Fazer várias coisas ao mesmo tempo não funciona — veja o que funciona.
Resumo
A multitarefa é, na verdade, uma outra faceta da alternância de tarefas. Quando tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, estamos apenas alternando a nossa atenção, o que nos custa tempo, precisão e foco.
Mesmo que você tenha ouvido que a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito, pode parecer produtivo. Mas a ciência por trás da multitarefa é clara: o cérebro não foi feito para fazer duas coisas ao mesmo tempo. Você está apenas alternando entre tarefas, o que diminui o foco e leva a mais erros. Desvendamos os mitos mais comuns sobre a capacidade de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo e mostramos o que realmente funciona.
O trabalho multitarefa é um mito. O que você realmente faz é alternar entre tarefas. É quase sempre mais eficiente se concentrar em uma tarefa de cada vez.”
O que é multitarefa?
Multitarefa é lidar com várias tarefas ao mesmo tempo ou alternar tarefas rapidamente. Embora possa parecer eficiente, a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo é um mito: as regiões do cérebro responsáveis pelo controle cognitivo não conseguem gerir mais de uma atividade que exija foco em um determinado momento. Cada alternância fragmenta a sua atenção, aumenta os erros e drena a sua memória de trabalho. Ferramentas e gatilhos como notificações, mensagens de texto e mídias sociais mantêm esse ciclo em andamento, dificultando o foco em uma única tarefa.
Exemplos de multitarefa
Algumas multitarefas são óbvias. Outras vezes, ela se disfarça de produtividade. Esses comportamentos são, na verdade, apenas alternância de tarefas disfarçada, e prejudicam a sua cognição:
Responder a mensagens de texto durante uma chamada telefônica
Ouvir um podcast enquanto escreve um e-mail
Alternar entre guias ou ferramentas no meio de uma tarefa
Verificar uma lista de pendências durante uma reunião
Navegar nas redes sociais durante uma apresentação virtual
Ler documentos enquanto responde ao Slack
Esses hábitos podem parecer inofensivos, mas dispersam o seu foco e interrompem o fluxo de trabalho mais profundo.
Quais são os efeitos da multitarefa na cognição e na produtividade?
A multitarefa afeta mais do que apenas a velocidade. Ela muda a forma como o seu cérebro funciona. Cada alternância entre tarefas consome o seu controle executivo, gerando custos de alternância que retardam a tomada de decisões e causam fadiga mental. Com o tempo, isso pode reduzir a memória de curto prazo, diminuir a produção e aumentar o risco de burnout. A nossa pesquisa revela que 71% dos
trabalhadores do conhecimento relataram esgotamento no último ano, com as maiores taxas entre aqueles que se sentem desconfortáveis sem os seus telefones: 65 %, em comparação com 45 % que não se sentem assim. O resultado é menos clareza, menor produção e mais estresse.
Cinco mitos sobre realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo
Muitos de nós pensamos que somos bons em realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo, ou que isso nos ajuda a fazer mais. Mas a maior parte do que presumimos sobre isso não corresponde ao funcionamento do cérebro. Esses mitos sobre a capacidade de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo ajudam a explicar essa lacuna.
Mito 1: os seres humanos podem fazer várias tarefas ao mesmo tempo
É possível fazer multitarefas? Na verdade, não. Estudos mostram que o cérebro humano não foi feito para se concentrar em várias tarefas ao mesmo tempo. O que parece ser multitarefa é, na verdade, uma rápida alternância entre tarefas, o que esgota a memória de trabalho, aumenta os erros e gera custos de alternância mensuráveis. Na realidade, estamos programados para fazer uma coisa de cada vez, com total atenção, antes de seguir em frente.
Toda vez que mudamos, há um custo. É desgastante. Fazer a mesma coisa está levando mais tempo.”
Mito 2: a multitarefa não é tão ruim
A multitarefa realmente causa problemas se você for bom nisso? Sim. Muitas pessoas acreditam que desenvolveram a capacidade de realizar múltiplas tarefas, mas pesquisas mostram pouca conexão entre confiança e desempenho real. Com o tempo, os efeitos negativos da multitarefa podem parecer normais, mesmo que ainda prejudiquem o seu foco. Mas não é porque alternar entre tarefas parece normal que isso não esteja atrasando você.
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Mito 3: a execução simultânea de tarefas aumenta a produtividade
Se você está fazendo duas coisas ao mesmo tempo, isso não significa que está fazendo mais? Não exatamente. Estudos do Dr. David Meyer e do Dr. Joshua Rubinstein descobriram que a mudança de contexto pode reduzir a produtividade em até 40 %. Cada mudança entre tarefas cognitivas consome a memória de trabalho e diminui a capacidade de concluir bem qualquer uma delas. Portanto, embora a multitarefa possa parecer eficiente, muitas vezes ela nos torna menos eficazes.
Leia: Eficiência vs. eficácia nos negócios: por que a sua equipe precisa de ambasMito 4: existem diferentes tipos de multitarefa
Existem realmente diferentes tipos de multitarefa? Não exatamente. Termos como alternância de tarefas, alternância de contexto e resíduo de atenção não descrevem formas distintas de multitarefa, mas descrevem o que acontece quando você tenta fazer várias tarefas ao mesmo tempo.
Multitarefa é a tentativa de conciliar duas atividades ao mesmo tempo.
A alternância de tarefas é o ato mental de alternar entre elas.
O resíduo de atenção é o que resta da última tarefa, o que atrapalha a sua cognição à medida que você passa para a próxima tarefa.
Mito 5: não há problema em realizar múltiplas tarefas no trabalho
Realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo no trabalho é realmente um problema? Sim, mesmo quando parece rotineira. De acordo com nossa pesquisa, o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia. Essa alternância constante leva a mensagens perdidas, tarefas negligenciadas e menor eficiência. Uma forma comum de multitarefa, a multitarefa de mídia, envolve alternar entre ferramentas como e-mail, chat e software de projeto. Além dos custos típicos da alternância, a multitarefa de mídia tem sido associada a uma memória de trabalho mais fraca e a uma saúde mental mais precária a longo prazo.
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Seis formas de ser produtivo sem realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo
O mito da multitarefa sugere que podemos fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo, mas o cérebro humano não funciona assim. Estas seis estratégias mostram como a realização de uma única tarefa pode ajudar a recuperar toda a sua atenção e a encontrar o seu estado de fluxo.
O trabalho remoto aumentou as distrações com mais notificações, mais reuniões e menos tempo para se concentrar. É claro que algo precisa mudar.”
1. Experimente a técnica de Timeboxing
O timeboxing ajuda a dedicar toda a sua atenção a uma tarefa, atribuindo a ela um bloco fixo de tempo. Quando o temporizador começa, você se concentra apenas nessa tarefa: nada de verificar e-mails ou alternar entre guias. Uma pesquisa do laboratório Becoming Superhuman, da Universidade da Califórnia em Berkeley, descobriu que os participantes do “sprint de foco” que evitaram alternar entre tarefas durante as sessões de trabalho se sentiram 43% mais produtivos.
Leia: Experimente o Timebox: a estratégia de gestão de tempo baseada em metas2. Agende blocos temporais
O time blocking ajuda quem faz muitas coisas ao mesmo tempo a reduzir a alternância entre tarefas agrupando as que estão relacionadas. Em vez de alternar entre ferramentas ou reagir a cada notificação, defina blocos de foco para lidar com trabalhos semelhantes, como verificar e-mails uma vez pela manhã e outra antes de encerrar o expediente. Isso mantém o controle do seu tempo e protege a sua memória de trabalho contra interrupções constantes.
Eu reservo um tempo entre as reuniões para o trabalho focado e para breves intervalos, e defino o meu Slack como “não disponível” para que os outros saibam que não estou disponível.”
3. Use o modo não incomodar
Ativar o modo “não incomodar” ajuda a minimizar os custos de alternância causados por notificações digitais. Use-o em todos os dispositivos — computador, telefone, aplicativos de mensagens — para manter o foco durante o trabalho intenso. Você não está ignorando a sua equipe; está dando ao seu cérebro humano espaço para pensar com clareza e concluir uma tarefa antes de iniciar outra.
As distrações custam caro. Com a Asana, as equipes mantêm o ritmo porque todos sabem no que estão trabalhando, sem reuniões adicionais.”
4. Experimente o método Pomodoro
O método Pomodoro incentiva curtos períodos de trabalho focado seguidos de pausas intencionais. Você trabalha por 25 minutos e depois faz uma pausa de cinco minutos para se recompor. Após quatro ciclos, faça uma pausa mais longa. Esse método ajuda a gerenciar tarefas cognitivas sem burnout e oferece tempo estruturado para verificar as redes sociais, responder a mensagens de texto ou fazer uma chamada telefônica sem perder o ritmo.
Leia: O método Pomodoro: como ele ajuda a impulsionar a produtividade da equipe5. Alinhe as prioridades
O trabalho multitarefa é um mito, especialmente quando tudo parece urgente. Esclarecer a importância das tarefas ajuda a se concentrar no que realmente importa. Continue se uma nova solicitação for menos importante do que o que você está fazendo. Se for mais importante, faça uma mudança consciente em vez de reagir a ela no meio da tarefa.
6. Defina as tarefas mais importantes
Identifique as tarefas mais importantes (MITs) diariamente para concentrar a sua energia onde realmente importa. De acordo com a Dra. Sahar Yousef, definir as tarefas mais importantes diariamente pode reduzir a procrastinação e o burnout. Compartilhar as suas tarefas mais importantes com os colegas de equipe aumenta a responsabilidade e reduz a vontade de atender a cada chamada, mensagem ou notificação.
Da alternância de tarefas à tarefa única
Não é fácil parar de fazer várias coisas ao mesmo tempo, especialmente se isso for uma parte comum do seu dia a dia. Mas, quando você parar de tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo e se concentrar em uma coisa de cada vez, perceberá que está mais envolvido, produtivo e impactante.
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