefa B deve começar para que a tarefa A seja concluída. Isso é importante para situações que exigem sobreposição. Um exemplo disso seria a cobertura em uma linha de suporte. Um representante não pode sair até que outro representante venha substituí-lo para que sempre haja alguém disponível para prestar suporte ao cliente.

Benefícios de gerir bem as dependências do projeto

A gestão eficaz de dependências não só beneficia o projeto, mas também o gestor do projeto e a equipe. Aqui estão algumas das principais vantagens:

Benefícios do projeto:

• Redução do risco de atrasos e gargalos

• Alocação de recursos otimizada

• Maiores chances de concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento

• Comunicação e coordenação mais claras entre os membros da equipe

Benefícios para a equipe e para os indivíduos:

• Melhores habilidades de resolução de problemas e tomada de decisões para gestores de projetos

• Melhor colaboração e produtividade da equipe

• Oportunidade para os membros da equipe desenvolverem novas habilidades e assumirem mais responsabilidades

• Maior senso de realização e satisfação no trabalho após a finalização do projeto

Ao compreender e gerir bem as dependências, os gestores de projetos podem levar as suas equipes ao sucesso, promovendo ao mesmo tempo o crescimento pessoal e profissional.

Dicas para a gestão de dependências

A gestão de dependências pode parecer complicada à primeira vista, mas aprender a navegar por ela pode preparar os seus projetos para o sucesso. Aqui estão quatro dicas para ajudar você a otimizar as dependências de tarefas.

1. Organize as tarefas usando um software de gestão de projetos

Encontrar a ferramenta de gestão de projetos certa para a sua equipe pode ser um divisor de águas em termos de dependências internas. Usar uma ferramenta de gestão de tarefas que possa armazenar o plano e as atividades do projeto e identificar claramente as tarefas dependentes pode ajudar a sua equipe a cumprir o cronograma do projeto. Procure ferramentas que ofereçam integração com os seus outros sistemas principais.

2. Visualize as dependências com clareza

Visualizar as dependências é uma maneira fácil de entender melhor quais tarefas precisam ser concluídas e em que ordem. Usar ferramentas visuais como um diagrama de Gantt ou um quadro Kanban pode mostrar claramente aos membros da equipe em que estágio o projeto se encontra e quais tarefas são dependentes.

3. Monitore os riscos potenciais em um plano de projeto

Ao estabelecer um plano de projeto, faça um brainstorming de todas as possíveis dependências internas que você pode encontrar durante o projeto. Algum dos membros da equipe tem uma carga de trabalho mais pesada do que o normal? Você está trabalhando com algum fornecedor externo para concluir este projeto? Caso uma parte do projeto se atrase, a equipe está preparada para uma mudança no cronograma?

Não é possível monitorar todos os riscos potenciais, mas você pode ficar de olho nas dependências para garantir que os entregáveis permaneçam em dia. Isso é particularmente importante para as dependências entre equipes, como quando a equipe de marketing está aguardando ativos da equipe de design. A comunicação regular é essencial. 

4. Incentive o envolvimento das partes interessadas

Não existe comunicação em excesso quando se trata de dependências de tarefas. Se uma parte interessada do projeto souber que uma tarefa está atrasada, incentive-a a se comunicar com toda a equipe para que os indivíduos possam ajustar os seus cronogramas de acordo.

Mantenha as dependências das tarefas em dia

Quer saber mais sobre como monitorar melhor as dependências do projeto? Saiba mais com os recursos de gestão de projetos da Asana.

Perguntas frequentes sobre dependências

Quais tipos de dependências são mais comuns nos cronogramas do projeto?

Os tipos de dependências mais comumente encontrados nos cronogramas do projeto incluem:

• Conclusão para início (uma tarefa não pode começar até que a tarefa anterior seja concluída)

• Início a início (uma tarefa não pode começar até que outra tarefa seja iniciada)

• Conclusão para conclusão (uma tarefa não pode ser concluída até que outra tarefa seja concluída)

• Início a fim (uma tarefa não pode ser concluída até que outra tarefa seja iniciada).

Como posso gerir as dependências de tarefas?

Para gerir as dependências das tarefas, identifique e documente as relações entre as tarefas, comunique as dependências aos membros da equipe, monitore o progresso e ajuste o cronograma conforme necessário para acomodar quaisquer alterações ou atrasos.

Como mostrar as dependências em um projeto?

As dependências em um projeto podem ser exibidas usando um diagrama de Gantt, um diagrama de rede ou uma matriz de dependências, que representam visualmente as relações e o sequenciamento das tarefas.

Quais são exemplos de dependências?

Exemplos de dependências incluem aguardar a aprovação do cliente antes de prosseguir para a próxima fase, exigir que os materiais sejam entregues antes que a construção possa começar ou precisar que um membro específico da equipe conclua a sua tarefa antes que outra possa começar.